Организация и техника деловой беседы

Эффективность беседы зависит от стиля ее проведения, содержания вопросов, очередности и правильности их постановки. Хотя в переговорах с обеих сторон могут принимать участие несколько человек, как правило, беседа должна вестись между руководителями. Недопустимо, если во время переговоров ведущего перебивают его коллеги. Конечно, он может предоставить слово одному из них, особенно по специфическим проблемам, но в большинстве случаев всю тяжесть беседы по всему кругу обсуждаемых проблем ведущий должен брать на себя.

Может показаться парадоксальным, но успех переговоров часто зависит от умения слушать собеседника. Ничто так не льстит собеседнику, как внимание к его словам. Внимание должно быть искренним, так как показное может быть обнаружено им, обидит его и приведет к затруднениям в переговорах.

Начинать переговоры следует с наиболее важных вопросов повестки дня, пытаясь постепенно достигнуть согласия по принципиальным вопросам. Затем обсуждаются проблемы, по которым можно договориться сравнительно легко и без особых затрат времени, и только после этого переходят к ключевым вопросам, требующим подробного разбора. Старайтесь так построить беседу, чтобы рассмотрение вопросов, в которых вы единодушны, предшествовало обсуждению вопросов дискуссионных. Очень важно повести переговоры таким образом, чтобы на их первой стадии собеседник не имел повода дать отрицательный ответ. Если человек сказал «нет», его внутренняя логика побуждает оставаться на этой позиции, хотя он и сам может почувствовать немотивированность своего отрицательного ответа. По той же логике, чем больше положительных решений принято в начальной стадии переговоров, тем труднее потом занять категорически отрицательную позицию, даже при наличии больших оснований.

Формирование делегации

Протокол, соблюдаемый при переговорах, подготовке различных договоров и соглашений, придает своей торжественностью большее значение и большее уважение к содержащимся в них особо важным положениям.

Руководством фирмы составляются списки сотрудников, допущенных к участию во внешнеторговых переговорах, затем уже формируется делегация. Численность количества делегаций регулируется принципом паритета. Число участников согласуется заранее, уровень представительства также подчинен принципу равенства. Язык переговоров определяется по договоренности сторон, может быть языком как одной страны, так и другой, и даже третьей стороны.

Программа пребывания

Программа пребывания разрабатывается заранее. Обычно она включает следующие пункты:

• — встреча (в аэропорту или на вокзале):
• — размещение (в гостинице или загородной резиденции);
• — деловая часть (беседы, переговоры и т. п.);
• — приемы (завтраки, коктейли, обеды, ужины);
• — культурная программа (посещение театра, музея, картинной галереи);
• — проводы.

По каждому пункту указывается ответственный исполнитель.

При встрече главу принимающей стороны сопровождают 2−3 человека, в том числе переводчик. Если гость приезжает с супругой, то его встречает глава нашей делегации с супругой.

Первым представляется глава принимающей делегации, и если с ним приехала супруга, то он представляет и ее. Вторым представляется гость — глава иностранной делегации — и представляет свою супругу. Затем глава принимающей стороны представляет членов своей делегации. После этого глава прибывшей делегации представляет членов своей делегации. Женщин представляют первыми.

При встрече рекомендуется дамам вручать цветы.

Рассадка по автомашинам происходит в следующем порядке:

• — если используется личный автомобиль, а водитель — член встречающей делегации, то почетное место будет рядом с ним;
• — если автомобиль принадлежит организации, то самым почетным местом считается место на заднем сиденье справа по ходу движения, на котором располагается глава иностранной делегации. Рядом с ним слева — глава принимающей стороны. Если в машину должен сесть еще один пассажир, то он занимает место между ними. Переводчик располагается на переднем сиденье рядом с водителем. Машина подается и паркуется таким образом, чтобы правая дверца была обращена к тротуару.

Первый визит к руководителю принимающей стороны является протокольным (для знакомства, уточнения программы пребывания, выявления дополнительных пожеланий гостей). Продолжительность визита — не более 30 мин. Беседу начинает хозяин. Инициатива окончания беседы остается за гостем. Гостю должно быть предложено угощение: чай, кофе, фрукты. Вино не подастся. Возможно преподнесение сувенира гостю. Опаздывать на встречу нельзя (по протоколу — максимум на 15 мин с возможным сокращением продолжительности встречи).

Рассадка за столом переговоров проводится в соответствии с общепринятыми правилами:

• — главы делегаций могут сидеть во главе стола, переводчики сбоку от них, далее за столом переговоров располагаются члены делегаций по занимаемым должностям;
• — главы делегаций сидят в центре стола, напротив друг друга, рядом с ними по левую руку находятся переводчики, далее — члены делегаций по занимаемым должностям (это наиболее распространенный вариант рассадки);
• — если в переговорах участвуют три и более сторон, то они рассаживаются, но алфавиту по часовой стрелке вокруг круглого или прямоугольного стола.

Главы делегаций председательствуют по очереди по алфавиту, или на первом заседании хозяин, потом — по алфавиту.

Пребывание иностранной делегации, как правило, не превышает двух-трех дней.

Проводы иностранных партнеров происходят аналогично встрече, только в обратном порядке^[1].

• [1] Соловьев Э. Я. Современный этикет. С. 68.