Учёт расчётов с подотчётными лицами
Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее трёх дней по окончании срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчёт об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчёт. При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток должен быть внесён сотрудником в кассу организации. Сотрудники организации, уполномоченные производить закупку… Читать ещё >
Учёт расчётов с подотчётными лицами (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
Денежные средства выдаются под отчёт на административно-хозяйственные расходы.
Административно-хозяйственные расходы — это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.
К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле и расходы на прочие операционные нужды.
Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации может производиться:
- -либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;
- -либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).
В соответствии с Порядком ведения кассовых операций выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам типовой межведомственной формы КО-2(Смотрите приложение «А»)или надлежаще оформленным другим документам (платёжным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и т. п.) с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.
Руководитель предприятия своим приказом должен установить размеры подотчётных сумм и сроки, на которые они выдаются.
Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее трёх дней по окончании срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчёт об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчёт. При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток должен быть внесён сотрудником в кассу организации.
Сотрудники организации, уполномоченные производить закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.
Процесс приобретения за наличный расчёт материальных ценностей (работ, услуг) у организаций-изготовителей, организаций оптовой торговли и иных организаций — юридических лиц (кроме розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров), как правило, включает в себя несколько этапов, каждый из которых оформляется соответствующим документом:
- 1.
Заключение
договоров между юридическими лицами, регламентирующих их отношения, а именно договоров купли-продажи, подряда, договоров на оказание услуг и т. п. Реализация товаров покупателю оформляется накладной (иногда накладная с подписями и печатями обеих сторон выступает в качестве договора купли-продажи). Реализация работ (услуг) оформляется актом сдачи-приёмки, составляемым в дополнение к соответствующему договору.
- 2. Внесение наличных денег по заключённому договору в кассу организации-продавца оформляется приходным кассовым ордером по межведомственной форме КО-1.(Смотрите приложение «Г») Покупателю выдаётся квитанция к приходному кассовому ордеру, которая заверяется печатью (штампом) организации-продавца.
Установлены следующие основные ограничения в отношении выдачи наличных денежных средств под отчет:
- — запрещается выдавать подотчетные суммы лицам, не являющимся работниками организации;
- — выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным под отчет суммам;
- — выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;
- — предприятие выдает наличные деньги своим сотрудникам на конкретные сроки, определяемые учетной политикой предприятия;
- — для усиления ответственности запрещается выдавать подотчетные суммы лицам, которые не указаны в качестве материально ответственных лиц (кроме командированных лиц) в соответствующем распорядительном документе;
- — не допускается передача полученных под отчет наличных денег одним работником другому.
Порядок выдачи и оформления денежных средств под отчет, а также форма авансового отчета законодательными актами Республики Казахстан в настоящее время не регламентированы. В таких случаях статья 7 «Бухгалтерская документация» Закона Республики Казахстан от 28 февраля 2007 года № 234-III «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» (далее — Закон о бухгалтерском учете) и пункт 139 НСФО № 2 дают право организациям и индивидуальным предпринимателям самостоятельно прописать в учетной политике все то, что не предусмотрено нормативно-правовыми актами (далее — НПА), основываясь на принципах законности, целесообразности, эффективности, минимизации рисков, в соответствии со своей отраслевой принадлежностью и другими особенностями деятельности. В качестве образца для разработки положений расчетов с подотчетными лицами можно использовать Инструкцию по бухгалтерскому учету в государственных учреждениях (счет 16 «Расчеты с подотчетными лицами»), утвержденную приказом директора Департамента казначейства Министерства финансов Республики Казахстан от 27 января 1998 года № 30.
Главное, чтобы в учетной политике и других внутренних документах (приказы, положения о командировках и т. д.) в расчете с подотчетными лицами было отражено:
- — сроки и размеры выдачи подотчетных сумм своим сотрудникам;
- — перечень должностей, кому выдают деньги под отчет;
- — срок сдачи в бухгалтерию отчета об израсходованных суммах (обычно не позднее 3−5 дней по истечении срока, на который они выданы или со дня возвращения подотчетных лиц из командировки);
- — срок сдачи в кассу бухгалтерии неизрасходованных сумм или возмещения организацией перерасхода согласно утвержденному авансовому отчету (обычно не позднее трех дней после сдачи авансового отчета).
Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счетах 1251 «Краткосрочная задолженность подотчетных лиц», 2151 «Долгосрочная задолженность подотчетных лиц» (используется редко). Это активно-пассивные счета, сальдо которых отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию — или наоборот.
Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 1251 «Долгосрочная задолженность подотчетных лиц» и кредиту счета 1010 «Денежные средства в кассе», 1030 «Денежные средства на текущих банковских счетах». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 1251 «Долгосрочная задолженность подотчетных лиц» в дебет счетов 1310 «Сырье и материалы», 1330 «Товары», 7210 «Административные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 1010 «Денежные средства в кассе». Аналитический учет по счету 1251 «Долгосрочная задолженность подотчетных лиц» ведется по каждой авансовой выдаче.
Основанием для заполнения журнала-ордера являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы, новые приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками (работникам) в установленные сроки, отражаются по дебету счета 1251 «Краткосрочная задолженность подотчетных лиц» и кредиту счета 3396 «Задолженность перед подотчетными лицами».
Если деньги выданы в валюте, то на момент утверждения отчета возникает либо положительная, либо отрицательная курсовая разница.
Курсовая разница — разница в стоимости товара (услуги), возникающая в связи с текущим изменением курса рубля к иностранным валютам.
Это явление возникает в учете организаций, которые осуществляют экспорт или импорт. Если товар оплачивается 100-процентным валютным авансом, то переоценка не потребуется Курсовые разницы образуются, если организация производит пересчет валютных средств, а также задолженностей которые следует погашать. Самая непростая ситуация при расчете курсовых разниц возникает, если задолженность погашается в два этапа: сначала вносится аванс, а затем после отгрузки оплачивается остаток суммы.
Таблица № 1 «Основные счета при работе с подотчётными лицами».
№. | Содержание хозяйственной операции. | Корреспонденция счетов. | |
Дебет. | Кредит. | ||
Выдача денег под отчет из кассы, на карточный счет сотрудника с расчетного счета компании. | 1010, 1030. | ||
Погашение задолженности подотчетными лицами: | |||
· на приобретение: | |||
— финансовых инвестиций. | 1120−1150. | ||
— запасов. | 1310,1330,1350. | ||
— основных средств. | |||
— биологических активов. | 2510, 2520. | ||
— прочих нематериальных активов. | |||
· расчет с поставщиками. | |||
· расходы по служебным командировкам работников, представительские расходы. | 7110, 7210, 8410. | ||
Примечание. При указании счетов учета ТМЗ или счетов затрат выделяется зачетный НДС | |||
Возврат в кассу неиспользованных подотчетных сумм. | |||
Удержание из заработной платы подотчетных сумм с согласия работника. | |||
Расходы по списанию безнадежных требований. | |||
Перенос не возмещенного на конец периода перерасхода по авансовому отчету на счет учета кредиторской задолженности. | |||
Возмещение задолженности подотчетному лицу из кассы предприятия. | 1251, 3396. |