Применение информационных технологий для решения управленческих задач

Наиболее полно преимущества информационных технологий проявляются при решении управленческих задач на предприятиях и в организациях. Сегодня информационные технологии применяют организации всех типов, действующих во всех сферах общественного производства.

Информационные технологии управления организацией — это системно организованная совокупность методов и средств сбора, обработки, хранения, поиска, передачи и защиты данных, информации и знаний для решения задач управления на базе развитого программного обеспечения и средств вычислительной и телекоммуникационной техники.

Без информационных технологий сегодня невозможно представить современного управленца. На рынке существует большое количество программных продуктов, автоматизирующих различные механизмы принятия управленческих решений, необходимых для достижения оптимальных рыночных параметров объекта управления.

Основные функции информационных технологий были рассмотрены в предыдущем параграфе. Однако задача обычно ставится шире: нужно не только автоматизировать часто повторяющиеся операции, но и путем переработки данных получить принципиально новую информацию, которая необходима для принятия эффективных управленческих решений.

Разработку информационной технологии можно разбить на несколько этапов. На первом этапе производится детальное обследование и анализ управляемого объекта, изучаются задачи и структура управления, содержание и потоки информации. На втором этапе по результатам обследования разрабатывается информационная модель управления организацией, фиксирующая связь между задачами обработки данных и новыми потоками информации. На заключительном этапе формируется информационная технология, и выбираются технические средства для ее реализации.

С одной стороны, современные предприятия — это сложные организационные системы, совмещающие в себе множество бизнес-процессов, которые часто взаимодействуют друг с другом. Новые постоянно меняющиеся условия рыночной экономики ставят задачи по совершенствованию управленческой деятельности на основе комплексной автоматизации управления всеми производственными и технологическими процессами, а также трудовыми ресурсами.

Решение многих задач бухгалтерского, налогового и материального учета можно решить без дополнительного ввода данных, используя данные оперативного управления и учета. Используя оперативную информацию, полученную в ходе функционирования автоматизированной информационной системы, руководитель получает возможность спланировать и сбалансировать ресурсы фирмы (материальные, финансовые и кадровые), просчитать и оценить результаты управленческих решений, следить за ходом выполнения плана и использованием ресурсов.

Информационные системы позволяют:

• • обеспечивать своевременность принятия управленческих решений;
• • принимать обоснованные решения за счет оперативного сбора, передачи и обработки информации;
• • принимать решения, согласованные на различных уровнях управления и в разных структурных подразделениях;
• • повышать эффективность управления за счет оперативного получения информации из единого источника (базы данных или хранилища данных);
• • предоставлять полную хорошо структурированную информацию, что должно позволить улучшить экономические показатели организации (например, повысить производительность труда, сократить непроизводственные потери).

С другой стороны, организацию можно представить как некую бизнессистему, на вход которой поступают экономические ресурсы, а на выходе посредством различных организационно-технических и социальных процессов получаются товары или услуги. На бизнес-систему в процессе ее функционирования оказывают влияние как внутренние факторы, являющиеся результатом принятия управленческих решений, так и внешние факторы, такие как государственные органы, поставщики, заказчики, партнеры, конкуренты, банки.

Правильный выбор инструментов для поддержки принятия решений облегчает систематизация управленческих задач. Условно разделим возникающие управленческие задачи на четыре группы.

• 1) предоставление экономической информации внешним по отношению к фирме пользователям, таким, например, как государственные контролирующие органы, налоговые органы, банки, инвесторы. Для подготовки этой информации используют данные стандартной бухгалтерской и статистической отчетности;
• 2) принятие стратегических управленческих решений развития бизнеса. Для этого используется информация, характеризующая основные тенденции развития отдельной компании. Высокая степень детализации информации здесь не требуется;
• 3) выработка тактических управленческих решений. Для этого используется большое количество данных, характеризующих с высокой степенью детализации различные стороны функционирования объекта управления;
• 4) решение задач оперативного управления экономическим объектом в соответствии с функциональными подсистемами. Для таких задач используется текущая оперативная информация о состоянии экономического объекта и внешней среды^[1].

Информационную систему для автоматизации управления в организации выбирают, исходя из целей и характера деятельности организации, а также той информации, на основании которой принимаются управленческие решения. В различных организациях управленческий аппарат, как правило, выполняет похожие функции: анализ ситуации в компании и во внешней среде; принятие решений по долгосрочному, среднесрочному и краткосрочному планированию ее деятельности; управление реализацией плановых задач и принятых решений. Каждая из этих функций требует информационной поддержки, которая реализуется на базе информационных технологий.

В зависимости от уровня принятия управленческих решений можно выделить три технологических функционала управления: долгосрочного стратегического планирования, среднесрочного тактического планирования и оперативного регулирования деятельности организации.

Стратегическим планированием в компаниях занимается высшее руководство. На этом уровне определяются приоритеты и перспективные направления развития организации, выбираются и оцениваются ресурсы, необходимые для достижения перспективных целей развития. Составление прогноза деятельности компании на длительный период требует получения информации по ключевым факторам текущего развития компании, которые позволяют прогнозировать деятельность компании. ИС должна предоставить такую информацию. Акцент здесь делается на внешнюю деятельность организации. Таким образом, в ИС должна быть реализована возможность получения, накопления и обработки внешней информации, в том числе и через Интернет. Обычно на этапе стратегического планирования учитывают особенности и перспективы рынка, перспективные виды продукции (товары, услуги), производимые компанией, перспективные технологии, возможности производственных ресурсов для изготовления новой продукции. Степень детализации информации на этом этапе планирования достаточно низкая.

В процессе принятия решений на этом этапе ключевую роль играет управленческий персонал, поэтому решения часто носят субъективный характер. Тем не менее принятие решений не обходится без использования информационных систем, которые обеспечивают поддержку принятия решения.

Пример из практики

В качестве примера неудачных стратегических решений можно привести принятую стратегию развития известной компании Kodak. Специалисты именно этой компании в 1975 г. изобрели цифровую фотокамеру. Рынок цифровой фотографии начал развиваться в 1990;е гг. В середине 1990;х гг. высшее руководство Kodak совершило стратегическую ошибку в оценке развития рынка цифровой фотографии и сделало ставку на пленочную фотографию. Компания, упустив момент, не смогла пробиться на перспективные рынки цифровой фототехники и дошла до состояния банкротства.

например об инвестициях, рынках сбыта. Обеспечение устойчивого функционирования и развития компании, создание и корректировка базовых планов работ и графиков реализации заказов на основе оценки возможностей компании — основные цели тактического уровня.

Решения на тактическом уровне планирования, как правило, принимает среднее управленческое звено. Обычно такие решения принимаются на относительно небольших интервалах — месяц, квартал, полугодие, год. На этом уровне принятия решений осуществляется мониторинг, контроль и администрирование деятельности организации. На информационную систему возлагаются следующие функции: составление периодических отчетов за определенный период, обеспечение доступа к архивной информации, составление и корректировка планов компании, сравнение текущих показателей с прошлыми. И С должна учитывать не только внутренние процессы компании, но и влияние внешней среды, требования поставщиков и заказчиков. На данном уровне возможные и практически осуществляемые направления развития компании должны быть связаны с внешней информацией, что повышает уровень определенности данных и модели системы управления.

Инструментами, которые используются на этом этапе, служат системы поддержки принятия решений и корпоративные информационные системы.

Пример из практики

Примером тактического уровня планирования может служить работа почтовой службы в периоды увеличения потока корреспонденции. Мониторинг загрузки сортировочных центров за несколько лет показал, что перед новогодними праздниками резко возрастает количество отправлений. Анализ отчетов об изменении количества доставляемой корреспонденции в этот период позволяет прогнозировать нагрузку на персонал, например на ближайший новый год и за 1—2 месяца до наступления пиковых нагрузок запланировать перераспределение персонала и перевод сортировочного центра на трехсменный режим работы, тем самым сохранив сроки доставки корреспонденции (поддержание качества услуги). Такие решения обычно принимаются руководством сортировочного центра.

щем состоянии компании и контролировать информационные потоки, при этом практически отсутствует аналитика. Основное назначение ИС состоит в отслеживании ежедневных операций в компании и периодическом формировании сводных типовых отчетов. Через оперативный уровень также поставляются данные для остальных уровней управления. Информационная система позволяет поддерживать связь внутренних процессов компании и процессов внешней среды.

Успешное управление позволяет повысить эффективность работы компании, укрепить ее позиции на рынке, получить дополнительную прибыль. Одно из направлений совершенствования управления — его информатизация. Применение информационных технологий в управлении — путь к повышению успешности управления, так как именно информация является предметом обработки для использования в управлении.

Контрольные вопросы и задания

• 1. Что такое данные и что такое информация?
• 2. Какие стандартные операции с данными производятся в информационной системе?
• 3. Что такое информатика?
• 4. В чем особенность технологии обработки данных Data Mining?
• 5. Перечислите преимущества облачных хранилищ данных.
• 6. Какие различают сети по типу канала связи?
• 7. Назовите несколько интернет-поисковиков.
• 8. Что понимают под производительностью вычислительной сети?
• 9. Какие задачи решает компания на этапе стратегического планирования?
• 10. Приведите пример ошибочной стратегии известной компании.
• 11. Сколько резервных копий данных рекомендуется хранить?

• [1] Бастриков М. В., Пономарев О. П. Информационные технологии управления: учеб, пособие. Калининград: Изд-во ин-та «КИШУ», 2005.