Информационное обеспечение — важнейшее условие принятия эффективного управленческого решения

Информационная система управления предприятием

Исследования показывают, что информация превратилась в важнейший фактор развития любой организации, сегодня от 50 до 90% рабочего времени менеджер тратит на обмен информацией в процессе совещаний, бесед, переговоров.

Информация представляет собой сведения, характеризующие состояние и поведение объекта и окружающей среды, отраженные в сознании человека, зафиксированное впоследствии на материальных и иных носителях. Она имеет количественные и качественные характеристики, не исчезает из употребления и может многократно использоваться, способна накапливаться, покупаться и продаваться.

Считается, что если в роли источника выступает субъект управления, то имеет место управленческая информация, которая является как предметом, так и продуктом его труда. С помощью сообщений устанавливается связь между управляющей и управляемой подсистемами. При этом следует иметь в виду, что не только субъект передает информацию своим подчиненным, но и идет обратный процесс, т. е. каждый сотрудник является источником информации и ее получателем.

В управленческой деятельности информация, как совокупность сведений, данных о процессах, протекающих внутри предприятия и в ее окружающей среде, нужна для снижения неопределенности в принятии управленческих решений, так как само управленческое решение — это сгусток информации собранной, проанализированной и переработанной менеджером.

Эффективность управления в значительной степени зависят от количества и качества информации. Руководителям и специалистам должно поступать достаточное количество информации о производстве и управлению.

Управленческая информация должна обладать следующими качествами:

• · достоверностью;
• · полнотой;
• · своевременностью
• · доступностью
• · реализуемостью.

Требование достоверности означает, что получаемая информация должна быть истинной, хорошо обоснованной, полученной их надежного источника, точной.

Полнота информации определяется ее достаточностью, подробностью, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.

Своевременность информации означает, что она должна быть получена и реализована тогда, когда это необходимо для управления.

Доступность информации характеризуется возможностью ее получения, понятностью для менеджера, соответствием принятым стандартам и обозначением.

Реализуемость информации говорит о возможности ее практического использования в действительных ситуациях.

Информация является предметом труда менеджера и основой для принятия управленческих решений.

Информация может быть представлена в двух формах:

• · вербальной;
• · невербальной.

Вербальные, т. е. языковые, речевые средства являются основными. Умение кратко, четко и понятно изложить основные мысли — важнейшее профессиональное качество менеджера и специалиста по маркетингу.

Вербальные средства должны отвечать следующим требованиям:

• — содержать необходимый материал;
• — излагать его надлежащим образом;
• — быть правильно адресованными;
• — Быть точно ориентированными по месту и времени.

В качестве невербальных средств используются жесты, изменения положения тела выступающего, особенности его внешнего вида, а также сопровождающее его выступление окружение.

Информационный процесс включает операции и отбора, обработки, хранения и передачи, восприятия и обратной связи.

В процессе поиска информации субъект управления получает сведенья об интересующем его объекте, затем происходит ее отбор выборочный или сплошной, произвольный или основывающийся на определенных критериях.

Следующем этапом информационного процесса является обработка информации, т. е. она облекается в ту форму, в которой будет доступна для понимания получателю.

Этап хранения информации может быть представлен как процесс поддержания исходной информации в виде, который может обеспечить ее выдачу по запросам в установленные сроки. На следующем этапе происходит процесс передачи информации, т. е. источник передает, а получатель принимает. Если в передаваемых сообщениях обнаружены ошибки, то организуется повторная ее передача.

После получения информации получатель ее воспринимает и осмысливает. Источник информации ждет, чтобы получатель направил сигнал, подтверждающий получение посланного сообщения, в результате между отправителем и получателем устанавливаются обратная связь.

Считается, что существует прямая зависимость между информированностью и степенью удовлетворения трудом, при которой хорошо информированные сотрудники довольны своей работой в 68 случаях из 100, а плохо информированные — только в 41.

Таким образом, одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является информация, использую и передовая ее, а также получая обратные сигналы, он организует подчиненных. Важно при этом передать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации тому, кому она предназначена.

Управленческая информация должна соответствовать следующим обязательным требованиям: достоверностью, полнотой, своевременностью, доступностью, реализуемостью.

Требование достоверности означает, что получаемая информация должна быть истинной, хорошо обоснованной, полученной из надежного источника, точной.

Полнота информации определяется ее достаточностью, подробностью, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.

Своевременность информации означает, что она должна быть получена и реализована тогда, когда это необходимо для управления.

Доступность информации характеризуется возможностью ее получения, понятностью для менеджера, соответствием принятым стандартам и обозначениям.

Реализуемость информации говорит о возможности ее практического использования в действительных ситуациях.