Методические рекомендации по организации проверок профильных учреждений

Методика проведения ревизий и проверок учреждений и организаций образования, науки и культуры.

До начала ревизии необходимо изучить отчетные данные, ознакомиться с материалами ранее проведенных ревизий и информацией об устранении выявленных нарушений.

На основе изучения этих материалов составляется программа проведения ревизии или проверки, которая утверждается руководителем назначившим ревизию.

Если ревизия проводится группой, то руководитель ревизионной группы, ознакомившись на месте с объемом работы, составляет рабочий план проведения ревизии с указанием конкретных участков и сроков завершения проверки каждому члену ревизионной группы.

До начала ревизии проводится инструктаж, на котором уточняются задачи и особенности ревизии.

Проверка документов проводится за истекшее после предыдущей ревизии время, а при выявлении злоупотреблений за весь период работы лиц, допустивших растраты и хищения средств.

Проверка правильности планирования расходов Задача проверки — установить, не предусмотрены ли в сметах излишние ассигнования на содержание учреждений.

В ходе ревизии следует тщательно проверить правильность планирования производственных показателей по сети, штатам и контингентам. Проверка производится путем сопоставления плановых показателей с нормативными, а также с фактическим выполнением за предыдущие 2−3 года, чтобы установить, нет ли в расчетных необоснованного завышения этих показателей.

Если по смете предусмотрено расширение сети учреждения, то необходимо проверить учтены ли при этом реальные сроки ввода в эксплуатацию строящихся корпусов.

При проверке правильности планирования производственных показателей следует иметь в виду, что данные о числе классов и учащихся приводятся в смете на две даты: на 1 января и 1 сентября планируемого года.

В состав фонда заработной платы школ включаются заработная плата учителей, оплата за проверку тетрадей, заработная плата учебно-вспомогательного и административно-обслуживающего персонала, дополнительные виды оплаты и прочие виды заработной платы.

Расходы на заработную плату учителей определяются исходя из количества педагогических ставок и размера средней ставки учителя в месяц.

Фонд заработной платы учебно-вспомогательного и административно-хозяйственного персонала определяется исходя из типовых штатов, утвержденных в установленном порядке, и должностных окладов.

К видам дополнительной оплаты относятся: оплаты за руководство школой, за классное руководство, за заведование кабинетами, ведение библиотечной работы и т. д.

При проверке правильности планирования расходов на заработную плату необходимо проверить раздельно расходы по персоналу, который подлежит тарификации, и по персоналу, не подлежащему тарификации, оплачиваемому в соответствии со штатными расписаниями.

Необходимо также проверить, не предусмотрены ли в сметах расходы по заработной плате на содержание административно-хозяйственного и другого персонала, высвобождаемого на продолжительное время в связи с проведением планового капитального ремонта учебных корпусов, помещений детских дошкольных учреждений, общежитий и других зданий. Кроме того, следует установить учтена ли в смете экономия по заработной плате в связи с оплатой листков нетрудоспособности за счет средств социального страхования.

Расходы на наем транспорта по доставке продуктов питания для лечебно — профилактических, детских и других социально — культурных учреждений относятся по смете доходов и расходов учреждения на прочие транспортные расходы.

Полная материальная ответственность за прием, хранение и отпуск продуктов питания и тары возлагается на заведующего складом (кладовщика), с которым руководитель учреждения заключает типовой договор о полной материальной ответственности. За продукты питания, находящиеся в пищеблоке, полную материальную ответственность несет заведующий производством или шеф-повар, а при их отсутствии в штате — повар.

При обнаружении по одному из видов продуктов питания недостачи или излишков материально ответственное лицо обязано приостановить дальнейшую приемку. В этом случае должен быть составлен акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта служит для учета претензионного письма поставщику.

Материально ответственные лица, принимающие продукты питания, обязаны одновременно принимать и тару. Тара, поступающая на склад (кладовую), приходуется на основании тех же документов, что и продукты питания. В сопроводительных документах поставщиков отдельной строкой должно указываться наименование тары, ее количество, цена и сумма.

Учет тары на складе ведется материально ответственным лицом в книге складского учета материалов только по наименованиям и количеству.

Бухгалтерский учет поступления продуктов питания ведется в накопительной ведомости по приходу продуктов питания. Ведомость составляется по каждому материально ответственному лицу отдельно.

Записи в ведомости производятся на основании первичных учетных документов в количественном и суммовом выражении. По окончании месяца в ведомости подсчитываются итоги. Основанием для составления мемориального ордера является накопительная ведомость или свод накопительных ведомостей по приходу продуктов питания.

Продукты питания, как и прочие материальные запасы, при отпуске в производство и другом выбытии оцениваются одним из следующих методов:

по себестоимости каждой единицы;

по средней себестоимости.

Под себестоимостью материально-производственных запасов в данном случае подразумевается та стоимость, по которой ТМЗ приняты к учету. То есть, для организаций, в случае включения ими в стоимость товаров торговой наценки, себестоимостью товаров будет являться стоимость с учетом наценки.

Получение продуктов питания со склада (из кладовой) производится по «Меню-требованию на выдачу продуктов питания». В больницах, детских дошкольных учреждениях, домах инвалидов и престарелых и других учреждениях, где обеспечение продуктами питания входит в основной вид деятельности, меню-требование составляется ежедневно на основании норм раскладки продуктов питания и данных о количестве довольствующихся. В учреждениях, где имеется несколько норм суточного рациона питания, отличающихся друг от друга набором, количеством продуктов и стоимостью, меню-требование, меню-раскладка и требование составляются по каждой денежной норме отдельно.

Меню-требование с расписками лиц о выдаче и получении продуктов питания передаются в бухгалтерию в сроки, установленные графиком, но не реже трех раз в месяц.

В случае изменения количества довольствующихся по сравнению с данными на начало дня (указанными в меню-раскладке), свыше 3-х должен составляться расчет изменения потребности в продуктах питания. При увеличении потребности в продуктах питания выписывается накладная (требование) на склад (кладовую), а при уменьшении потребности в продуктах питания излишки сдаются на склад (кладовую) и оформляются той же накладной (требованием) с указанием на ней «Возврат». Продукты питания, заложенные в котел, возврату не подлежат.

Учет движения продуктов питания на складе отражается в книге складского учета. Учет расходования продуктов питания на пищеблоке ведется в меню-раскладке. Списание израсходованных продуктов питания производится после их отпуска из пищеблока.

Продажные цены готовых изделий (блюд) определяются на основе калькуляции. При учете сырья по продажным ценам в калькуляционной карточке производится расчет продажной цены готового изделия, а при учете сырья по покупным ценам необходимо, кроме того, рассчитать цену блюда по покупной стоимости.

При возврате или реализации тары разница между ценой приобретения и ценой, по которой тара реализована, относится на фактические расходы. Такой же проводкой оформляется списание боя и лома тары.

Учет движения продуктов питания и готовых блюд в буфетах ведется по покупным или продажным ценам в разрезе материально ответственных лиц. При учете движения по учетным ценам бухгалтерия проставляет продажные цены на каждое наименование товаров и готовых изделий и подсчитывает стоимость каждого наименования и общую стоимость остатка.

Реализация товаров и готовой продукции может осуществляться за наличный расчет и в безналичном порядке. Выручка от реализации товаров за наличный расчет поступает в кассу.

Учет расходов продуктов питания ведется в накопительной ведомости по расходу продуктов питания. Эта ведомость составляется по материально ответственным лицам. Записи в ней производятся на основании меню — требования на выдачу продуктов питания и других документов. По окончании месяца в ведомости подсчитываются итоги, которые служат для определения стоимости израсходованных продуктов питания. Основанием для составления мемориального ордера является накопительная ведомость или свод накопительных ведомостей по расходу продуктов питания.

В ходе проверки следует установить, правильно ли определены в смете расходы, исходя из плановых производственных показателей (число дето-дней в детских дошкольных учреждениях, детских домах в школах-интернатах и интернатах при школах) и утвержденных денежных норм расхода на питание в день.

При проверке наличия учебно-методической литературы необходимо обращать внимание на наличие неиспользованной литературы, хранящейся на складах и не используемой в учебном процессе. Это является неэффективным использованием бюджетных средств.

При проверке правильности планирования расходов на приобретение оборудования и инвентаря должна учитываться фактическое наличие инвентаря и оборудования, а также плановый контингент детей в детских дошкольных учреждениях, учащихся в школах, студентов и другие производственные показатели. К смете прилагается перечень предметов инвентаря и оборудования, подлежащих приобретению в планируемом году, с указанием их стоимости. Проверкой установить, не включались ли в перечень на приобретение предметы излишнего, ненужного инвентаря и оборудования, а также, не завышены ли цены на отдельные предметы инвентаря и оборудования.

Определение расходов на приобретение мягкого инвентаря и обмундирование производится исходя из установленных расчетных норм расхода на одного воспитанника детского дома или школы-интерната, ребенка в дошкольных учреждениях.

Проверкой следует установить соблюдались ли установленные нормы в расчетах ассигнований и не завышены ли в них цены на приобретаемый мягкий инвентарь и обмундирование. Расчет средств на приобретение мягкого инвентаря производится в пределах ассигнований по смете.

При проверке правильности планирования ассигнований на капитальный ремонт зданий и сооружений необходимо установить подкреплены ли расходы, предусмотренные в смете на эти цели по каждому учреждению, перечнем работ, подлежащих выполнению, дефектными актами, технической документацией и установленными нормами и расценками.

Особенности проведения ревизий проводимых в городских (районных) отделах образования и культуры При ревизии учреждений образования и культуры следует иметь в виду, что основную долю расходов при исполнении сметы на образование составляют расходы на выплату заработной платы педагогическому и обслуживающему персоналу. Поэтому надо внимательно проверить все вопросы, связанные с заработной платой: правильность планирования фонда заработной платы, установления ставок и окладов, начисления, выплаты и др.

Следует внимательно проверить правильно ли заложены в смету расходы по заработной плате. Для этого сопоставить утвержденный план часов на учебный год и сетку часов по каждой школе. Общее количество часов по каждой школе, в зависимости от количества класс-комплектов, предусмотренное к оплате, не должно превышать утвержденного количества часов.

При проверке сетки часов по школам необходимо установить правильность деления классов на группы на занятиях иностранного, родного языков, а также на уроках труда и физкультуры, так как при делении классов на подгруппы предусматриваются дополнительно оплачиваемые часы. Для этого следует по классным журналам, а также другим документам проверить фактическое наличие учащихся на начало учебного года.

Следует проверить также разделены ли фактически на занятиях группы или нет. Возможно, занятия проводятся совместно, а за дополнительные часы получают заработную плату незаконно.

Особенности проведения ревизий в средних специальных учебных заведениях Цель ревизии: установить, как обеспечивается в учебном заведении сохранность и правильность использования денежных средств и материальных ценностей, принимаются ли меры к устранению причин и условий, порождающих хищения и бесхозяйственность.

Вопросы ревизии:

Проанализировать за предыдущий год отчет об исполнении сметы расходов в целом и по статьям. В случае установления перерасхода или недорасхода средств по отдельным статьям выяснить причины их образования.

Проверить правильность составления сметы расходов. Своевременно ли утверждена и доведена смета до учебного заведения. Соответствуют ли утвержденные по сметам суммы ассигнований своду расходов. Не имеет ли место наличие нераспределенных ассигнований.

Обоснованность предусмотренных ассигнований по сметам расходов учреждения соответствующими расчетами. Правильность планирования ассигнований на заработную плату. Правильность определения расходов на материальное обеспечение учащихся (выплату стипендий).

Соблюдение штатной дисциплины: соответствуют ли наличный состав работников и размеры должностных окладов утвержденному штатному расписанию.

Проверить казначейские документы. Тщательно проверить все взаиморасчеты со сторонними организациями.

Проверить правильность начисления и выплаты заработной платы, обратив внимание на оплату административно-обслуживающему персоналу.

Проверить сохранность основных средств. Полноту оприходования материальных ценностей, полученных от торгующих организаций, законность их списания. Не имеются ли случаи оплаты бестоварных счетов при приобретении инвентаря и оборудования. В необходимых случаях произвести встречные проверки в торгующих и других организациях. Нет ли случаев приобретения дорогостоящего и излишнего инвентаря.

Осуществляется ли раздельный учет инвентаря, находящего на складе и в эксплуатации. Закреплен ли инвентарь за материально-ответственными лицами. Произвести выборочную инвентаризацию отдельных групп инвентаря. При обнаружении недостач материальных ценностей провести полную инвентаризацию.

Правильно ли ведется учет основных средств и других материальных ценностей по каждому материально-ответственному лицу. Своевременно и правильно ли отражаются в учетных регистрах поступления основных средств и других материальных ценностей. Своевременно и правильно ли проводятся инвентаризации и отражаются в отчетах их результаты, проведены ли соответствующие переоценки материальных ценностей. Проверить правильность распределения основных средств по учетным группам и отражение их на счетах. Как отражаются в учете недостачи и хищения, выявленные при инвентаризациях. Соответствие остатков и оборотов в учетных регистрах записям в отчетах материально-ответственных лиц.

Законность продажи основных фондов различным организациям.

Проверить правильно ли учитывается работа автотранспорта и списывается горючее.

Проверка расходования средств на капитальный ремонт. Соответствуют ли оплаченные подрядчику счета по капитальному ремонту объему фактически выполненных работ. При производстве работ хозяйственным способом проверить полноту оприходования, сохранность и законность списания строительных материалов, израсходованных на ремонтные работы, соответствие списанных материалов объему выполненных работ и нормам расхода. Контрольный замер фактически выполненных работ производится с участием специалистов.

В материалах ревизии необходимо отразить состояние бухгалтерского учета, а также принятые меры по устранению нарушений, выявленных предыдущей ревизией.

Ревизия средств от предпринимательской деятельности Платные образовательные услуги предоставляются с целью всестороннего удовлетворения образовательных потребностей граждан. Возможность их оказания должна предусматриваться уставом образовательного учреждения. Осуществляются они за счет внебюджетных средств и не могут быть оказаны взамен и в рамках основной образовательной деятельности, финансируемой из бюджета. В противном случае заработанные таким путем средства изымаются учредителем в его бюджет.

При ревизии средств от предпринимательской деятельности ревизор должен установить: правильность образования и расходования внебюджетных средств; не допускается ли нарушение порядка образования внебюджетных средств, предусмотренного Положением о внебюджетных средствах; наличие утвержденных смет по внебюджетным средствам; правильность расходования внебюджетных средств.

При ревизии необходимо проверить полноту уплаты средств за обучение и поступления средств на соответствующий счет. Правильно ли производится оплата труда педагогическому и обслуживающему персоналу. Законность производимых выплат за аренду и коммунальные услуги, приобретение инвентаря и оборудования.

Ревизия прочих хозяйств При ревизии производственных мастерских особое внимание следует обращать на проверку правильности приобретения сырья и материалов, а также их расходования и списания. Правильность утверждения норм расхода сырья и материалов и как они соблюдаются. В случае значительных отклонений расходов от утвержденных норм следует произвести контрольный запуск сырья и материалов в производство. Необходимо проверить, нет ли излишеств в оплате труда рабочих, а также случаев, когда труд воспитанников или учащихся школ, затраченный на изготовление изделий, включался в заработок рабочих. Проверить реализацию готовой продукции и поступление выручки.

При ревизии подсобного предприятия необходимо проверить соответствие его деятельности нуждам учреждения, при котором оно организовано, а также выполнение предприятием показателей производственно-финансового плана.

В подсобных предприятиях следует проверять выполнение плана реализации продукции для нужд обслуживаемого учреждения и на сторону, а также правильность применяемых цен на реализуемую продукцию.

По всем подсобным предприятиям следует проверить правильность составления отчетных калькуляций на изделия и услуги производственных (учебных) мастерских и продукцию земледелия: выполнение плана прибыли и причины, вызвавшие отклонения, а также правильность использования прибыли предприятия. Нет ли фактов перечисления бюджетных средств на покрытие расходов подсобных предприятий.