Механизмы закупочной логистики

Термины «закупки» и «снабжение» часто используют как синонимы, хотя они различаются по областям применения.

¹ Раздел написан при участии канд. экон. наук, доц. В. К. Козлова и канд. техн. наук, доц. В. В. Ткача.

Термин «закупки» относится к фактическим покупкам материальных ресурсов и видам деятельности, которые с ними связаны. В условиях рыночной экономики организация закупочной работы в Российской Федерации претерпела коренные изменения. На смену фондовому распределению товаров при плановой централизованной системе управления экономикой, системе централизованного прикрепления покупателей к поставщикам, твердых государственных цен, неравенства хозяйствующих субъектов, жесткой регламентации поставок товаров, отсутствия самостоятельности, инициативы, предприимчивости коммерческих работников пришла эпоха свободных рыночных отношений. Эта ситуация характеризуется: свободой выбора партнера, контрагента по закупке товаров; множественностью источников закупки (поставщиков); равноправием партнеров; возросшей ролью договоров, контрактов на поставку товаров; саморегулированием процессов поставки товаров; свободой ценообразования; конкуренцией поставщиков и покупателей; экономической ответственностью сторон; инициативой, самостоятельностью и предприимчивостью продавца и покупателя.

Стратегия закупочной деятельности производственной фирмы базируется на принципах логистики с учетом характера хозяйственных связей, которые определяют ситуацию совершения закупок материально-технических ресурсов. Известны следующие основные виды ситуаций совершения закупок: повторяющаяся и новая. При этом повторяющаяся (повторная) покупка может быть неизменной, но может и предусматривать определенные изменения.

Повторяющаяся (обычная) покупка без изменений предполагает повторение ранее принятых решений по приобретению ресурсов как в части самого предмета обмена, т. е. ресурсов, так и в части содержания и организации процесса закупки и воспроизводит сложившиеся отношения с ранее избранными поставщиками (изготовителями). Этот вид закупки не требует дополнительной организации деятельности службы материально-технического обеспечения (МТО) производственного предприятия: изменения структуры, численности и квалификации персонала обеспечения и сложившегося распределения функциональных обязанностей, ответственности и взаимоотношений в процессе деятельности по обеспечению фирмы ресурсами.

Новая покупка связана с принципиальными изменениями и в области самого предмета закупки (ресурса), и в области организации коммерческой деятельности по обеспечению предприятия. Содержание этих изменений обусловливается изменениями стратегии и политики предприятия в целом, а также в области его коммерческой деятельности по сбыту и, соответственно, в производственно-технологической деятельности.

Повторяющаяся покупка с изменениями является неким промежуточным видом, не связанным с принципиальными изменениями, но тем не менее предусматривающим таковые как в части предмета покупки, так и в части, соответствующей организации самого процесса. Изменения могут касаться:

• — технических, эксплуатационных и других характеристик ресурсов;
• — структуры ресурсов;
• — цен;
• — условий покупки, поставок и платежа;
• — структуры и состава поставщиков;
• — объемов заказов и ритмичности обеспечения и др.

Основные факторы, определяющие решения о закупке ресурсов производственного предприятия, представляются тремя основными группами: ресурсными, закупочными и поставщика.

Ресурсные факторы представлены прежде всего производственно-технологическими, техническими, эксплуатационными и другими характеристиками ресурсов, а также их ценами (ценовыми пределами, соотношениями и условиями). К этой группе факторов следует отнести такую важную для промышленной среды составляющую, как содержание и условия преди послепродажного обслуживания.

Закупочные факторы — это условия и надежность, ритмичность и сроки поставок, объемы (размеры) заказа, условия платежа и др.

Факторы поставщика представлены его конкурентоспособностью — конкурентным потенциалом в целом и его отдельными составляющими, а также организационно-правовым статусом поставщика.

Процесс приобретения (покупки) материально-технических ресурсов — товаров производственного назначения происходит в следующей принципиальной последовательности:

• 1 — выявление, осознание, определение, анализ и формулирование потребности в ресурсах;
• 2 — определение состава, структуры, объемов, свойств и характеристик требуемых ресурсов, оценка уровня их эффективности (продуктивности) и конкурентоспособности;
• 3 — определение источников покрытия потребности в материально-технических ресурсах и поиск, изучение и сравнительный анализ поставщиков ресурсов;
• 4 — формирование портфеля, рассмотрение и анализ предложений поставщиков, участие в презентациях и демонстрациях и проведение предварительных деловых встреч и переговоров с поставщиками;
• 5 — сравнительный анализ и оценка предлагаемых ресурсов (ресурсных факторов), условий закупки (закупочных факторов) и поставщиков (факторов конкурентоспособности и в целом конкурентных потенциалов поставщиков);
• 6 — принятие решений о структуре и объемах приобретаемых ресурсов, условиях их закупки, структуре поставщиков и содержании и форме хозяйственных связей с поставщиками;
• 7 — формирование заказов, заключение сделок и оформление контрактов (договоров) о покупке (поставке) ресурсов.

Первый этап процесса приобретения ресурсов направлен на формулирование потребности в ресурсах и определение ее уровня. Потребность может быть сформулирована и определена как прежняя (с выявлением претензий к ее удовлетворению), как совершенно новая и, наконец, как модифицированная. Квалификация уровня потребности определяет, в свою очередь, вид последующей закупки, планирование и организацию закупочной деятельности фирмы.

Второй этап предусматривает решение соответствующего комплекса задач на основе оценки общей полезности (продуктивности, ценности) ресурсов и соотношения этой оценки с соответствующими издержками в процессе функциональностоимостного анализа (ФСА). В результате подобного анализа покупка, предполагаемая на предыдущем этапе как обычная, может трансформироваться в покупку с определенными изменениями или даже в новую покупку.

Третий этап предусматривает в итоге (в части ресурсов, приобретаемых со стороны) формирование списка (портфеля) так называемых квалифицированных (потенциальных) поставщиков (производителей, посредников) на основе изучения, анализа и оценки следующих характеризующих их факторов:

• — предлагаемых ресурсов;
• — организации (системы и каналов) и условий сбыта;
• — содержания и организации послепродажного обслуживания;
• — уровня конкурентоспособности и производственного, ресурсного (финансового и др.) и в целом конкурентного потенциалов;
• — надежности хозяйственных связей и репутации в деловых кругах;
• — оценки результатов деятельности за прошлый период.

Четвертый этап предусматривает формирование портфеля квалифицированных предложений — предложений квалифицированных поставщиков на конкурентной основе, с акцентом на прогрессивных изменениях в их содержании и структуре.

Сравнительный анализ, проводимый на пятом этапе, предусматривает в итоге факторную оценку квалифицированных предложений.

Принимаемые на шестом этапе решения о структуре и объемах приобретаемых ресурсов, условиях их закупки, структуре поставщиков и содержании и форме хозяйственных связей и деловых отношений с ними на предмет приобретения (закупки) ресурсов являются результатом интегральной оценки и на ее основе выбора квалифицированных поставщиков.

Седьмой, заключительный, этап предусматривает документальное и юридическое оформление содержания и процедуры приобретения и поставки ресурсов в адрес производственного предприятия.

Представленная процедура носит, как уже отмечалось, принципиальный характер и в этом смысле является общей. Процессу планирования в целом также свойственен итеративный и альтернативный характер.

Процесс закупки материально-технических ресурсов в промышленной среде отличает целый ряд особенностей, обусловленных следующими группами факторов:

• — факторами и особенностями спроса на материально-технические ресурсы (товары производственного назначения);
• — факторами и особенностями промышленного покупателя (производственного предприятия);
• — факторами и особенностями материально-технического ресурса (товара производственно-технического назначения).

Спрос на материально-технические ресурсы отличает:

• — производный характер;
• — высокая чувствительность к изменениям в конечном спросе (спросе на конечную продукцию);
• — низкая эластичность по цене (в первую очередь и главным образом для точно специфицированных ресурсов, наиболее специализированных и развитых, труднозаменимых).

Сложная структура спроса на материально-технические ресурсы характерна для производственного предприятия даже как отдельного покупателя на рынке товаров производственного назначения. Она обусловливается прежде всего его производным характером, который в конечном счете проявляется в зависимости от спроса на потребительские товары, от организации всей системы создания товара производственного предприятия, от организации цепочки создания товара как последовательности функциональной деятельности самого предприятия и, наконец, от организации непосредственно производственно-технологического процесса изготовления товара. Таким образом, вертикальное измерение такой интеграции характеризуется структурой ее основных субъектов и их спросом. Горизонтальное измерение характеризуется структурой спроса собственно самого производственного предприятия — структурой прежде всего потребных для его деятельности ресурсов. Сложность структуры спроса на товар производственного назначения и требования к ним возрастают соответственно по мере их приближения в общей системе создания ценности к конечному спросу.

Производственную фирму как промышленного покупателя отличают:

• — производный (от последующего потребления) характер спроса;
• — корпоративный характер спроса;
• — профессиональный уровень спроса и компетентности специалистов, осуществляющих закупки.

Материально-технические ресурсы (товары производственного назначения) отличают:

• — точная спецификация, устанавливаемая покупателем как обязательное условие (особенно для развитых и специализированных ресурсов);
• — стратегическая значимость, определяемая условиями и результатами последующего производственного потребления;
• — альтернативный характер использования (особенно на начальных уровнях вертикальной интеграции, прежде всего для основных и общих ресурсов).

Наконец, перечисленные особенности следует дополнить особенностью характера сделки в промышленной среде по поводу закупки материально-технических ресурсов: характер сделки долговременный, не сводящийся только к акту покупки, обусловленный процессом производственного использования и обслуживания ресурсов и оценкой их продуктивности во всей системе создания товара.

Корпоративная природа и профессиональный уровень покупателей материально-технических ресурсов обусловливают, в свою очередь, следующие особенности, определяющие организацию деятельности по закупке:

• — покупатель, как правило, не единственное лицо, а определенная совокупность специалистов со своими функциями, правами, ответственностью и взаимосвязями;
• — покупатель неоднороден: содержание деятельности отдельных специалистов, их квалификация, уровень компетентности, заинтересованности, мотивация и т. д. различны;
• — покупатель, несмотря на профессионализм, в силу человеческой природы каждого из специалистов подвержен психологическому влиянию.

Совокупность основных факторов влияния на покупателей представляется следующими группами факторов:

• — внешних (факторов окружающей среды);
• — внутренних (организационных факторов предприятия: стратегией, целями, политикой, организационной структурой, управлением и др.);
• — межличностных (статусом, функциями и полномочиями, степенью объективности позиции и оценки, аргументированностью и др.);
• — индивидуальных (факторов отдельного специалиста: возрастом и опытом, образованием, должностью и служебным положением, квалификацией, уровнем доходов, личностными качествами, возможностью риска и др.).
• • Покупатель материально-технических ресурсов представляется, таким образом, неким организационным образованием (центром или группой закупки) отдельных лиц, специалистов, объединенных общей целью и наделенных определенными функциями для решения соответствующих задач.

Орган закупки характеризуется определенной организацией (структурой функций, коммуникаций и взаимодействия), управлением и определенными общими ценностями и нормами, координирующими их деятельность и поведение.

Состав организационного образования по закупке ресурсов производственной фирмы в общем случае предусматривает наличие следующих лиц (ролей):

• — пользователей;
• — консультантов и экспертов;
• — технических специалистов;
• — функциональных работников и менеджеров;
• — лиц, принимающих решения (руководителей);
• — коммерческих работников (снабженцев, агентов и др.).

Организация (распределение функций, ролей и взаимодействие между отдельными субъектами) такого коллективного органа в процессе покупки ресурсов может быть представлена типовой (модифицированной) моделью — функциональной (ролевой) матричной моделью коллективной покупки ресурсов производственным предприятием. Функциональная модель организации процесса закупки ресурсов производственного предприятия представлена в табл. 3.1, в которой звездочками обозначена степень значимости этапов закупки на основе трехбалльной системы (экспертная оценка).

Пользователи — лица, использующие те или иные свойства ресурса в своей функциональной деятельности. Их структура и степень участия в общем процессе определяются структурой, характеристиками и свойствами самих ресурсов.

Консультанты — лица, дающие квалифицированные рекомендации и оказывающие влияние на подготовку и выбор решений по различным вопросам функциональной деятельности, связанной с закупкой материально-технических ресурсов.

Технические специалисты — лица, принимающие участие и оказывающие влияние на подготовку и принятие решений в части главным образом технических (конструкторских и технологических) требований, предъявляемых к приобретаемым ресурсам.

Функциональные работники и менеджеры играют роль своего рода фильтров как в процессе организации и координации функциональной деятельности и взаимоотношений в ходе закупки ресурсов между отдельными группами субъектов, так и между ними и поставщиками, оказывающих в основном косвенное, информационного характера влияние на процесс закупки.

Таблица 3.1. Функциональная модель организации процесса закупки ресурсов.

Лица, принимающие решения, обладают не только реальной, но и формальной властью и ответственностью принятия окончательных решений по закупке ресурсов предприятием. Применительно к закупке особо важных и ценных ресурсов это право остается за высшим руководством фирмы.

Коммерческие работники (собственно покупатели) обладают реальными и фактическими полномочиями и ответственностью подготовки, принятия и реализации решений о закупке ресурсов в соответствии с распределенными функциональными обязанностями и основными стадиями собственно коммерческой деятельности по закупке ресурсов.

Значимость отдельных этапов процесса закупки в зависимости от ее вида отражена в модели организации процесса закупки производственной фирмы, представленной в табл. 3.2. Модель отражает относительную важность отдельных этапов процесса для каждой из известных ситуаций покупки ресурсов в промышленной среде.

Таблица 3.2. Модель организации процесса закупки ресурсов.

В относительно простой ситуации обычной покупки без изменений наиболее значимым является этап оценки соответствующих решений и результатов закупки, когда особенно важна оценка традиционных поставщиков ресурсов.

В случае новой покупки существенную роль играют все стадии, начиная с самой первой. Эффективность каждой последующей стадии определяется общим результатом всех предшествующих. Здесь максимально велика роль каждой из функциональных служб (лиц) общей организации деятельности по закупке ресурсов производственного предприятия. Это наиболее благоприятная ситуация для расширения состава поставщиков и принятия стратегических решений по формированию системы создания товара.

В ситуации модифицированной покупки с изменениями существенно возрастает значение этапов сравнительного анализа и оценки поставщиков и их предложений и последующих этапов. Возможные изменения при этом могут касаться как ресурсов, так и условий взаимоотношений с поставщиками по поводу их приобретения. Для данного случая характерно обострение конкуренции между традиционными и потенциальными поставщиками. Результатом деятельности по закупке в конечном счете может стать смена поставщиков или, более того, трансформация этого вида ситуации в новую покупку.

После принятия решения о производстве определенной продукции, приобретении необходимых машин и оборудования следует обеспечить производство сырьем, полуфабрикатами, комплектующими изделиями. Возникает проблема закупки нужного количества требуемых материалов по приемлемым ценам.

Одно из важных условий повышения конкурентоспособности фирмы — нахождение наиболее приемлемых для потребителя способов приобретения и поставки продукции. Чтобы достичь таких результатов, требуется знать содержание процессов поставки и их место в осуществлении оптимальной закупки продукции. Задачи в этой сфере подразделяются на задачи, носящие информационный характер (определение собственных потребностей и исследование рынков сырья, материалов и полуфабрикатов в целях выявления наилучших источников удовлетворения потребительского спроса), и задачи, решение которых направлено на принятие мер действия и оценку их результативности (подготовка и заключение договоров о поставке продукции и услуг и управление процессом заготовки).

Исследования рынков предприятие-потребитель может осуществлять самостоятельно, совместно со сторонними специалистами и только сторонними специалистами. Рыночные исследования в целях улучшения заготовки продукции предприятиями-потребителями базируются на тщательном изучении и прогнозировании рынков. Для этого используется сегментация рынка. При анализе литературных источников складывается впечатление, что о сегментации принято говорить только по отношению к исследованию рынков сбыта. Нам это представляется не совсем верным, так как существуют различия в сегментировании рынков сбыта и закупок, хотя они не слишком значительны.

Сегментации рынков закупок и сбыта объединяет то, что исследуется, по существу, один и тот же рынок, но с разных позиций. В обоих случаях рынок подразделяется на группы, обладающие характерным для них и отличающимся от прочих признаком (потребительские свойства товара, требования к партнеру, географический фактор и проч.), а сегментация позволяет определить место конкретного товара среди других, предлагаемых на данном рынке.

Различие заключается в том, что сегментация рынка сбыта весьма подробна, ее проводит производитель товара или продавец, а объектом исследования является потребитель; при сегментации рынка закупок объектом изучения выступает производитель (продавец), осуществляет ее потребитель и эта работа не столь подробна, так как число производителей (поставщиков) значительно уступает числу потребителей, а собственные требования к товару известны покупателю изначально. Различна и позиция этих исследований в воспроизводственном процессе. Если исследование рынка закупок направлено на изучение источников получения факторов производства, то исследование рынков сбыта ставит целью выявление возможностей реализации результата этого производства. Схема исследования может быть такой, как она изображена на рис. 3.1.

Исследование состоит из нескольких этапов. Сначала формулируется общая цель производства, которая может конкретизироваться подцелями. Они, в свою очередь, требуют решения определенных задач, которые вначале формулируются в общем виде, а затем конкретизируются для каждого подразделения и отдела фирмы. В качестве цели могут рассматриваться такие требования, как обеспечение информационной базой для определения стратегии закупок конкретной продукции, улучшение информационного обеспечения, нахождение новых источников покрытия потребностей и т. д.

Рис. 3.1. Схема исследования рынков закупок.

Для закупки продукции конкретизация задачи означает определение ассортимента тех видов сырья, материалов и услуг, которые предприятию необходимы для производства конечного продукта. Однако само исследование нецелесообразно проводить для всех нужных фирме видов продукции. Следует выделить те материалы, которые имеют большое значение для производства выпускаемых фирмой изделий, что определяется исходя из общего объема отдельных материалов. Такая задача стоит перед каждым предприятием, которое приобретает нужную ему продукцию путем непосредственной заготовки у фирмы-производителя. Для этого следует использовать широко применяемый в рыночной экономике метод ABC-анализа, который более детально будет рассмотрен в гл. 6.

ABC-анализ позволяет определить, для каких видов продукции можно найти поставщиков без особого исследования рынка, а для каких требуется проводить тщательный анализ рынка, выявляя прогнозное развитие предложения и спроса на данную продукцию и подробно оценивая потенциальных поставщиков.

Одновременно с определением значимости отдельных видов продукции для потребителя и выявлением возможных проблем при их приобретении на рынках заготовок должны быть определены и сформированы требования потребителя к будущему предложению товара и его продавцу. Такое исследование начинается с оценки общей ситуации на существующих рынках. Выбор рынков закупок зависит от наличия нужного потребителю товара. При этом рынок оценивается присутствием не именно той конкретной разновидности продукции, которая нужна, а той группы продукции, к которой нужный товар относится. Иными словами, рынок исследуется на наличие укрупненных групп ассортимента продукции. Если нужного ассортимента нет, то рынок далее не рассматривается.

В случае нахождения нужной продукции продолжаются исследование рынка и оценка общей ситуации на нем. Особое внимание при этом следует обратить на анализ политического, общественного, экономического и технического аспектов его развития. Затем изучаются емкость и характер самого рынка, оценивается положение потребителя продукции на нем. Это исследование позволяет фирме-покупателю реально оценить свои шансы существования и успешного действия на данном рынке. Оно нередко является определяющим аргументом в принятии решения о заменяемости продукции или ее производстве собственными силами.

Таким образом, задача проведения общего исследования рынков заключается в выявлении возможных источников удовлетворения потребностей и в оценке общих возможностей приобретения продукции на том или ином рынке заготовки. В результате формируется определенное количество альтернатив, из которых покупатель продукции может выбрать наиболее оптимального продавца, под которым понимается тот продавец, предложение которого наилучшим образом соответствует спросу покупателя.

Разработка и формализация заготовительной стратегии вызывают необходимость решить вопрос, связанный с перемещением продукции от продавца (производителя) к покупателю (потребителю), что является предметом изучения заготовительной логистики.

В алгоритмическом плане заготовительная логистика охватывает все процессы транспортировки и хранения товаров, необходимые перемещения и связанную с этим информационную и управленческую деятельность.

Исходя из целей заготовительной логистики, которые заключаются в своевременном, в нужном количестве и должного качества предоставлении продукции потребителю, основные ее задачи должны состоять в максимально эффективном использовании каналов товародвижения, в оказании логистических услуг, связанных с перевозкой, приемом, хранением и отпуском продукции потребителю. Эти задачи следует решать в рамках достижения оптимальной организации всего логистического комплекса фирмы, включая оптимизацию систем производственной и распределительной логистики, что, в свою очередь, требует устранения противоречий, возникающих из-за различия целей отдельных сфер логистики. Изолированное уменьшение издержек в одном звене логистической системы может повлечь за собой возникновение дополнительных издержек в других ее звеньях.

Задачи заготовительной логистики могут быть сформулированы следующим образом:

• — определение потребностей в материально-технических ресурсах;
• — установление рациональных хозяйственных связей с поставщиками;
• — планирование и организация материально-технического обеспечения производства;
• — организация закупок и завоза материально-технических ресурсов;
• — организация хранения материалов и подготовка их к производственному потреблению;
• — организация материально-технического обеспечения цехов и других подразделений предприятия;
• — управление производственными запасами на складах предприятия;
• — разработка программ экономии материальных ресурсов и контроль за их выполнением;
• — контроль исполнения сметы затрат на снабжение;
• — контроль кредиторской задолженности поставщикам и принятие мер по ее сокращению;
• — разработка и выполнение согласованных с другими подразделениями планов-графиков движения материальных ресурсов.

Этап определения стратегии материально-технического обеспечения является особо важным для осуществления и проведения заготовительной политики предприятия-покупателя, основная цель которой состоит в обеспечении наиболее эффективной заготовки продукции. Правильное и своевременное определение заготовительной политики зависит, особенно в условиях прямых хозяйственных связей, от оперативной и обоснованной работы самого субъекта заготовки. Она также непосредственно влияет на его хозяйственное и финансовое состояние.

Важной составляющей механизма закупочной логистики является изучение характера взаимодействия поставщиков и покупателей. Эти взаимоотношения весьма многообразны и в большей части носят трансакционный характер. Так же как процесс купли-продажи, эти трансакции симметричны (табл. 3.3).

Таблица 3.3. Трансакционные операции в сфере купли-продажи.

Определение потребности в материальных ресурсах осуществляется следующими методами:

• 1) по торговой марке;
• 2) по аналогу;
• 3) по спецификации (физических или химических характеристик; сырья и метода производства; функций);
• 4) по инженерной схеме;
• 5) по образцам;
• 6) путем сочетания двух или более методов.
• 1. В связи с использованием изделий с торговой маркой существуют два важных вопроса. Один относится к популярности использования этого вида описания, другой — к проблеме выбора конкретной марки.

Существует ряд обстоятельств, при которых описание по торговой марке может быть не столько желательным, сколько обязательным:

• — когда производственный процесс является коммерческой тайной или ввиду того, что изделия охраняются патентом, спецификации не могут быть предоставлены;
• — когда покупатель не может предоставить спецификацию с достаточной точностью;
• — когда закупаемое количество так мало, что составление спецификации покупателем неоправданно дорого;
• — когда по причине расходов или ряду подобных причин контроль качества покупателем невыполним;
• — когда потребители отдают, пусть негласное, предпочтение конкретной торговой марке.

Аргументы против осуществления закупок товаров под торговой маркой:

• — многообразие коммерческих предложений поставщиков;
• — зависимость от торговых марок ограничивает количество потенциальных поставщиков и лишает покупателя возможности получения более низкой цены или даже сырья улучшенного качества от конкурентов.
• 2. Часто, особенно в государственном секторе, можно встретить запрос на расценки или предложения, которые указывают специфический тип торговой марки или номер производителя, за которым следуют слова «или аналог». Покупатель, таким образом, стремится перенести ответственность за установление идентичности или превосходства характеристик сырья налицо, подавшее предложение с расценками, снимая с себя бремя расходов на разработку подробных спецификаций.
• 3. Традиционными преимуществами покупки по спецификации являются:
  • — свидетельство того, что потребность и способ ее удовлетворения были тщательно обдуманы и изучены;
  • — установлен стандарт для оценки и контроль поставленного сырья, что предотвращает проволочки и расходы, которые повлекла бы неадекватная покупка;
  • — существует возможность закупки одинакового товара из различных источников снабжения;
  • — существует потенциал для справедливой конкуренции;
  • — продавец будет нести полную ответственность за исполнение заказа, если элементы этой ответственности определены покупателем.

Недостатки покупки по спецификации:

• — существует много изделий, для которых практически невозможно составить адекватные спецификации;
• — хотя в долгосрочной перспективе может достигаться экономия, с применением спецификации растут прямые расходы;
• — спецификация желаемого товара может не превосходить характеристик стандартной, имеющейся в наличии готовой продукции;
• — в сравнении с закупками по торговой марке при закупках по спецификации прямые расходы возрастают также ввиду необходимости контроля того, что товар отвечает спецификации;
• — небрежность при составлении спецификации может вызвать у снабженцев ложное чувство безопасности;
• — чрезмерно подробно составленные спецификации иногда приводят к нежеланию возможных поставщиков предоставлять расценки в ответ на запросы;
• — если спецификации не описывают функцию и область применения изделий, ответственность за адаптацию изделий к области их применения будет целиком лежать на покупателе;
• — минимальные значения спецификаций сырья, установленных покупателем, как правило, будут максимальными критериями для поставщика при обеспечении сырьем.

Физические или химические характеристики отражают определенные свойства сырья, которые необходимы покупателю. Эти спецификации представляют собой попытку установить соответствие между свойствами сырья и минимально возможной стоимостью, гарантирующей качество.

Описание по сырью и методу производства применяется при существовании особых требований и когда покупатель готов нести ответственность за результаты поставки. Применяется сравнительно редко.

Спецификация по функции или по назначению в сочетании с запросом о расценках применяется в значительной степени потому, что она переносит ответственность за сырье удовлетворительного качества на поставщика.

• 4. Описание по инженерной (проектной) схеме или чертежу — дорогой, но наиболее точный метод описания.
• 5. Описание по образцу применяется тогда, когда никакой другой метод описания неприменим.

Источники данных для спецификации:

• — индивидуальные стандарты, установленные покупателем;
• — стандарты, установленные конкретными частными агентствами или другими потребителями, поставщиками или техническими обществами;
• — государственные стандарты.

Правильное определение потребности в ресурсах в значительной степени определяется качеством проведенных расчетов.

Необходимо различать потребность к расходу, т. е. потребность на выполнение производственной программы, плана ремонта, капитального строительства и другие производственноэксплуатационные нужды, потребность в закупке. Последняя учитывает предполагаемое наличие материалов на начало планируемого периода (года) и необходимость пополнения запаса или, наоборот, ликвидации сверхнормативных остатков.

Методы определения потребности в материальных ресурсах зависят от их вида и назначения, объема и характера их потребления, от этапа планирования, применяемых средств вычисления и ряда других факторов. Основным является расчет по нормам расхода («метод прямого счета»). При отсутствии обоснованных норм расхода используют приближенные методы расчета.

Сущность метода прямого счета заключается в том, что потребность в материальных ресурсах на программу определяется как произведение объема работ, выраженного в определенных единицах, на норму расхода материальных ресурсов на эту единицу.

• Норма расхода материальных ресурсов — это максимально допустимое количество сырья, материалов, топлива, запасных частей для производства единицы продукции или работы установленного качества с учетом планируемых организационно-технических условий производства. Они должны быть прогрессивными и экономичными.

Процесс нормирования организуется в такой последовательности:

• 1) определение объекта нормирования (вида нормируемого сырья, материалов, топлива и энергии) и наименований нормативных показателей;
• 2) определение исходной базы нормирования (виды оборудования, режим их работы, требования к качеству производимой продукции и т. п.);
• 3) изучение влияния реальных производственных условий на расход материальных ресурсов с учетом прогрессивной технологии и организации производства;
• 4) расчет первичных нормативных показателей на основе данных исходной базы нормирования, результатов наблюдений и замеров, осуществляемых на этапе изучения влияния производственных условий; расчет групповых и других укрупненных и усредненных нормативных показателей; рассмотрение (анализ или экспертиза) проектов нормативных показателей; их утверждение.

Состав нормы расхода — это перечень элементов, образующих норму расхода материальных ресурсов на производство продукции (работ).

Первым элементом нормы является чистая масса изделия (полезный расход), т. е. полезное потребление материальных ресурсов на производство продукции или объем работ (без учета каких-либо отходов и потерь). Определяется количеством материальных ресурсов, вещественно входящим в готовое изделие, составляющим окончательную массу изделия и характеризующим его конструкционную материалоемкость.

Расход, полезный для формирования подетальных и поузловых норм расхода конструкционных материалов в машиностроении, определяется по чертежам деталей и узлов, актам взвешивания деталей, данным полной конструкторской спецификации, а для поиздельных норм расхода — по сумме полезных расходов деталей и узлов.

С экономических позиций важнейшим оценочным показателем является материалоемкость. Материалоемкость — это величина материальных затрат в общих затратах на производство единицы продукции или выполнение единицы работы (т.е. норма расхода материальных ресурсов в стоимостном выражении).

Второй элемент нормы расхода — суммарные технологические отходы и потери (учитывает дополнительные материальные затраты, обусловленные особенностями технологических процессов производства работ). Отходы технологические — это остатки исходных материалов, которые нельзя использовать для изготовления тех деталей, при производстве которых они возникли.

По характеру возможного их применения отходы классифицируют:

• — на используемые (возвратные) и неиспользуемые (безвозвратные);
• — устранимые и трудноустранимые.

Возвратные отходы — это остатки материальных ресурсов, которые могут найти применение на данном предприятии. Неиспользуемые (невозвратные) отходы — те, которые не годятся для производственного потребления в качестве исходного материала, но могут найти применение как вторичные ресурсы (стружка, металлолом, макулатура и т. д.). Трудноустранимые технологические отходы — отходы, возникновение которых обусловлено техническим уровнем технологического оборудования и качественными характеристиками сырья и материалов. Они неизбежны даже в условиях рационального использования материальных ресурсов.

Устранимые отходы возникают при нарушении технологической дисциплины, научной организации труда, требований стандартов и т. д. по следующим причинам:

• — неисправность технологического оборудования, несоблюдение технологии производства, правил транспортировки и хранения;
• — применение материалов, не являющихся наиболее экономичными для изготовления данного изделия;
• — неоптимальный и нерациональный раскрой материалов;
• — применение сырья и материалов, не отвечающих требованиям нормативных документов, определяющих их качество и технический уровень;
• — брак.

Потери — это та часть материала, которая не может быть использована на данном этапе технического развития производства. К ним относятся, например, потери металла на угар, травление; потери лесоматериалов, связанные с припусками на усушку, и т. д.

В зависимости от причин образования технологические потери подразделяются на трудноустранимые и устранимые.

Трудноустранимые технологические потери являются неизбежными. Устранимыми потерями считаются технологические потери, вызванные отступлением от установленных рецептур, технологии и т. п.

Для различных видов материальных ресурсов состав технологических отходов и потерь различен. Это связано как с назначением материальных ресурсов в производстве, так и с особенностями их обработки и потребления.

Следует различать потери вследствие естественной убыли.

Норма естественной убыли — утвержденная в установленном порядке предельно допустимая величина потерь продукции или товара от естественной убыли при соблюдении необходимых защитных мер и правил транспортирования и хранения.

Третий элемент нормы — прочие организационно-технические отходы и потери материальных ресурсов, обусловленные причинами, не зависящими от технологического процесса. Например, концевые отходы металла, связанные с поставкой немерных и некратных его размеров, потери химикатов с промывными водами, уносом в вентиляцию и т. д. На уровень данного вида потерь и отходов основное влияние оказывают организационно-технические факторы производства.

Методы нормирования материальных ресурсов: расчетноаналитический, оптимизационный, опытный и эталонный.

Вся совокупность факторов, определяющих результаты выполнения требования экономии сырья, материалов, топлива и всех видов энергии, может быть подразделена на три группы:

• — конструктивные факторы экономии;
• — технологические факторы экономии;
• — организационные факторы экономии материалов.

Одним из императивов снабжения служит проверка обоснованности логистического решения дилеммы «производить или покупать». Здесь следует учитывать по крайней мере два обстоятельства. Во-первых, вариант «не производить, а покупать» влечет за собой исследование перспектив, с одной стороны, обращения к провайдерам логистических услуг, а с другой — логистического аутсорсинга. Во-вторых, решение этой дилеммы в границах цепи поставок имеет определенную специфику.

Поиск упомянутого выше решения для одного предприятия теоретически сводится к определению точки его безубыточности. Последняя показывает предельную сумму выручки от реализации продукции в стоимостной оценке и в натуральных единицах измерения, ниже которой деятельность хозяйствующего субъекта будет убыточной. Однако упрощение расчетов, что неизбежно при использовании данного метода, не гарантирует достоверного результата, поэтому его интерпретация должна подкрепляться мнениями экспертов.

На решение производить, а не покупать, влияют следующие факторы:

• — объем производства продукции слишком мал, или никто из поставщиков не заинтересован в ее продаже;
• — требования к качеству продукции настолько специфичны, что поставщики не могут обеспечить их выполнение;
• — низкая загрузка производственных мощностей;
• — сохранение технологических секретов;
• — стремление исключить зависимость от внешних поставщиков и т. п.

Инвариантные причины закупать товар у внешних поставщиков в то же время характеризует следующий их перечень:

• — предприятие не обладает должным опытом производства;
• — решение предприятия производить продукцию может отрицательно отразиться на его отношениях с потребителями и поставщиками (бывшими и существующими);
• — сложность идентификации истинных расходов на производство и т. п.

В логистическом контексте решения дилеммы «производить или закупать» наибольший интерес для предприятий представляют услуги, связанные с транспортировкой, складированием, комплектацией заказов, пополнением запасов и управлением информационными системами. Существуют все основания предполагать, что операции по грузоперевозкам и перераспределению материальных потоков в будущем во многом будут осуществляться преимущественно внешними поставщиками логистических услуг.

Экономическая подоплека обращения к ним и, соответственно, логистического аутсорсинга различается, хотя в обоих случаях речь идет об отказе предприятия самостоятельно выполнять определенные виды логистических процессов.

Последние в первом случае, если они существовали, ликвидируются. Во втором же случае предполагается, что те из них, которые не являются для предприятия основными, должны быть вынесены за его пределы.

Принципы проверки логистических процессов и операций на предмет их потенциального замещения услугами из внешних источников в целом аналогичны тем, которые приведены нами выше. Практика показывает, что собственные логистические затраты оправданы по крайней мере в двух ситуациях:

• — когда поставщики логистических услуг присутствуют на рынке в незначительном количестве;
• — когда выполнение логистических операций требует специфических инвестиций или дефицитных ресурсов.

Аргументы в пользу размещения всех заказов на приобретение товарно-материальных ресурсов у одного источника:

• — предварительные обязательства, успешные отношения в прошлом или существующий в настоящее время долгосрочный контракт с предпочтительным поставщиком может исключить саму возможность разделения заказа;
• — поставщик может быть монополистом. Например, эксклюзивным обладателем конкретных патентов или процессов и поэтому единственным возможным источником поставок. При таких обстоятельствах у покупателя нет выбора при том условии, что удовлетворительной замены поставщику нет;
• — данный поставщик настолько удовлетворяет критериям качества продукции, услуг или стоимости, что нет необходимости в покупках у другого поставщика;
• — объем заказа может быть настолько мал, что нецелесообразно делить его между несколькими поставщиками;
• — концентрация закупок может привести к скидкам или понижению ставок тарифа на фрахт транспорта, что в другом случае могло быть невозможным;
• — поставщик будет более уступчивым и заинтересованным, если у него будут все заказы покупателя;
• — простота планирования поставок;
• — возможность более эффективного использования информационных технологий;
• — взаимодействие с одним поставщиком предполагает меньшие затраты;
• — наличие одного источника снабжения — первый шаг на пути к партнерству.

Аргументы в пользу нескольких источников снабжения:

• — верность традиции использования более одного поставщика, особенно для критических поставок;
• — знание того, что у него есть конкуренты, побуждает поставщика предлагать хорошую цену и условия обслуживания;
• — повышается гарантия снабжения. В случае возникновения пожара, забастовки, выхода из строя оборудования или несчастного случая, который может произойти с любым поставщиком, поставка изделий (сырья) будет осуществлена из других источников снабжения, по крайней мере, частично погасив дефицит;
• — покупатель обладает возможностью вести бизнес с многочисленными поставщиками;
• — уменьшается зависимость поставщика от покупателя;
• — большая степень гибкости в связи с возможностью задействования неиспользуемого потенциала поставщиков;
• — даже в случае тесных и согласованных отношений с поставщиками возможно иметь запасные договоренности;
• — стратегические вопросы, такие как гарантированность снабжения, могут потребовать многочисленных источников снабжения;
• — наличие правовых ограничений;
• — недостаточная мощь для удовлетворения текущих и будущих потребностей покупателя;
• — потенциальных новых или будущих поставщиков можно проверить с помощью пробных заказов, в то время как другие источники снабжения получат основную долю текущих заказов.

Практическое правило гласит, что поставщик не должен осуществлять более 20—30% своего бизнеса с одним клиентом. Существуют следующие методы разделения заказа среди поставщиков:

• — равномерное разделение заказа;
• — размещение большей части заказа у предпочтительного поставщика, а остальной части — у одного или более источников снабжения.

Среди основных видов закупочной деятельности, особенно влияющих на способность компании добиваться своих целей, в первую очередь выделяются: выбор и оценка поставщиков (источников поставок), контроль качества материальных ресурсов.

Переменные, учитываемые при принятии решения о закупке:

• — время выполнения заказа;
• — нестабильность времени выполнения заказов;
• — доля (процент) своевременных доставок;
• — доля (процент) продукции, имеющейся в запасе;
• — удобство размещения заказа/коммуникации;
• — возможность экспедирования;
• — простои, вызванные ошибками продавцов, неполной отгрузкой и (или) запоздалой доставкой;
• — надежность продукции;
• — удобство технического обслуживания продукта и пользования им;
• — недостатки материально-технического ресурса (МТР) из-за повреждений его деталей или некачественных материалов;
• — отказ принять доставленную продукцию из-за ее несоответствующего качества;
• — техническая спецификация;
• — услуги технического характера и обучение (профессиональная подготовка пользователей), предлагаемые продавцом;
• — конкурентные цены;
• — конфиденциальность при взаимодействии с торговыми представителями;
• — прошлый опыт взаимодействия с продавцом;
• — общая репутация продавца;
• — финансовые условия;
• — обслуживание покупателя после совершения им покупки и т. п.

При классификации закупок следует учитывать следующие факторы: тип потребности; частота покупки, миссия закупаемых товаров, физическая или химическая природа закупаемого товара, вид транспортировки, предназначение закупки (для производственного потребления или для персонала), стоимость.

Оценка существующих поставщиков сводится к анализу исполнения договорных обязательств, позволяющему рассчитать их надежность (Р_н):

где P_0TK(t) — вероятность отказа в удовлетворении заявки потребителя поставщиком.

Наряду с этим поставщиков подвергают и неформальной оценке, объектом которой выступают личные контакты между сторонами сделки.

Оценка своевременности доставки МТР поставщиком упрощается, если ведется хороший учет запланированных и реально выполненных доставок (табл. 3.4 и 3.5).

Таблица 3.4. Рейтинговая оценка доставки.

Таблица 3.5. Критерий оценки деятельности поставщика.

Окончание табл. 3.5

Постоянное улучшение.

(данные об улучшении поставщиком своей деятельности).

Малые предприятия оценку потенциальных поставщиков осуществляют преимущественно неформально, тогда как предприятия иных размеров, не отказываясь от такого подхода, применяют формализованные методы оценки.

Отдельно в данном ряду стоит проверка надежности потенциального поставщика путем пробных заказов и использования внешних услуг, предоставляемых специализированными агентствами.

Успешный пробный заказ не обеспечивает достоверности положительного прогноза в части надежности поставщика в долгосрочной перспективе, поэтому рекомендуется обращать внимание:

• — на способность потенциального поставщика удовлетворительно обеспечить потребности в закупках как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе;
• — на мотивацию потенциального поставщика, способствующую обеспечению потребностей в закупках в соответствии с краткосрочными и долгосрочными ожиданиями покупателя.

Специализированные агентства предоставляют справки о потенциальных поставщиках, в том числе с использованием неформальных каналов. Подобная справка предназначена для исключительного пользования заказчика и не подлежит передаче иным предприятиям.

Объектами формальной оценки надежности поставщиков выступают их технические возможности, производственный или дистрибьюторский потенциал и финансовое состояние. Учитываются размер и географическое положение потенциального поставщика.

Технический и производственный потенциалы определяют возможности поставщика выполнить требуемые условия поставки, которые в агрегированном виде включают цену, количество и качество товара, сервисные услуги. Оценке помимо документальных подтверждений пределов таких возможностей подлежат опыт осуществления им аналогичных поставок, объем его производственных мощностей, наличие у него необходимых машин и оборудования, а также квалифицированных кадров.

Если потенциальный поставщик является дистрибьютором, то объектом исследования выступают его дистрибьюторские возможности. Наряду с квалификацией персонала оценке подвергаются: стратегия дистрибьюции, политика формирова;

ния и поддержания запасов, сервисные услуги и конкурентоспособность.

Видение покупателем финансового состояния потенциального поставщика открывает обширное поле для коммерческих переговоров. Акцент переговоров при этом может, в частности, сдвигаться в сторону предоставления поставщиком скидок.

Финансовое состояние предприятия выражается в соотношении структур его активов и пассивов, т. е. средств предприятия и их источников. Его анализ проводится на основе исследования динамики абсолютных и относительных финансовых показателей. Балансовый отчет за последние 3—5 лет, показывая долгосрочную рентабельность, на практике служит основным доказательством устойчивости финансового положения потенциального контрагента.

Особое место при анализе финансового состояния потенциального поставщика отводится оценке в общем случае отделимых от него нематериальных активов: авторских прав, договоров (контрактов), патентов, франшиз, лицензий, технологий (методов и формул) и т. п. Неотъемлемым элементом анализа финансового состояния предприятия служит оценка такого нефинансового показателя, как деловая репутация предприятия (на местном, региональном или государственном уровне), которая утверждается на основе осведомленности клиентов и общественности о надежности предприятия, качестве продукции и обслуживания, уровне цен на товары (услуги), кредитоспособности по отношению к поставщикам и банкам.

Расстановка приоритетов среди критериев оценки поставщика зависит от большого числа факторов, среди которых выделяются маркетинговая и логистическая стратегии покупателя.

Способы установления контактов между потенциальными контрагентами при инициировании коммерческой сделки покупателем:

• — направление потенциальному или уже известному продавцу заказа;
• — направление запроса производителю интересующих импортера товаров;
• — объявление торгов с приглашением к участию фирм, которые могут принять и выполнить условия организаторов торгов;
• — направление возможному производителю коммерческого письма о намерениях в ответ на рекламу или информацию;
• — направление потенциальному экспортеру коммерческого письма о намерениях вступить в переговоры в ответ на его предложение;
• — направление потенциальному поставщику безоговорочного акцепта его предложения.

При выявлении эффективности закупок важно определиться с критериями эффективности. В качестве таковых могут быть рекомендованы следующие параметры.

• 1. Критерии разработки базы поставщиков
• 1.1. Результаты деятельности по прошлым поставкам.
• 1.2. Требование к поставщикам иметь надежные программы качества и делать акцент на постоянное улучшение качества поставок.
• 1.3. Использование программ по постоянному улучшению качества поставок.
• 1.4. Сертификация основных поставщиков.
• 1.5. Обязательства поставщиков по долгосрочному выгодному ценообразованию.
• 1.6. Финансовое/управленческое состояние поставщиков и их состояние в плане трудовых ресурсов.
• 1.7. Поддержка и интерес поставщиков к долгосрочным договорам.
• 2. Критерии эффективности затрат
• 2.1. Переговоры о цене, приводящие к экономии средств.
• 2.2. Использование метода увеличения прибыли путем консолидации объемов закупок.
• 2.3. Расходы на перевозку.
• 2.4. Применение принятой стратегии.
• 3. Критерии эффективности логистической структуризации
• 3.1. Использование информационных систем.
• 3.2. Точный, своевременный и эффективный сбор информации.
• 3.3. Эффективная связь между отделами предприятияпокупателя.
• 3.4. Использование электронного обмена данными.
• 4. Критерии эффективности логистической организации
• 4.1. Бюджеты отделов и реальные расходы.
• 4.2. Использование критериев оценки постоянного улучшения организации закупок.
• 5. Критерии оценки управления базой поставщиков
• 5.1. Контроль результатов поставок.
• 5.2. Число поставщиков, жизненно важных для предприятия.
• 6. Критерий оценки результатов
• 6.1. Оценка лицом, принимающим решение (топ-менеджером), которому подчиняется отдел закупок, результатов его деятельности.

Существует по крайней мере четыре препятствия, усложняющих оценку эффективности закупок.

Во-первых, отсутствие стандартов, регулирующих закупки. Во-вторых, многообразие масштабов и сложности функции закупок даже на одном предприятии.

В-третьих, понятие эффективности закупок до сих пор остается предметом научной дискуссии.

В-четвертых, старые и потенциальные поставщики демонстрируют различную тактику получения заказов. Постоянный поставщик стремится в случае повторяющейся без изменения закупки к автоматическому возобновлению закупок, а в случае повторяющейся покупки с изменениями — к переходу от эпизодических закупок к постоянным и увеличению своей доли рынка. Потенциальный поставщик в случае повторяющейся без изменения закупки стремится убедить покупателя в необходимости изменить источник закупок, а в случае повторяющейся покупки с изменениями — поддержать потребителя в стремлении изменить канал снабжения и войти в число его постоянных поставщиков.

Уместно отметить, что многие предприятия сосредоточиваются на анализе своих внутренних тенденций путем сравнения результатов своей закупочной деятельности в настоящее время с прошлыми результатами. Очевидным недостатком этого подхода следует считать то, что он не позволяет им получить информацию, в какой степени их закупочная деятельность сопоставима с аналогичной деятельностью репрезентативных предприятий. Хотя этот подход можно оправдать, так как в отличие общих результатов хозяйственной деятельности предприятия (объема продаж, прибыли и т. п.) цифры, характеризующие закупочную деятельность, достоянием гласности ввиду их конфиденциальной природы не являются.

Отрицательные отклонения закупочных цен от нормативных не всегда указывают на наличие неэффективных расходов на размещение заказов. Их причинами могут быть как непрогнозируемое поведение рынка, так и просчеты персонала отдела закупок. Положительные подобные отклонения могут произойти из-за закупок материальных ресурсов (услуг) низкого качества. Причем излишнее внимание к ним часто вызывает дисфункциональные действия.

Например, стремление обеспечить высокую производительность побуждает максимально использовать труд работников и оборудования, результатом чего могут стать излишние товарно-материальные запасы, которые не имеют отношения к текущим заказам потребителей.

Кроме того, избыточное внимание к положительным отклонениям по закупочным ценам мотивирует персонал сосредоточить свои усилия на получении заказов по минимальной цене, даже если это будет приводить к таким негативным последствиям, как:

• — обращение к большому числу поставщиков, критерием выбора которых является низкая цена;
• — увеличение размера партий поставок, предопределяющих рост запасов;
• — доставка продукции низкого качества;
• — безразличие с точки зрения своевременности доставок.

Хозяйствующие субъекты в процессе прямого взаимодействия на коммерческих переговорах проходят несколько последовательно осуществляемых этапов:

• — подготовки к проведению коммерческих переговоров;
• — достижения договоренности о проведении коммерческих переговоров и согласования условий их проведения;
• — коммерческой беседы;
• — завершения коммерческих переговоров;
• — анализа итогов коммерческих переговоров.

Целью начального этапа ведения коммерческих переговоров является уменьшение расхождения между вероятным и желаемым их исходом. В его рамках различают четыре группы видов деятельности. Первая из них связана с инициативой проведения и составления плана переговоров и включает в себя:

• — предварительный анализ целей, предмета коммерческих переговоров и их участников;
• 3.2. Логистика распределения и сбыта _
• — выработку позиции в отношении проявления инициативы проведения переговоров;
• — определение стратегии и тактики проведения переговоров;
• — подготовку плана проведения переговоров.

Фактически любое условие поставки может являться предметом коммерческих переговоров. При этом формирование четких и ясных технических условий поставок при закупках товара является необходимой предпосылкой для разработки поставщиком коммерческого предложения, адекватного потребностям покупателя. Такие условия обусловливаются политикой предприятий, которая определяет цены закупаемых товаров, скидки и т. п.

Инициатива проведения зависит от активности покупателя, объема его текущих задач и возможности анализа потенциальной сделки. Инициативу следует проявлять в наиболее подходящее время, чтобы в последующем удержать ее в своих руках и тем самым, возможно, предопределить успех переговоров.