Формирование и текущее хранение дел

Основные понятия главы

ГОСТ Р 7.0.8−2013 определяет следующие понятия.

Дело — документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Электронное дело — электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел.

Признаки заведения дела — основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело.

Формирование дела — группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

Оформление дела — подготовка дела к передаче на архивное хранение.

Заголовок дела — краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела.

Внутренняя опись — документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания.

Лист-заверитель дела — документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела.

Опись дел структурного подразделения — учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.

Уничтожение документов — исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.

Комплектование архива — систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.

Критерии экспертизы ценности документов — признаки, определяющие значимость происхождения, содержания и внешних особенностей документов.

Источник комплектования (архива) — организация или гражданин, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.

Формирование и оформление дел

Единые требования к формированию и оформлению дел изложены в Государственной системе документального обеспечения управления, которая утверждена приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Эта система издана еще в советские времена, но тем не менее действует до сих пор.

Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться при организации работы по формированию, оформлению и хранению дел являются: Основные правила работы ведомственных архивов, Основные правила работы архивов организаций, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах государственной власти.

Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть определен на основании указанных нормативных актов, изложен в инструкции по делопроизводству конкретной организации (учреждения). Этой инструкцией должны руководствоваться работники организации (учреждения), ответственные за формирование и хранение дел.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства — службой ДОУ организации, при децентрализованном — как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации.

Формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости — и соответствующего государственного архива. В структурных подразделениях выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. Формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляется ведомственным архивом.

Формирование дела начинается сразу с начала года. На каждое названное дело в номенклатуре должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор. Обложка дела должна быть оформлена и содержать следующую информацию:

• • наименование организации (полное или сокращенное, если оно официально закреплено) указывается непосредственная подчиненность;
• • наименование структурного подразделения;
• • индекс дела по номенклатуре;
• • заголовок дела (переносится на обложку из номенклатуры без изменений);
• • срок хранения.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

• • помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел;
• • запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, за исключением экземпляров особо ценных документов;
• • документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
• • включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
• • группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;
• • дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1, т. 2» и т. д. Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:

• • уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;
• • приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;
• • приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т. д.), группировать в отдельные дела;
• • поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;
• • утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;
• • документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;
• • лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;

• • предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;
• • переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т. д.