Номенклатура дела. 
Классификация документов. 
Принципы документооборота

Номенклатура дел — это утвержденный систематизированный перечень (список заголовков, наименований) дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура обязательна для всех предприятий. Номенклатура дел предназначена для классификации документов в дела. Используется для учета и обеспечения сохранности дел, а также для оперативного поиска документов.

Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения.

Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного подразделения и зависит от специфики его области деятельности.

Примерная номенклатура составляется для однородных по характеру деятельности, но имеющих различную структуру организаций. Является рекомендательной. Типовая номенклатура дел отражают документы категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной.

Работа по составлению номенклатур дел координируется делопроизводственной службой. В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки.

Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются в состав дел службы делопроизводства организации. Если такая служба отсутствует, они включаются в состав дел секретаря-референта. Номенклатура составляется, как минимум, в трех экземплярах: 1 хранится в деле в службе делопроизводства, второй является рабочим в этой службе, третий передается в ведомственный архив предприятия. (4-ый может храниться в государственном архиве). Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет. Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново.

Согласованная с соответствующим учреждением государственной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года.

Разделами номенклатуры являются наименования структурных подразделений организации в порядке значимости. Каждому присваивается индекс. Внутри разделов располагаются заголовки дел и им тоже присваиваются индексы арабскими цифрами. В начале каждого раздела указываются наиболее важные документы.

Вопросы о хранении дел решаются архивистом или могут быть уточнены экспертной комиссией предприятия.