Типичные ошибки в языке и стиле документов

Рассмотрим типичные ошибки в языке и стиле документов и укажем пути их исправления.

Логико-смысловые ошибки.

Смещенное логическое ударение. В каждом предложении устной или письменной речи имеется логически ударное слово. Это то слово, которому придается особый смысл. В устной речи логически ударным может быть любое слово, выделенное интонационно.

Важно запомнить В письменной речи, по законам зрительного восприятия, логическое ударение надает на последнее слово перед точкой в простом и сложном предложениях, а также на последнее слово перед запятой в середине сложного предложения.

Например, в предложении: «Решение было принято единогласно» логическое ударение и смысловой акцент стоят на последнем слове «единогласно». Если же изменить порядок слов в предложении — «Единогласно было принято решение», то логическое ударение выделяет слово «решение».

Не зная этой закономерности восприятия письменного текста, составитель документа может неправильно расположить слова в предложении, а читающий воспримет логическое ударение (самое значимое слово) не там, где его мыслил пишущий. Возникает смещенное логическое ударение.

Составитель или редактор текста должен знать приемы, с помощью которых можно в письменной речи выделить какое-либо слово, сделав его логически ударным.

Чтобы выделить логически значимое слово, можно:

• • переставить слово в ударную позицию. Например: «Выработанный навык будет безотказно действовать». Автору-составителю документа надо подчеркнуть слово «безотказно», с этой целью данное слово переставляется в ударную позицию (конец предложения, перед точкой), т. е. фраза будет такой: «Выработанный навык будет действовать безотказно»;
• • выделить важное в смысловом отношении слово с помощью введения специальных слов-усилителей. Словами-усилителями могут быть различные частицы, союзы, наречия: ли, же, именно, как раз, лишь, и, даже, чрезвычайно, необычайно, совершенно, абсолютно и др. Обычно слова-усилители выделяют следующее за ними слово. Например: «Проведено чрезвычайно важное исследование», «Именно в этом состояла ошибка докладчика», «Остановимся в заключение лишь на последнем пункте программы»;
• • использовать противопоставление, выраженное с помощью конструкций с соотносительными элементами (не … а не только … но и; как … так и др.). Например: «Важен не только данный подход, но и все другие», «Необходимо следить за выполнением как собственных решений, так и решений областных организаций»;
• • выделить нужное слово с помощью шрифтовых и знаковых средств. Для передачи логического ударения часто применяются курсив, полужирный шрифт, прописные буквы и другие графические средства. Например: «Используются прописные буквы для выделения вида документа: ДОВЕРЕННОСТЬ; ЗАЯВЛЕНИЕ; ПРИКАЗ».

Ошибочная смысловая связь слов. Слова, находящиеся рядом в предложении, образуют смысловую связь. Неправильно построенное предложение формирует в сознании читающего ошибочную смысловую связь. Это одна из самых распространенных и грубых ошибок, влияющих на понимание. Например: «Всем членам комитета заблаговременно раздаются материалы к заседаниям, которые содержат необходимые проекты решений». В данном предложении содержится смысловая ошибка: создается впечатление, что заседания, а не материалы содержат необходимые проекты решений. Существуют различные способы исправления ошибок подобного рода.

В данном случае необходимо, во-первых, найти ошибочную смысловую связь, во-вторых, определить правильную смысловую связь и, наконец, сблизить элементы правильной смысловой связи. Тогда в приведенном примере получится: «Всем членам комитета к заседаниям заблаговременно раздаются материалы, содержащие необходимые проекты решений».

В другом случае, найдя ошибочную смысловую связь, приходится заменять слова или даже перестраивать все предложение, например, предложение с грубой смысловой и этической ошибкой: «Сотрудники пожелали уходящему на пенсию коллеге избавления от болезней и долголетней жизни».

Это предложение нуждается в серьезной редакторской правке. Возможно следующее исправление, соответствующее официальноделовому стилю речи и языку документа: «Сотрудники пожелали уходящему на пенсию коллеге здоровья и долгих лет жизни».

Пропуск логического звена. Характерным недостатком при построении письменного текста является непреднамеренный пропуск необходимого структурного элемента. Основная причина подобных ошибок в том, что неопытный составитель документа переносит навыки устной речи, где, действительно, многое понятно без слов, на процесс создания письменного текста, в котором, как известно, должно быть более полное, развернутое выражение мысли. Широкое использование неполных предложений в устном общении является нормой, в книжно-письменных стилях неполные предложения употребляются весьма ограниченно.

В деловой письменной речи каждое предложение представляет собой развернутое определение, в котором находятся все необходимые структурные элементы. Вне контекста в предложении нс должно быть неясностей.

Отметим некоторые типичные ошибки в употреблении предложений без необходимых для письменной речи структурных элементов. Возможны следующие пропуски:

• пропуск пояснительных слов, относящихся к причастию:

• пропуск второстепенных членов предложения:

• пропуск слов в устойчивых словосочетаниях:

• пропуск средств связи придаточной части сложноподчиненного предложения с главным:

Использование лишних слов. Однако полнота и распространенность письменного текста нс должны приводить к его избыточности. Составитель документа должен помнить, что любая официальная бумага должна быть одновременно и полной (самодостаточной), и краткой (без излишней избыточности). Приведем пример избыточности в деловом тексте: «В декабре месяце этого года на конференции собралось тридцать человек избирателей». В данном предложении можно обойтись без двух лишних слов, тогда получится: «В декабре этого года на конференции собралось тридцать избирателей».

Часто в документах встречаются следующие избыточные выражения: промышленная индустрия; форсировать ускоренными темпами; потерпеть полное фиаско; абсолютная гарантия; временная отсрочка; консенсус мнений; добавить дополнительно; предварительное предупреждение; полностью искоренить; наиболее оптимальный; отложен на позднее и многие другие.

Ошибочность данных словосочетаний не вызывает сомнений, однако они продолжают использоваться в деловой речи. Лишние слова в словосочетаниях называются плеоназмом.

• Плеоназм (от греч. pleonasmos — излишество) — частичное совпадение значения слов, образующих словосочетание.

Например: памятный сувенир (сувенир — подарок на память); передовой авангард (авангард — те, кто впереди); совместное сотрудничество (сотрудничество — совместная работа).

Одной из причин плеоназма является неуместное употребление иностранной лексики. Наличие плеоназмов в тексте — это неумение выразить мысль точно и лаконично. Когда мы пишем 150 рублей, нет необходимости добавлять денег (или денежных средств).

Однако оценка правильности или неправильности словоупотребления требует большой осторожности. Например, неправильно словосочетание прейскурант цен (прейскурант — это и есть перечень цен), однако вполне допустимы выражения прейскурант розничных цен, в рамках которых понятие «цены» конкретизируется и получает форму развернутого словосочетания. Неправильно написать: своя автобиография (автобиография — описание собственной жизни), однако в определенных контекстах употребление этого словосочетания вполне оправданно: опубликовать свою {не другого человека) автобиографию. Можно указать ряд плеонастических словосочетаний, которые закрепились в речи и не воспринимаются как словесная избыточность: информационное сообщение, период времени, монументальный памятник, реальная действительность и др.

Особенно неблагозвучны лексические повторы, называемые тавтологией: очевидна польза от использования, следует учитывать следующие факторы, данное явление полностью проявляется в условиях.

• Тавтология — смысловые повторы, которые возникают в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова.

Тавтология затрудняет восприятие фразы, так как привлекает к себе излишнее внимание читающего. Поэтому одно из соседствующих однокоренных слов следует заменить: очевидна польза от применения, необходимо учитывать следующие факторы, данное явление полностью раскрывается в условиях.

Тщательный отбор каждого слова в предложении позволяет оставить в тексте только существенное, исключив ненужное, мешающее пониманию смысла.

Нарушение логикосмысловых отношений. Для документа очень важна логика изложения материала. Если автор допускает логические ошибки, то нарушаются и смысловые отношения в тексте. Логическая связь между суждениями выражается самыми разными языковыми средствами: местоимениями, союзами, союзными словами и оборотами, специальными предложениями и даже знаками препинания. По ходу составления текста необходимо соотносить значение каждого языкового средства с теми логическими отношениями, которые оно выражает.

Каковы же основные языковые средства для организации логически связного текста?

Воспользуемся таблицей, предложенной А. Н. Барыкиной в «Практическом пособии по развитию навыков письменной речи», (табл. 3.1) и выделим из нее только те языковые средства, которые используются при создании письменного текста делового характера.

Таблица 3.1

Языковые средства организации логически связного текста.

Выражению в тексте логических и смысловых отношений служат и определенные знаки препинания, они помогают в оформлении смыслового членения фразы, указывают на смысловые оттенки в тексте.