Организация документов в пределах архивного фонда

В пределах архивного фонда учетно-классификационной единицей является единица хранения документов (подпункты 14.2.1, 14.2.2 Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации). Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.

Единицы хранения (дела) архивного фонда систематизируются в пределах фонда согласно схеме систематизации. Систематизация документов фонда проводится в делопроизводстве и в архиве таможенного органа при подготовке документов к передаче в государственный (муниципальный) архив.

Схема систематизации единиц хранения (дел) фонда является основанием для внутренней организации архивного фонда и закрепляется описью (описями) дел фонда.

Распределение дел внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих признаков:

• • структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);
• • хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);
• • функционального, отраслевого, тематического, предметновопросного (с учетом функций и направлений деятельности таможенного органа, тем и вопросов, которых касается содержание документов);
• • номинального (по делопроизводственной форме — видам и разновидностям документов);
• • корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);
• • географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими наименованиями, с которыми связаны содержание документов, их авторы, корреспонденты);
• • авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Единицы хранения группируются последовательно по признакам, применение которых окажется наиболее целесообразным для всех или отдельных групп документов фонда.

Сочетание структурного и хронологического признаков дает два варианта схемы систематизации: хронологически-структурный и структурно-хронологический.

Хронологически-структурная схема систематизации применяется по отношению к фондам действующих таможенных органов (учитывая дальнейшее пополнение фондов) и ликвидированных таможенных органов с часто менявшейся структурой. По этой схеме дела группируются прежде всего по времени их создания (годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы — по структурным подразделениям.

Структурно-хронологическая схема систематизации применяется по отношению к фондам таможенных органов, имевших стабильную структуру, изменения которой происходили редко и были несложны. При систематизации по этой схеме дела группируются прежде всего по структурным подразделениям, а в пределах каждой структурной группы — по времени их создания.

Хронологически-функциональная или функционально-хронологическая схемы систематизации применяются по отношению к фондам таможенных органов с часто менявшейся структурой.

При систематизации дел по хронологически-функциональной схеме их группировка происходит вначале по хронологическому признаку, а затем по функциям (видам, направлениям деятельности) таможенного органа. При этом подгруппы дел располагаются с учетом значимости функций таможенного органа (руководство, финансирование, учет и отчетность и т. д.).

При систематизации дел по функционально-хронологической схеме дела группируются вначале, но функциям деятельности таможенного органа, а затем по хронологическому признаку.

Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схемы систематизации применяются по отношению к небольшим по объему фондам.

При выборе признаков группировки дел в пределах подгрупп, названных в подпунктах 13.4.3.1−13.4.3.4 Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации, учитывается значение того или иного признака для отражения делопроизводственной и смысловой связи между делами каждого конкретного фонда и создания наиболее удобной для использования документов системы их организации.

Документы, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, хронологии их создания, алфавиту названий и т. д. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, применяются разные схемы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности конкретных таможенных органов, составом и объемом их документов.

При распределении дел в соответствии со схемой систематизации необходимо иметь в виду следующее:

• • дела относятся к тому году, в котором они начаты или в котором поступили в данный таможенный орган (структурное подразделение) из другого таможенного органа (структурного подразделения);
• • планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления; многолетние планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы — к последнему году отчетного периода;
• • дела, начатые производством в одном структурном подразделении и переданные для прохождения в другое структурное подразделение, относятся к тому структурному подразделению, в котором они были закончены (при этом название первого структурного подразделения берется в скобки и пишется название последнего);
• • в пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей фонда.

Организация документов по личному составу. Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись.

Регистрационно-учетные формы документов по личному составу (книги, журналы учета личных карточек, личных дел, соглашений, контрактов и др.) включаются в опись документов по личному составу.

Личные дела, если они передавались из одного таможенного органа в другой в связи с переводом должностных лиц (работников), включаются в документальный (архивный) фонд получившего их таможенного органа.

На личные дела уволенных должностных лиц (работников) может составляться отдельная опись.

Дела по личному составу систематизируются по хронологическому признаку. В архивах таможенных органов с большим количеством должностных лиц (работников) может использоваться структурно-хронологический принцип систематизации личных дел.

В пределах каждого года дела по личному составу систематизируются по степени важности: приказы о зачислении на службу, перемещении, увольнении, лицевые счета, списки, журналы учета документов по лично;

му составу, другие регистрационно-учетные документы, личные дела, личные карточки.

Личные дела и личные карточки уволенных должностных лиц (работников) относятся к году увольнения и систематизируются в пределах каждой группы, но алфавиту фамилий.