Электронный документооборот или пути повышения эффективности деятельности образовательных организаций министерства внутренних дел россии

Сотрудники органов внутренних дел при выполнении своих функциональных обязанностей, связанных с подготовкой и оформлением управленческих документов, давно поднимают вопрос о переходе всего документооборота в электронный вид. Необходимость подобных изменений несомненна. Электронный документооборот обладает рядом преимуществ в сравнении с обычным, осуществляемым на бумажных носителях.

Самым главным и актуальным в настоящий период, период поиска методов снижения нагрузки на бюджет, является экономия бумаги и иных расходных материалов, требующихся при подготовке бумажных вариантов документов. Учитывая объем документооборота, осуществляемого в органах внутренних дел, речь идет об огромном количестве бумаги и иных материалов.

Наряду с экономией материальных ресурсов, электронный документооборот обеспечивает эффективный поиск документов, а значит, имеется возможность оперативного исполнения, контроля и анализа работы с документами. Единое электронное хранилище позволяет руководителю своевременно узнать, сколько, какие документы находятся на исполнении; какие сроки исполнения. Сокращаются сроки направления, согласования, утверждения документов. Система электронного документооборота позволяет руководителям и лицам, осуществляющим контроль, следить за прохождением документов по всем этапам его согласования и утверждения.

Хранение документов в электронном виде позволяет более адекватно использовать пространство, исключая загромождение его лишней мебелью, предназначенной для хранения документации.

Необходимо отметить, что все технические возможности для перевода документооборота в электронный вид имеются, а именно — компьютерная техника; каналы связи, в том числе закрытые для передачи информации с ограниченным доступом; устройства для хранения информации. Нормативные акты, регламентирующие порядок осуществления документооборота в электронном виде также подготовлены и действуют в течение нескольких лет.

Инструкцией по делопроизводству в органах внутренних дел", утвержденной приказом МВД России от 20.06.2012 г. № 615 [1], предусмотрен порядок работы с электронными документами.

Согласно Инструкции электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения государственного герба Российской Федерации.

Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системах электронного документооборота.

Приказом МВД России от 4 мая 2012 года № 404 «О вводе в опытную эксплуатацию единой автоматизированной информационной системы электронного документооборота и делопроизводства» утверждён порядок опытной эксплуатации единой автоматизированной информационной системы электронного документооборота и делопроизводства в подразделениях центрального аппарата Министерства внутренних дел Российской Федерации и территориальных органах МВД России. [2].

Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется приказом МВД России от 31 мая 2011 г. № 600 «Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел Российской Федерации, с указанием сроков хранения, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов» [3], согласованным с Федеральным архивным агентством.

Учитывая имеющиеся возможности, можно говорить и об иных направлениях деятельности органов внутренних дел, где осуществляется подготовка достаточно большого количества документов. В качестве примера можно рассмотреть объемы и динамику подготовки учебно-методических материалов, создаваемых в образовательных организациях системы МВД России.

Профессорско-преподавательский состав образовательных организаций системы МВД России в соответствии с требованиями ДГСК МВД России осуществляет подготовку и переработку огромного массива учебно-методической документации, на изготовление которой расходуется большое количество бумаги, иных расходных материалов, требующих значительных материальных затрат. Учитывая изложенное выше, необходимо приложить все имеющиеся возможности для скорейшего перевода всего объема документации с бумажного в электронный вид.