Работа с документами

Разрабатывая меры по защите коммерческой тайны, необходимо экономически обосновать целесообразность засекречивания той или иной деловой информации.

В мерную очередь выделяется информация, утечка которой может привести фирму к банкротству. Это строго конфиденциальная информация. В мире бизнеса это, как правило, ноу-хау. К конфиденциальной информации относятся и сведения о перспективах развития фирмы, ее клиентах, сроках и сумме кредитования. Огласка этих сведений, конечно же, не приведет к краху фирмы, но лишит ее на какое-то время устойчивой прибыли. Не подлежит огласке информация, раскрытие которой может быть сопряжено с неблагоприятными последствиями, а именно: адреса руководителей и сотрудников фирмы, номера домашних телефонов, текущие планы работы, информация о конфликтных ситуациях в коллективе и т. п.

Методика отнесения тех или иных сведений к коммерческой тайне в нашей стране еще до конца не разработана, поэтому, опираясь на опыт других стран, ограничимся лишь некоторыми рекомендациями:

• — при засекречивании информации следует исходить из принципа экономической выгоды и безопасности фирмы;
• — о внутренней организации фирмы должны знать как можно меньше людей, а о ее существовании на рынке — как можно больше;
• — особое внимание следует уделить охране договоров, заключаемых фирмой, причем в определенных случаях охране подлежит не только текст договора, но и сам факт его заключения.

Следует установить строгий порядок хранения первых экземпляров договоров и правила работы с ними. Их надо хранить в определенном месте и выдавать только под расписку с письменного разрешения руководителя. На лица, ответственные за хранение договоров и работу с ними, возлагается персональная ответственность за утерю договоров или утечку информации из них. Все это необходимо потому, что деятельность коммерческих структур строится в большей степени на договорных началах и конкурент или партнер по переговорам, обладая информацией в этой сфере, может составить довольно полную картину производственного и финансового положения фирмы.

Пропажа (похищение) первых экземпляров договоров ведет к значительным затруднениям и даже невозможности доказывать те или иные положения при возникновении спора и его разрешении в судебном порядке. При подписании договора рекомендуется, чтобы представители сторон ставили подписи не только в копие договора, по и на каждом листе во избежание замены одного текста другим.

Остальные сведения относятся к открытым, т. е. доступным, для всех.

В последнее время объектом самого пристального внимания разведки становятся технологически развитые производства и их руководители. Так, например, американская компания IBM объявила себя жертвой шпионских операций со стороны французских и японских спецслужб, причинивших ей в прошлом году убыток, исчисляемый миллиардом долларов. Поразительную картину показало исследование, проведенное среди менеджеров и предпринимателей: 56% опрошенных уверены, что некоторые их важные и не предназначенные для посторонних ушей разговоры по телефону прослушиваются (поэтому, прежде чем поднять телефонную трубку, прикиньте стоимость того, о чем вы собираетесь побеседовать). Более 28% опрошенных заявили о странной утечке информации из защищенных традиционными способами рабочих помещений. Многие из них сообщили о похищении данных из компьютеров, терминалов, блоков памяти. Нс последнее место в этих противоправных действиях занимает «промышленный шпионаж». Промышленный шпионаж приобрел поистине гигантский размах. Он все более широко применяется в науке, технике, экономике и ведется на всех уровнях: государствами, международными организациями, фирмами и отдельными лицами.

По оценкам экспертов, ежегодный ущерб только американского бизнеса от кражи производственных и торговых секретов превышает 4 млрд долл.

Кроме прямого похищения происходит и утечка информации, при этом наиболее вероятными ее источниками являются:

• — персонал, имеющий доступ к информации;
• — документы, содержащие эту информацию;
• — технические средства и системы обработки информации;
• — линии связи, по которым она передается.

Итак, хотелось подвести итог вышесказанному и дать несколько советов.

Понятие «бизнесмен» переводится с английского языка как «деловой человек», а правильнее было бы — «человек дела», но чтобы им стать, необходимо изжить два качества, присущие большинству из нас: некомпетентность и необязательность.

Всегда немедленно отвечайте на любое проявление заинтересованности, даже если вы еще не приняли окончательного решения. Выло бы неплохо взять на вооружение лозунг японских бизнесменов: реагировать немедленно, действовать молниеносно.

Прежде чем устанавливать контакты с партнерами, необходимо знать, смогут ли они без особых проблем связаться с вами: обратите внимание на средства связи.

Особое место в деятельности делового человека занимает подбор партнеров. Поэтому ваша задача установить, что фирма, с которой вы собираетесь иметь дело, действительно существует, что она надежна и преуспевает.

В деловом мире широко распространены «письма о намерениях». Компании пишут друг другу, чтобы проинформировать о своих намерениях относительно сотрудничества в каком-то деле. Это ни на кого не налагает никаких обязательств. Такие письма указывают лишь на то, что люди серьезно относятся к бизнесу, и если у вас действительно есть что предложить, то провести переговоры для заключения сделки следует без промедления. Учитесь искусству переговоров, тщательно готовьтесь к любой деловой встрече и тесной работе с любым партнером и обязательно просчитайте все, вплоть до мелочей, прежде чем начать любое дело. Не приступайте к производству товаров и услуг, пока не убедитесь, что сможете реализовать свою продукцию. Если на нее нет спроса, то нет смысла ее выпускать. Узнать, что нужно людям, можно после тщательного изучения рынка, что требует времени и денег. Но эти средства многократно окупятся в будущем: рынком владеет тот, кто владеет информацией.

Неплохо задуматься о том, как бы вы хотели себя представить, какой образ фирмы создать. Имидж можно создать с помощью запоминающихся слоганов, фирменных бланков, конвертов, визиток. Нс следует недооценивать воздействия, которое оказывает на получателя внешний вид вашего письма, вашей визитной карточки.

Не помешает и знание иностранного языка, так как переговоры через переводчика — не лучший вариант.

Ваше рабочее место должно излучать радость и покой как для вас, так и для посетителя. Интерьер формирует внутреннее состояние. Это ведет к росту продуктивности труда и улучшению самочувствия людей. Поэтому забота о придании привлекательности рабочему месту должна в значительной мере определять деятельность каждого делового человека. Позаботьтесь об интерьере.