Принципы планирования в организации

Принципы планирования определяют характер и содержание плановой деятельности в организации. Правильное соблюдение этих принципов создает предпосылки для эффективной работы фирмы и уменьшает возможность отрицательных результатов планирования [7].

Еще А. Файоль определил четыре основных принципа планирования, назвав их общими чертами хорошей программы действия. Это единство, непрерывность, гибкость, точность. Р. Акофф гораздо позже обосновал еще один ключевой принцип планирования — принцип участия.

• 1. Принцип единства предполагает, что планирование в организации должно иметь системный характер. Понятие «система» означает:
  • — существование совокупности элементов;
  • — взаимосвязь между ними;
  • — наличие единого направления развития элементов системы, поведения, ориентированного на общие цели.

Как основные составляющие понятия «система» могут быть выражены во внутрифирменном планировании? Их можно описать, используя категории «координация» и «интеграция» .

Элементами планирования в организации являются отдельные подразделения, входящие в нее, и отдельные части процесса планирования. Взаимосвязь между подразделениями осуществляется на основе координации на горизонтальном уровне, т. е. па уровне функциональных подразделений (отдела маркетинга, производственного отдела, финансового отдела и т. д.).

Единое направление плановой деятельности, общность целей всех элементов организации становятся возможными в рамках вертикального единства подразделений (т.е. единства в рамках управленческой иерархии, например: организация в целом — продуктовое подразделение — цех — бригада), их интеграции.

Координация плановой деятельности отдельных функциональных подразделений выражается в том, что:

— деятельность ни одной части организации нельзя планировать эффективно, если такое планирование не связано с плановой деятельностью отдельных единиц данного уровня; всякие изменения в планах одного из подразделений должны быть отражены в планах других подразделений.

Таким образом, взаимосвязь и одновременность — главные черты координации планирования на предприятии.

Интеграция плановой деятельности предполагает, что в организации существует разнообразие относительно обособленных процессов планирования и частных планов подразделений, т. е. разнообразие подсистем планирования, но каждая из подсистем действует исходя из общей стратегии фирмы, а каждый отдельный план является частью плана более высокого подразделения и организации в целом. Все планы, созданные в организации, — это не просто совокупность, набор документов, это их взаимосвязанная система.

2. Принцип участия тесно связан с принципом единства. Он означает, что каждый член организации становится участником плановой деятельности независимо от должности и выполняемой им функции, т. е. процесс планирования должен привлекать к себе всех тех, кого он непосредственно затрагивает. Планирование, основанное на принципе участия, называют партисипативным.

Каковы выгоды реализации принципа участия?

Во-первых, каждый из участников может глубже понять организацию, узнать различные стороны ее жизни. Он получает более обширную и объективную информацию об организации, чем раньше. В целом процесс обмена внутрифирменной информацией облегчается.

Во-вторых, личное участие членов организации, в том числе рядовых работников, в процессе планирования приводит к тому, что планы организации становятся личными работающих, а участие в достижении целей организации приносит удовлетворение собственных потребностей работников. У каждого из работников появляются новые, четко выраженные мотивы к эффективному труду, укрепляется командный дух в организации.

В-третьих, применение принципа участия способствует тому, что работники организации, занимаясь планированием, развивают себя как личность. У них появляются новые навыки, новые знания, расширяется горизонт их личных возможностей, а значит, организация приобретает дополнительные ресурсы для решения своих будущих задач.

В-четвертых, партисипативное планирование объединяет две функции менеджмента, которые часто вступают в противоречие друг с другом, — оперативное руководство и планирование. Планы перестают быть чем-то внешним для руководителей, которые сами привлекаются к их составлению.

Практическое участие коллективов работников в планировании может быть организовано в рамках таких структур, как кружки качества.

В крупных компаниях для организации партисипативного планирования могут быть рекомендованы более жесткие, вертикально построенные структуры, которые позволят осуществлять прямую и обратную связь между всеми уровнями организации.

• 3. Принцип непрерывности заключен в том, что:
  • — процесс планирования на предприятиях должен осуществляться постоянно в рамках установленного цикла;
  • — разработанные планы должны непрерывно приходить на смену друг другу (второй — на смену первому, третий — на смену второму и т. д.).

Процесс планирования должен быть непрерывным исходя из следующих важных предпосылок: неопределенность внешней среды и наличие непредусмотренных изменений делают необходимыми постоянную корректировку ожиданий фирмы относительно внешних условий и соответствующее исправление и уточнение планов;

• — изменяются не только фактические предпосылки, но и представления фирмы о своих внутренних ценностях и возможностях. Если фирма не будет учитывать такие изменения, запланированный и полученный результат может оказаться никому не нужным.
• 4. Принцип гибкости взаимосвязан с принципом непрерывности и заключается в придании планам и процессу планирования способности менять свою направленность в связи с возникновением непредвиденных обстоятельств.

Для осуществления принципа гибкости планы должны составляться так, чтобы в них можно было вносить изменения, увязывая их с изменяющимися внутренними и внешними условиями. Поэтому планы обычно содержат так называемые резервы, иначе называемые «надбавками безопасности», или «подушками» .

Однако существуют определенные пределы резервов планирования:

• — резервы, заложенные в показателях, не должны быть слишком большими, иначе планы окажутся неточными;
• — слишком низкие пределы влекут за собой слишком частые изменения в планах, что размывает ориентиры деятельности фирмы.
• 5. Принцип точности. Всякий план должен быть составлен с такой степенью точности, какая только совместима с нависшей над судьбой фирмы неизвестностью. Другими словами, планы должны быть конкретизированы и детализированы в той степени, в какой позволяют внешние и внутренние условия деятельности фирмы.

Стратегическое, долгосрочное планирование вынуждено ограничиваться определением основных целей и самых общих направлений деятельности, потому что количество достоверной информации о будущем очень невелико, а диапазон и скорость изменений постоянно растут. В планах, рассчитанных па короткие промежутки времени и для отдельных подразделений организации, конкретность и проработка деталей должны стать обязательными чертами.

Планирование — это способ предвидения будущего. В отличие от прогнозирования, которое характеризует то, что может произойти, планирование отражает то, что должно произойти. Поэтому планирование отличается большей степенью точности (если сравнивать его с прогнозированием, которое также является одним из способов предвидения будущего).