Организационная структура и управление подразделением

Организационная структура отдела продаж организованна по линейному принципу и представлена на рисунке 2.1.

Рисунок 2.1. — Организационная структура отдела продаж Отдел продаж (ОП) является самостоятельным структурным подразделением ООО «Юстмаж» и подчиняется Заместителю генерального директора по основной деятельности. Его возглавляет начальник отдела, которому подчинены работники отдела. Начальник отдела продаж назначается и освобождается от должности приказом Генерального директора.

ОП производит маркетинговые исследования и поиск клиентов для сбыта продукции, производимой на предприятии, обеспечивает загрузку производимых мощностей, осуществляет оперативный учет по своевременной отгрузке выпускаемой продукции потребителю в количествах, номенклатуре и качестве, соответствующих заключенным договорам.

Структуру и штаты отдела утверждает Генеральный директор предприятия в соответствии с типовыми структурами аппарата управления и нормативами численности руководителей, специалистов и служащих с учетом объемов работы и особенностей производства.

Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных Положением на отдел задач и функций несет Начальник отдела продаж. Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями. Начальник ОП несет ответственность за своевременное оформление комплекта документов на готовую продукцию.

Менеджер относится к категории руководителей. Для выполнения возложенных на него функций менеджер обязан:

• 1. Осуществлять управление предпринимательской или коммерческой деятельностью предприятия, направленной на удовлетворение нужд потребителей и получение прибыли за счет стабильного функционирования, поддержания деловой репутации и в соответствии с предоставленными полномочиями и выделенными ресурсами.
• 2. Исходя из стратегических целей деятельности предприятия, планировать предпринимательскую или коммерческую деятельность.
• 3. Осуществлять контроль за разработкой и реализацией бизнес-планов и коммерческих условий, заключаемых соглашений, договоров и контрактов, оценивать степень возможного риска.
• 4. Анализировать и решать организационно-технические, экономические, кадровые и социально-психологические проблемы в целях стимулирования производства и увеличения объема сбыта продукции, повышения качества и конкурентоспособности товаров и услуг, экономного и эффективного использования материальных, финансовых и трудовых ресурсов.
• 5. Осуществлять подбор и расстановку кадров, мотивацию их профессионального развития, оценку и стимулирование качества труда.
• 6. Организовывать связи с деловыми партнерами, систему сбора необходимой информации для расширения внешних связей и обмена опытом.
• 7. Осуществлять анализ спроса на производимую продукцию или услуги, прогноз и мотивацию сбыта посредством изучения и оценки потребностей покупателей.
• 8. Участвовать в разработке инновационной и инвестиционной деятельности, рекламной стратегии, связанной с дальнейшим развитием предпринимательской или коммерческой деятельности.
• 9. Обеспечивать рост прибыльности, конкурентоспособности и качества товаров и услуг, повышение эффективности труда.
• 10. Осуществлять координацию деятельности в рамках определенного направления (участка), анализ ее эффективности, принимать решения по наиболее рациональному использованию выделенных ресурсов.
• 11. Привлекать к решению задач консультантов и экспертов по различным вопросам (правовым, техническим, финансовым и др.).
• 12. Осуществлять контроль выполнения подчиненными работниками должностных обязанностей по охране труда, соблюдения работниками требований законодательства об охране труда.
• 13. Проводить в установленном порядке первичный на рабочем месте, повторный, внеплановый и целевой инструктажи по ОТ с работниками.
• 14. Выполнять в установленные сроки мероприятия по ОТ, предписания органов государственного надзора и контроля, службы охраны труда.
• 15. Обучать работников безопасным методам и приемам работы.
• 16. Осуществлять самоконтроль соблюдения требований охраны труда.

Менеджер имеет право знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности, вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией, подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции, осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений организации, получать информацию и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав, принимать участие в обсуждении вопросов охраны труда, выносимых на рассмотрение собраний (конференций) трудового коллектива (профсоюзной организации).

Работу менеджера оценивает непосредственный руководитель (иное должностное лицо). Менеджер несет ответственность:

• 1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Республики Беларусь.
• 2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь.
• 3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь.
• 4. За несоблюдение правил и норм охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты — в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Республики.

Офис-менеджер занимается регистрацией заказов и выпиской соответствующих документов по клиентам отдела — потребителям выпускаемой предприятием продукции. А так же отвечает за все виды работ, связанные с документооборотом ОП.

На агента по сбыту возлагаются следующие функции:

• 1. Вести весь документооборот ОП.
• 2. Регистрировать заказы клиентов.
• 3. Принимать и передавать факсы ОП.
• 4. Соблюдать трудовую дисциплину и выполнять распоряжения руководства.

Офис-менеджер имеет право своевременно (не позднее 16.00 дня предшествующего вывозу) получать оперативную информацию по данным с производства, своевременно получать оперативную информацию по данным из отдела логистики, своевременно получать оперативную информацию от начальника отдела продаж о подготовке необходимых документов.

Офис-менеджер несет ответственность за неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Республики Беларусь, за совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь, за причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь.

Анализируя схему отдела продаж можно сказать, что норма управляемости достаточна низкая, что увеличивает количество руководящих должностей, число иерархических уровней и структура широкая. Низкая норма управляемости замедляет прохождение информации в обоих направлениях, повышает вероятность ее искажения и требуются дополнительные затраты на управление. Из-за 3 иерархических уровней в организационной структуре происходит потеря, искажение и замедление прохождения информации. Бороться с этим можно путем повторение сообщения в различных формах, по разным каналам или во времени, устранить посредников в потоках информации за счет непосредственного инспектирования высшим руководством состояния дел на низшем уровне, использования параллельного прямого канала информации в обход управленческих уровней. Информационное обеспечение ОП: внешние источники — специализированные издания; справочно-правовые и нормативно-правовые системы; интернет-ресурсы; протокольные мероприятия — выставки, ярмарки, конференции, тендеры. Внутренне: информационно-поисковые и справочно-информационные системы (комплекс документов организации и классификаторы).