Технология создания электронных справочных документов

Разработка электронных справочных документов предполагает выполнение всех стадий, этапов и видов работ, рассмотренных в параграфе 4.2 данного учебника и являющихся общими при создании электронных информационных ресурсов любого вида. Однако специфика электронных справочных документов определяет особенности их создания, которые приведены в данном параграфе. Поскольку библиотечно-информационные учреждения преимущественно самостоятельно разрабатывают различные виды электронных справочников, специфика этого процесса будет рассмотрена на примере электронных справочников.

Начальным этапом предпроектной стадии разработки электронных справочных документов является обследование предметной области, первый шаг которого заключается в анализе потребности в его создании. Потребность в создании ЭСД может быть обусловлена, например, потребностью в разработке краеведческих электронных ресурсов, отражающих уникальные объекты, характеризующих известных персон края; необходимостью решить вопросы рекламы своего библиотечно-информационного учреждения, формируемых им информационных ресурсов, а также предоставляемых информационных продуктов и услуг и др.

Одним из существенных факторов, определяющих наполнение и формы представления материала в создаваемом ЭСД, является определение состава категорий потенциальных пользователей и их информационных потребностей. Это позволит обеспечить отбор материалов, адекватных тематике запросов, оптимально организовать материал и справочный аппарат, решить вопросы иллюстрирования и т. д. Особенности запросов определяют в последующем также решения, принимаемые при разработке макрои микроструктуры ЭСД. Наличие запросов потенциальных пользователей, предполагающих поиск сведений по тематическому, географическому, видовому, языковому и т. п. признакам требует использования дополнительных способов группировки справочных статей (например, введение тематических рубрик) и разработки совокупности вспомогательных указателей.

Организация сбора исходных данных, необходимых для создания ЭСД, начинается с установления семантических и формальных границ предметной области, которые задаются путем перечисления классификационных индексов, предметных рубрик, ключевых слов или дескрипторов, отражающих ее содержание. Установление формальных границ при создании ЭСД распространяется на хронологические, географические, языковые признаки отбора исходных документов, а также их видовой состав. Полученные при выполнении данного вида работ сведения должны быть представлены в виде логико-понятийной схемы предметной области. Данная схема позволяет в дальнейшем построить ER-модель предметной области (см. параграф 4.3 данного учебника). При создании электронного справочного документа ER-модели могут быть разработаны как на ЭСД в целом, так и на его структурные элементы (прежде всего, справочные статьи). Так, разработка ER-модели электронного справочного документа в целом предполагает отражение таких его характерных свойств, как: наименование ЭСД, указание на его вид по различным основаниям деления, назначение, состав пользователей, перечень структурных элементов, формы представления информации, условия доступа. В ER-модели справочной статьи в составе биобиблиографического справочника необходимо отразить: фамилию, имя, отчество персоны, псевдоним, годы жизни, образование, направления деятельности, ученые и почетные звания, награды, перечень трудов и т. п. В дальнейшем ER-модели предметной области позволяют определить оптимальную аспектную структуру справочных статей.

Разработка концепции электронного справочного документа и технического задания на создание ЭСД осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в параграфе 4.2 учебника. Вместе с тем при составлении данных документов следует учитывать специфику ЭСД как объектов проектирования. Формулирование требований к структуре и составу электронного справочного документа базируется на определении общих и специальных требований. В качестве общих требований к электронному справочному документу принято выделять:

• • полноту отражения материала;
• • порционность, структурированность, необходимую степень детализации материала;
• • четкость, ясность и лаконичность используемой текстовой информации;
• • оптимальность объема информации, размещаемой на экране (отсутствие перегрузок экрана);
• • использование экранных форматов, максимально обеспечивающих эффективное восприятие информации;

• • максимальное использование наглядного представления информации (рисунков, схем, таблиц, графиков и т. и.);
• • адаптируемость к персональным характеристикам пользователей.

Состав перечисленных выше общих требований может быть расширен за счет специальных требований, обусловленных, с одной стороны, видом электронного документа — справочный, а с другой стороны, спецификой предметной области. Так, например, для ЭСД в качестве специальных требований могут выступать:

• • возможность быстрого нахождения информации в ЭСД по различным признакам (алфавитному, тематическому, географическому и др.);
• • наличие системы поисковой ориентации пользователя, включающей справочный аппарат, полиграфические средства выделения информации, внутренние и внешние средства навигации по ЭСД;
• • возможность перехода по гиперссылке к рекомендуемым интернет-ресурсам (при разработке электронных путеводителей по информационным ресурсам).

Формулирование требований к структуре электронного справочного документа предполагает, прежде всего, определение состава его модулей. Далее должны быть сформулированы требования к структуре и составу материалов и форм их представления в разрезе каждого модуля с учетом его назначения. При этом необходимо предусмотреть возможность представления одного типа информации с использованием различных форм. Следует помнить, что в справочных документах для представления информации широко используются таблицы, формулы, иллюстрации, которые несут значительную смысловую нагрузку, позволяя сократить текст. Выбор форм представления материала зависит, с одной стороны, от разновидности создаваемого ЭСД (биобиблиографический справочник, путеводитель и т. и.), а с другой стороны — от специфики конкретной предметной области.

Требования к обеспечивающим подсистемам электронного справочного документа должны быть рассмотрены в разрезе информационного, лингвистического, программного и технического обеспечения. Формулирование требований к информационному обеспечению должно быть направлено, прежде всего, на создание контента электронного справочного документа. Они могут распространяться на оценку объема и содержания материала с позиций назначения конкретной разновидности электронного справочного документа. Для ЭСД в качестве важнейших требований к контенту выступают: актуальность, высокая степень обобщения информации и концентрации справочного материала, четкая структурированность текста, лаконичность изложения, соответствие уровню подготовленности пользователей. Также должны быть сформулированы требования к уровню унификации материала, представленного в составе электронного справочного документа.

Разработка структуры электронного справочного документа является одним из важнейших видов работ по проектированию контента ЭСД. Структура электронного справочного документа определяется его разновидностью (биобиблиографический справочник, календарь, путеводитель и т. и.), целевым и читательским назначением.

При определении структуры электронного справочного документа следует ориентироваться на требования, предъявляемые к структуре традиционных справочных документов. Однако электронная среда дает возможность расширения состава используемых форм представления информации в ЭСД, размещения большего объема информации, обеспечения возможности установления связей между создаваемым ЭСД и другими электронными информационными ресурсами (базами данных, сайтами и т. п.), увеличения поисковых возможностей ЭСД. Все это определяет специфику структурирования и организации данных в электронных справочных документах. В частности, это проявляется в объединении структурных элементов ЭСД в отдельные модули, включении дополнительных модулей, обеспечивающих предоставление сервисов ЭСД.

Типичный для электронных справочных документов состав модулей и их компонентов отражен в таблице 27.

Таблица 27

Компоненты структуры электронных справочных документов

Выделение данных модулей обусловлено прагматическими целями — сгруппировать компоненты ЭСД в соответствии с их целевым и функциональным назначением. При наполнении данных модулей должна учитываться специфика создаваемого ЭСД. Так, наличие в структуре модуля реферативно-библиографической информации наиболее характерно для путеводителей по информационным ресурсам. В составе данного модуля размещаются сведения об информационных ресурсах, включающие: библиографическое описание ресурса, рефераты или аннотации, сведения об условиях доступа к ресурсу (шифр хранения — для ресурсов, имеющихся в фонде библиотеки; URL — для сетевых ЭИР); изображение обложки документа либо скриншот страницы интернет-ресурса. Состав этих данных может быть расширен за счет включения ключевых слов, кодов и наименований специальностей и направлений подготовки (для учебных изданий) и др. При создании биобиблиографических справочников данный модуль представлен списками трудов описываемой персоны. В справочниках библиографическая информация может приводиться в структуре справочной статьи в виде пристатейного списка литературы.

Модуль фактографической информации включает справочные статьи. Справочная статья является минимальной структурной единицей, которая описывает тот или иной объект. Необходимо учитывать то обстоятельство, что справочную статью нельзя рассматривать вне соответствующего контекста, то есть вне совокупности статей и ЭСД в целом, в противном случае она лишается связей с другими подобными ей единицами и теряет определенность, масштаб; перестают быть очевидными охват материала, объем, отбор фактов, их полнота и интерпретация. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.3−2006 «СИБИД. Издания. Основные элементы. Термины и определения», справочная статья — это структурная единица справочника, представляющая собой краткий ответ на вопрос, содержащийся в заголовке.

Информационная насыщенность справочной статьи определяется количеством использованных для описания объекта фактов без оценочных положений, средств связи структурных компонентов статьи, ссылок, цитат (если они не содержат тех же самых фактов) и т. д. Это объективный показатель справочно-информационной ценности статьи, ее полезности для потребителя, сориентированного на объективные, проверенные, устоявшиеся сведения по данному вопросу. Важно при этом иметь в виду, что «факты» понимаются в данном случае достаточно широко: это все, что имеет непосредственное отношение к объекту, его свойствам, что обладает качеством нейтральности, независимости от индивидуальноавторского подхода. Конкретный способ описания объекта характеризуется отбором фактов, типом композиции статьи, ее объемом, оценкой объекта с каких-либо сторон и т. д. Он связан со способностью статьи удовлетворить потенциальную потребность пользователя ЭСД в информации о конкретном объекте. В способе описания проявляются принципы, которые легли в основу подбора, систематизации и подачи материала, принятые в ЭСД в целом.

Вид группировки статей в электронном справочном документе в принципе не имеет значения. К числу наиболее распространенных способов доступа к справочным статьям в ЭСД относятся выбор из алфавитного ряда либо ввод наименования необходимого объекта в поисковой строке. Однако в ЭСД, кроме алфавитной, используется и группировка статей по отраслям знаний, темам или проблемам на основе локальных рубрикаторов.

Важнейшая задача справочного модуля — повысить информационный потенциал электронного справочного документа, сделать поиск информации в нем наиболее оптимальным. Библиографические списки в разных видах справочных документов выполняют разную роль, однако их основные функции — аргументирующая и рекомендательная. В особых случаях, независимо от того, приводятся ли ссылки на литературу (как на использованную или как на рекомендуемую), библиографическое обеспечение справочного документа дает возможность выйти за его пределы с тем, чтобы получить расширяющееся знание. Стремление разработчиков кумулировать разрозненную информацию по заданной предметной области, обеспечить быстрый доступ к необходимым ресурсам, расширяющим представление пользователя об отраженных в ЭСД объектах, проявляется во включении, помимо списка литературы, перечня полезных ссылок, прежде всего, на интернет-ресурсы.

Вспомогательные указатели являются обязательным элементом традиционных справочных изданий. В электронных справочных документах наличие вспомогательных указателей позволяет расширить их поисковые возможности. Виды вспомогательных указателей для конкретного ЭСД, зависят от его разновидности и тематики. Требования к вспомогательным указателям и методике их составления регламентируются ГОСТ 7.78−99 «СИБИД. Издания. Вспомогательные указатели».

Одной из особенностей как традиционных, так и электронных справочных документов является использование системы сокращений и условных обозначений. Их расшифровка может осуществляться либо с помощью контекстных подсказок, либо путем обращения по гиперссылке к списку сокращений и условных обозначений.

Включение в структуру ЭСД модуля сопроводительного материала (фотои видеоматериалов), главным образом, выполняет функцию дополнения (интерпретации) сведений, приведенных в справочных статьях. Однако он может представлять интерес для пользователя и как самостоятельный компонент электронного справочного документа.

Описанная выше структура дает возможность обеспечить целостность создаваемого электронного справочного документа, четкость и логичность представления информации, определить место различных видов материалов в структуре ЭСД, разработать разветвлённую систему навигации. Данная структура обладает достаточной гибкостью, позволяющей легко, при необходимости, включать либо исключать отдельные компоненты при создании электронных справочных документов различных видов.

В соответствии с составом работ, выполняемых на этапах логического и физического проектирования электронных справочных документов, разработчиком данного вида ЭИР должны быть приняты общесистемные, а также локальные проектные решения в разрезе обеспечивающих подсистем (информационного, лингвистического, программного, технического обеспечения).

Проектные решения по организации контента электронного справочного документа в целом отражаются в составе общесистемных проектных решений. Они должны содержать характеристику состава и описание назначения модулей ЭСД. Разработка системы гиперссылок между модулями и справочными статьями, представленными в ЭСД, предполагает установление типов логических связей между аспектами рассмотрения. Для этого необходимо выявить перечень структурных элементов унифицированной схемы справочной статьи, с которыми в обязательном порядке должны быть установлены логические связи. В справочной статье логические связи могут быть установлены между отраженными в статье фактами (идеями, достижениями и т. п.) и представленными в списке литературы источниками, более полно раскрывающими их содержание. Выявление таких логических связей позволяет повысить информационную емкость текста (с одной стороны, углубить и расширить справочную статью, а с другой стороны — сократить ее текст, устранив повторы сведений), а также разработать стратегии поиска информации в ЭСД.

Локальные проектные решения должны быть рассмотрены в разрезе информационного, лингвистического, программного и технического обеспечения. Принятие проектных решений в разрезе информационного обеспечения должно быть направлено на создание контента ЭСД. В частности, логическое проектирование в разрезе информационного обеспечения ЭСД предполагает разработку проектных решений по структуре контента в целом, наполнению его составных частей (модулей) и установление взаимосвязей между ними. В ходе логического проектирования для каждого модуля следует разработать аспектные структуры. Основой для создания логической модели ЭКД являются разработанные на предпроектной стадии ER-модели предметной области. Состав аспектов рассмотрения зависит от специфики материала, представленного в каждом конкретном модуле.

Важнейшим элементом любого ЭСД является справочная статья. Создание модели словарной статьи включает: разработку структуры справочной статьи; разработку унифицированных схем справочных статей; определение типов логических связей между объектами, обеспечивающими гипертекстовую форму реализации ЭСД. Разработка структуры справочной статьи предполагает определение состава элементов, раскрывающих содержание рассматриваемого объекта (персоны, информационного ресурса и т. п.). Результатом выполнения данной операции является перечень элементов структуры справочной статьи. Разработка унифицированных схем справочных статей преследует цель — создание статейаналогов на однотипные объекты (структурные подразделения библиотеки, деятелей науки, культуры, искусства, электронные ресурсы и др.). Статьи-аналоги могут создаваться также и на отдельные категории объектов. Характерные черты таких статей:

• • однотипное определение, чаще всего с единым родовым понятием;
• • изложение по единому плану;
• • одинаковый объем сообщаемых сведений.

Состав структурных элементов, используемых для построения справочных статей, определяется конкретной предметной областью. К числу наиболее распространенных элементов относятся такие признаки, характеризующие объект, как форма, свойства, цели, назначение или функции, место или область применения, время, способ действия, состав, особенности строения и др. Создание статей-аналогов обеспечивает сопоставимость одновидовых объектов, дает возможность выделить их отличительные признаки. В составе конкретного модуля справочного электронного документа для каждого аспекта рассмотрения должен быть определен перечень адекватных форм представления материала с учетом его специфики.

Использование того или иного стиля изложения обусловлено видом создаваемого электронного справочного документа, а также категориями его потенциальных пользователей. Преимущественно для справочных документов характерно использование научного стиля изложения. Однако при разработке ЭСД, направленных на рекламу библиотечно-информационного учреждения, его ресурсов и услуг, популяризацию знаний в определенной предметной области, может применяться публицистический стиль изложения. В целом в ЭСД стиль изложения характеризуется лаконичностью и схематичностью.

Принятые общесистемные и локальные проектные решения по обеспечивающим подсистемам ЭСД фиксируются в комплекте проектной и эксплуатационной документации (см. параграф 5.5 данного учебника).

Послепроектная стадия, прежде всего, включает подготовку материалов для электронного справочного документа и состоит из следующих этапов:

• • отбор материала;
• • анализ и переработка исходных материалов;
• • структурирование материала;
• • редактирование и экспертиза данных.

Состав источников отбора материалов для ЭСД зависит от вида и разновидности создаваемого ЭСД. Так, при создании электронного путеводителя по информационным ресурсам источниками отбора материалов являются каталоги библиотеки (традиционные и электронные), библиографические указатели, путеводители по информационным ресурсам на бумажном носителе, интернет-ресурсы и др. Отбор материалов при разработке биобиблиографического справочника осуществляется на основе анализа справочных, научных изданий, библиографических указателей, интернет-ресурсов (например, персональных сайтов, официальных сайтов учреждений, в которых работает/ работала персона) и др.

Особое место при оценке отобранных исходных материалов занимает проверка их на полноту, предполагающая систематизацию и группировку объектов, для которых создаются справочные статьи. Результатом систематизации являются иерархические структуры, характеризующие: «по горизонтали» — группы соподчиненных одновидовых, однопорядковых объектов; «по вертикали» — группы подчиненных объектов, вступающие в различные отношения иерархического подчинения типа «род — вид», «целое — часть».

Построение иерархических структур позволяет обозначить место каждого объекта в системе, установить классификационные связи, наглядно представить деление предметной области или тематического направления на части и разделы, группы и подгруппы, виды и подвиды и т. п. Кроме того, иерархическая структура дает возможность выявить перечень объектов, отсутствующих в первичном перечне справочных статей, но необходимых для обеспечения полноты электронного справочного документа. Также построенная иерархическая структура может быть использована при разработке вспомогательных указателей к ЭСД, в частности иерархического (систематического) указателя.

Другим видом анализа является распределение отобранных исходных материалов на основные и вспомогательные (пояснительные). Основной текст включает материалы, отражающие базовые положения по рассматриваемому вопросу. Пояснительные тексты дополняют основной текст и предусматривают включение различных видов сведений: описательно-информирующих, оценочно-мотивирующих, инструктирующих. Описательно-информирующие сведения обеспечивают ориентировку в предметной области за счет описания объектов, их отношений и свойств. С помощью сообщений описательного типа пользователь электронного справочного документа узнает фактический материал, получает теоретическое объяснение явлений, ориентируется в проблемных ситуациях, что позволяет пополнить его тезаурус, логико-понятийные средства, концептуальные модели. Оценочно-мотивирующие сведения способствуют ценностной ориентации, характеризуют эмоциональное, ценностное отношение к предметам и явлениям, служат для установления соответствия действий и результатов целям, нормам и установкам. Инструктирующие сведения определяют последовательность действий; носят предписывающий характер и используются для упорядочения действий пользователя. Переработанные исходные материалы в дальнейшем подлежат структурированию.

Далее должно быть проведено тестирование созданного опытного образца ЭСД, которое осуществляется в соответствии с требованиями, рассмотренными в параграфе 4.2 данного учебника. Регистрация готовых к эксплуатации электронных справочных документов, как и ЭИР в целом, осуществляется согласно порядку, рассмотренному в параграфе 2.5 учебника.

Осуществляемые в дальнейшем передача в эксплуатацию, эксплуатация, последующие актуализация и модернизация электронных справочных документов, как и других видов ЭИР, реализуются по единой схеме. Периодичность актуализации электронного справочного документа зависит от особенностей отраженной в ЭСД предметной области, обусловленных характерными для нее темпами обновления знаний.

Оценка качества электронных справочных документов осуществляется в соответствии с подходами к проведению оценки качества электронных информационных ресурсов, изложенными в параграфе 4.1 данного учебника.