Комплексы документов. 
Документационное обеспечение управления персоналом

Государственные стандарты на документацию

Определение стандарта содержится в ГОСТ 1.0−92 «Межгосударственная система стандартизации. Основные положения».

Стандарт — нормативный документ по стандартизации, разработанный, как правило, па основе согласия, характеризующегося отсутствием возражений по существенным вопросам у большинства заинтересованных сторон, принятый (утвержденный) признанным органом (предприятием).

Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, работы и услуги, имеющие межотраслевое значение. Содержание требований стандартов, области их распространения, сферы их действия и даты введения определяются государственными органами управления, которые их принимают. Государственные стандарты утверждаются Госстандартом.

Все государственные стандарты, действующие на территории России, объединены в единую Государственную систему стандартизации (далее — ГСС) — иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов.

Серия 1 ГСС содержит комплекс стандартов, в которых закреплены положения о порядке их разработки, построении, изложении, оформлении, утверждении, регистрации введения в действие стандартов, внесения в них изменений, их отмены и др.

Серия 6 ГСС содержит комплекс стандартов на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации:

ГОСТ 6.10.3−83 «Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате»;

ГОСТ 6.10.4−84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»;

ГОСТ 6.10.5−87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца»;

ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

К этой же группе стандартов по содержанию примыкает стандарт, входящий в терминологическую серию:

ГОСТ Р 51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Данный стандарт был разработан ВНИИДАД Росархива. Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России № 28 от 27 февраля 1998 г.

Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин. В алфавитном указателе данные термины приведены отдельно с указанием номера статьи.

Приведенные определения можно при необходимости изменить, вводя в них производные признаки, раскрывая значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.

Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Стандарт включает следующие элементы.

• 1. Область применения.
• 2. Стандартизованные термины с определениями.
• 2.1. Общие понятия.
• 2.2. Делопроизводство.
• 2.2.1. Документирование.
• 2.2.2. Организация работы с документами.
• 2.3. Архивное дело.
• 2.3.1. Организация документов Архивного фонда Российской Федерации.
• 2.3.2. Обеспечение сохранности документов.
• 2.3.3. Научно-информационная деятельность архивов.

Термины, установленные данным стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу и представлены в словаре основных терминов и определений.

В государственных стандартах на документы закреплены требования к форме (формуляру-образцу) документа, бланкам документов, составу реквизитов и их оформлению, правила унификации и стандартизации документов и применения унифицированных систем документации, используемая в документационном обеспечении терминология, требования к техническим средствам обработки информации и др.

Дадим общую характеристику национального стандарта в области делопроизводства ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007, введенного в действие с 1 июля 2007 г. Данный национальный стандарт идентичен международному стандарту ISO 15 489- 1:2001 «Information and documentation. Records management», который стал основой разработки национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007.

ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007 состоит из 11 разделов.

• 1. Область применения.
• 2. Нормативные ссылки.
• 3. Термины и определения.
• 4. Преимущества управления документами.
• 5. Нормативная среда.
• 6. Политика управления документами и ответственность.
• 7. Требования к з’правлению документами.
• 8. Проектирование и внедрение системы управления документами.
• 9. Процессы управления документами и контроль.
• 10. Мониторинг и аудит.
• 11. Обучение.

Данный стандарт содержит также Предметный указатель и Приложение, А (справочное) «Сведения о соответствии ссылочных международных стандартов национальным стандартам Российской Федерации».

Стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначенными для внутреннего или внешнего пользования.

Положения стандарта являются рекомендациями в отношении создания систем управления документами, включения в них документов, а также обеспечения соответствия подлинных документов установленным в стандарте характеристикам (аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования и др.).

Действие ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007 распространяется на документы (всех форматов и на всех носителях), создаваемые или получаемые государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена такая обязанность.

Стандарт носит рекомендательный характер, что установлено Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании». Вместе с тем нельзя забывать о том, что стандарт содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и окружающей средой в соответствии с национальными стандартами ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р ИСО 14 001−2007, а следовательно, обязателен для исполнения в организациях, аттестующихся на соответствие системам менеджмента качества.

С учетом того, что специфика стандартов ИСО серии 9000, 14 000 и др., регулирующих системы менеджмента качества различных сфер деятельности, заключается в нацеленности на повышение конкурентоспособности продукции и услуг, доверия потребителей этих услуг и продукции, кредиторов и инвесторов, а также на снижение рисков, связанных с производством, изменением внешней (в том числе нормативной) среды и другими факторами, можно провести прямую аналогию с ИСО 15 489−1-2007 ввиду той же принципиальной значимости этого стандарта для процессов управления документами, в частности, сферы документационного обеспечения управления.

ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007 содержит очень важный для отечественной практики ДОУ раздел — «Политика управления документами и ответственность», в котором определено, что ответственность и полномочия в области управления документами должны быть четко определены и доведены до сведения всей организации с тем, чтобы было ясно, кто несет ответственность за работу с конкретными документами. Эта ответственность должна быть распределена между всеми сотрудниками организации (в том числе управляющими документацией, специалистами смежных информационных профессий, руководством организации, руководителями структурных подразделений, администраторами систем управления документами и другими лицами, для которых работа с документами входит в их должностные обязанности) и отражена в должностных инструкциях и организационно-распорядительных документах организации. Особая ответственность в области управления документами должна быть возложена на лицо, обладающее соответствующими полномочиями внутри организации.

В данном случае представляет интерес дифференциация ответственности в области управления документами между сотрудниками организации в зависимости от их должностных обязанностей и занимаемого поста.

Например, специалисты в области управления документами отвечают за все его аспекты, в том числе за проектирование, внедрение и сохранность систем управления документами и их эксплуатационные характеристики, а также за обучение пользователей управлению документами и применению систем управления документами в индивидуальной практической деятельности.

Администраторы систем управления документами отвечают за точность введенной документации (документов), удобство их воспроизведения и восприятия, а также за доступ персонала организации к этим документам. Ответственность руководства заключается в поддержке политики управления документами во всей организации и т. п. Вместе с тем все сотрудники организации ответственны за сохранение аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования документов, отражающих их деятельность.

Стандарт содержит ряд требований к процессам управления документами и закладывает принципы разработки программ управления документами. Основным принципом, позволяющим обеспечить непрерывность деловой деятельности организации, ее соответствие нормативной среде и требованиям отчетности, является необходимость «создавать и сохранять аутентичные, достоверные и пригодные для использования документы, а также защищать целостность этих документов в течение требуемого времени».

Важным положением стандарта в этой связи является то, что информационные и коммуникационные системы, прикладные программы, а также поддерживаемые ими процессы деловой деятельности «следует проектировать, модифицировать или перепроектировать так, чтобы в процессе повседневной деловой деятельности это не мешало созданию соответствующих документов как составной части системы управления документами».

Стандарт содержит также методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами. До настоящего времени этот вопрос в нормативных актах, регулирующих деятельность в сфере документационного и информационного обеспечения управления, в должной мере не был отражен. Между тем такие документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности, а системный подход к управлению документами, отраженный в них, позволяет организациям создавать, использовать и сохранять документы во времени.

В свою очередь, система управления документами позволяет создавать информационный ресурс о деловой деятельности организации, который может поддерживать ее последующую деятельность, обеспечивать оперативное принятие отдельных решений и представление необходимой и своевременной отчетности.

В разделе стандарта, посвященном вопросам проектирования и внедрения систем управления документами, описываются'.

характеристики систем управления документами, основными из которых являются надежность, целостность, соответствие, комплексность, системность и др.;

• — процесс проектирования и внедрения системы управления документами и его методология;
• — механизм и условия прекращения применения системы управления документами, главным из которых является условие, что независимо от причин прекращения использования системы управления документами или утраты ею легитимности «документы, находящиеся в этой системе, должны быть доступны», а сам процесс прекращения деятельности этой системы должен быть «документально зафиксирован в той мере, в которой это потребуется для сохранения аутентичности, достоверности и пригодности для использования документов, по-прежнему находящихся в системе».

Методология проектирования и внедрения системы управления документами, заложенная в ГОСТ Р ИСО 15 489−1 -2007, проста и логична. Она включает в себя несколько «задач» (этапов), которые допускается выполнять на различных стадиях проектирования и внедрения системы управления документами, «многократно, частично или полностью, в соответствии с организационными потребностями, официальными требованиями и изменениями организационной среды или среды управления документами».

Основными «задачами» предлагаемой методологии являются:

• — предварительное обследование организации, намеренной внедрить систему управления документами;
• — анализ ее деловой деятельности;
• — определение требований к документам, подлежащим включению в эту систему;
• — оценка систем управления документами, существующих на рынке;
• — разработка и внедрение в практику работы организации принципов политики, стандартов, процедур и других документов, обеспечивающих соблюдение требований к документам и правилам документирования;
• — проектирование системы управления документами;
• — внедрение системы управления документами;
• — обследование системы управления документами после внедрения.

Важная особенность национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007 — его универсальность с точки зрения традиционного и электронного делопроизводства. Отсюда вытекает следующее: во-первых, системы традиционного и электронного документооборота могут и должны существовать параллельно и быть взаимодополняющими; во-вторых, система управления документами включает оба эти направления. Следовательно, при проектировании системы управления документами необходимо выбирать «подходящую среду хранения и носители информации, средства физической защиты, процедуры обработки и системы хранения документов».

Одним из нововведений данного стандарта является стандартизированная возможность распределенного хранения и управления документами, которая предоставляет организациям право физически хранить документы в одной организации, а управлять ими (например, использовать) и возложить ответственность за их сохранность либо на организацию — создателя документов, либо на другой полномочный орган, при условии, что правовая и нормативная среда это позволяют.

На современном этапе многие коммерческие организации, чьи офисы расположены в респектабельных зданиях, уже используют этот порядок в практике своей работы. При этом данный порядок распространяется на документы как на электронных, так и на традиционных (бумажных) носителях. Этим и объясняется рост числа частных архивов, предоставляющих подобные услуги и составляющих серьезную конкуренцию государственным.

Несмотря на то что действие ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007 не распространяется на управление архивными документами в архивных учреждениях, в нем подчеркивается значимость архивной службы при привлечении ее к участию в процессе планирования и внедрения политики и процедур управления документами.

В стандарте особое внимание уделяется проблемам сохранности документов, введенных в систему управления документами, и, в частности, срокам хранения этих документов. Стандарт не определяет эти сроки — в Российской Федерации подобные вопросы давно и достаточно полно проработаны в отношении традиционных документов и есть все основания утверждать, что и в отношении электронных документов этот вопрос вскоре будет урегулирован.

Значимость положений национального стандарта заключается в том, что принятие решения о сроках хранения документов в системе управления документами должно происходить на основе существующих норм, исходя из потребностей деловой деятельности, с учетом прав всех заинтересованных лиц, а также при оценке рисков, возможных в случае несвоевременного уничтожения документов.

Также приоритетное значение имеет соблюдение требований нормативной среды. При этом «правовыми или иными требованиями нормативной среды устанавливаются минимальные сроки хранения документов в системе управления документами», а к решению этого вопроса «следует привлекать уполномоченные органы (архивные органы или аудиторов)».

Нисколько не приуменьшая практическую ценность, актуальность и востребованность ГОСТ Р ИСО 15 489−1- 2007, не следует забывать о том, что Россия имеет огромный опыт унификации и стандартизации процессов управления документами, а также самих форм документов, особенно в системах организационно-распорядительной документации. Эти традиции уходят еще в советский период, когда все было строго централизованно и огосударствлено.

В то же время в России с появлением частного сектора экономики государство не распространило на него уже имеющиеся и апробированные правила и методы управления документами, а со временем вообще устранилось от этой проблемы. Все нормативно-методические документы, регламентирующие процессы управления документами в сфере ДОУ, адресованы исключительно федеральным органам исполнительной власти, и совершенно непонятно, что же делать организациям, намеренным добросовестно вести свое делопроизводство, на какие нормативные документы им опираться в работе.

Нужно отметить, что ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007 отвечает на эти вопросы и, распространяя единые правила и процедуры управления документами на государственный и частный сектор экономики, будет способствовать возрождению единой системы документационного и информационного обеспечения управления в России.