Функции корпоративного секретаря в Законе об акционерных обществах не предусмотрены, но подробно раскрыты в Кодексе корпоративного управления.
Секретарь общества играет важную роль в организации подготовки и проведения общих собраний акционеров. В этом отношении корпоративный секретарь:
- • готовит список лиц, имеющих право участвовать в общем собрании акционеров, или поручает составление этого списка регистратору общества;
- • уведомляет всех лиц, имеющих право участвовать в общем собрании акционеров;
- • готовит и рассылает бюллетени для голосования акционерам, имеющим право участвовать в общем собрании акционеров;
- • готовит и обеспечивает неограниченный доступ к материалам, которые должны быть представлены на общем собрании;
- • заверяет и распространяет копии материалов, которые должны быть представлены акционерам во время общего собрания;
- • отвечает на процедурные вопросы во время общего собрания акционеров;
- • собирает заполненные бюллетени для голосования и передает их счетной комиссии;
- • информирует акционеров о результатах голосования на собрании.
Секретарь общества играет важную роль в обеспечении работы совета директоров и комитетов совета директоров, взаимодействия общества с органами регулирования, организаторами торговли, регистратором, иными профессиональными участниками рынка ценных бумаг в рамках полномочий, закрепленных за корпоративным секретарем.
Секретарь общества разъясняет членам совета директоров законодательные и иные нормативные акты, относящиеся к корпоративному управлению. Вместе с тем он не должен давать юридических консультаций по вопросам, которые не входят в круг его обязанностей.
Корпоративный секретарь должен незамедлительно информировать членов совета директоров обо всех выявленных нарушениях законодательства, а также положений внутренних документов общества, соблюдение которых относится к функциям секретаря общества.
Определенные функции возлагаются на корпоративного секретаря в сфере обеспечения взаимодействия общества с его акционерами и участия в предупреждении корпоративных конфликтов. Секретарь следит за тем, чтобы общество надлежащим образом рассматривало обращения акционеров, и направляет запросы акционеров в органы управления. Кроме того, его обязанностью является учет корпоративных конфликтов, в том числе и связанных с ведением реестра акционеров.
Секретарь общества принимает участие в реализации политики общества по раскрытию информации, а также обеспечению хранения корпоративных документов общества и доступа акционеров к информации в соответствии с Законом об акционерных обществах; удостоверяет выдаваемые акционерам копии документов.
