Коммуникационные процессы в организации

Сущность коммуникационных процессов

В системах с разделением труда лица не обладают одинаковой информацией и поэтому необходим ее обмен, или коммуникации. «Коммуникация (от латинского слова „делаю общим, связываю“) — процесс передачи информации от источника к получателю с целью изменить его знания, установки или явное поведение».

Коммуникация — это в первую очередь обмен информацией между людьми. Трудно переоценить роль эффективных коммуникаций в управлении организацией. Совершенно ясно, что, если люди не смогут обмениваться информацией, они просто не сумеют работать вместе. Обмен информацией необходим при реализации любой из функций менеджмента (планирование, организация, мотивация, контроль).

Все виды управленческой деятельности основаны на обмене информацией, поэтому коммуникации и называют связующим процессами. Он является важнейшим условием принятия обоснованных решений, играет огромную роль в межличностных отношениях и формировании имиджа организации. Из этого следует, что обмен информацией — важнейшая составная часть практически всех видов управленческой деятельности. Неудивительно поэтому, что большую часть своего времени (50−90%) менеджеры всех уровней тратят на коммуникации.

Можно утверждать, что эффективность работы менеджера зависит, прежде всего, от эффективности его коммуникаций и навыков делового общения: умения вести личную беседу и разговаривать по телефону, читать и составлять деловые записки, письма и отчёты, участвовать в совещаниях. Коммуникациями пронизан весь процесс производства и управления.

Зачастую руководителю приходится осмысливать большие объёмы информации, среди которых есть информация, не влияющая на процесс управления. Обмен информацией, которая оказывает влияние на процесс управления, носит название эффективных коммуникаций. Эффективный менеджер — это тот, кто из общего потока коммуникаций умеет быстро отобрать эффективные, т. е. полезные для системы управления. Эффективно работающие руководители представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

«Коммуникации в организации — это сложная, многоуровневая система, охватывающая как саму организацию, так и её внешнее окружение». «Хотя общепризнано, что коммуникации имеют огромное значение для успеха организаций, опросы показали, что 73% американских, 63% английских и 85% японских руководителей считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями. Согласно ещё одному опросу, примерно для 250 000 работников 2000 самых различных компаний, обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем в организациях». Эти опросы показывают, что неэффективные коммуникации — одна из главных сфер возникновения проблем.

Размышляя о процессах коммуникации, обычно имеют в виду людей, которые говорят по телефону, в процессе личного общения или в группах на собраниях, читают и составляют записки, письма и отчёты. Хотя на эти случаи приходится основная часть коммуникаций в организации, коммуникации все же представляют собой всепроникающий сложный процесс.

Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, мы должны учиться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными менеджерами. В последующих параграфах данной главы будут выявлено, где вне и внутри организации требуются эффективные коммуникации.