Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств

Печатание документов в таможенных органах осуществляется с использованием компьютерной и оргтехники.

При выборе типа печатающего устройства необходимо учитывать задачу последующей сохранности текстов документов.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица (работники) таможенного органа, пишутся от руки (заявление, объяснительная записка и т. п.).

Для печатания документов используются бланки установленной формы или стандартные листы бумаги формата А4. Текст печатается шрифтом № 14 через 1−1,5 межстрочных интервала.

Тексты документов, не превышающие семи строк, печатаются на листе формата А5 (148×210 мм). Текст печатается шрифтом № 14 через 1 межстрочный интервал.

Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, печатаются через 2 межстрочных интервала.

Текст должен быть напечатан аккуратно, без ошибок, пропусков, помарок и правильно расположен.

Реквизиты документа отделяются друг от друга 2−4 межстрочными интервалами.

Реквизиты документа (кроме текста документа), состоящие из нескольких строк («Наименование (аннотация) документа», «Подпись должностного лица» и др.), печатаются через 1 межстрочный интервал.

Наименование должности, специальное звание в реквизите «Подпись должностного лица» выравниваются по левому полю; расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности или специального звания и ограничивается правым полем.

Наименование вида документа печатается прописными буквами.

Слова «Примечание», «Приложение», «Основание» печатаются строчными буквами, кроме начальных букв.

Слова УТВЕРЖДАЮ, СОГЛАСОВАНО печатаются прописными буквами и отделяются от последующих строк реквизита 1,5−2 межстрочными интервалами (остальные строки реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал).

При печатании документов при помощи компьютерной и оргтехники следует соблюдать отступ от левой границы текстового поля:

• • 0 см — для печатания реквизитов «Наименование (аннотация) документа» (в правовых актах — центрируется), «Текст документа» (без абзацев), «Отметка о наличии приложений», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа», наименования должности в реквизитах «Подпись должностного лица», «Гриф согласования», заверительной надписи «Верно», слов СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, а также слова ПРИКАЗЫВАЮ (если содержание документа содержит только распорядительную часть);
• • 1,25 см — для начала абзаца в тексте.

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатаются при нулевом отступе от левого поля, а относящийся к ним текст — через 1 межстрочный интервал.

При наличии в тексте документа ссылки на сноску она оформляется цифрой или звездочкой: * или 1). Текст сноски печатается шрифтом № 12 через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или в конце документа под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

При наличии нескольких грифов утверждения они располагаются, как правило, на одном уровне двумя вертикальными рядами. Первый ряд — начиная от левой границы текстового поля, второй должен печататься так, чтобы не заходил за границы правого поля.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа без слова «страница» («стр.») и знаков препинания.