Состояние нормативно-правовой базы делопроизводства в СССР в период 1950-1960 гг

Рассмотрим состояние нормативной базы делопроизводства к 60-ым годам. Делопроизводство действовало на основе нормативно-методической базы, разработанной еще в 20-х годах. С увеличением численности государственного аппарата, восстановлением промышленности и других отраслей народного хозяйства СССР количество документов возрастало, что не могло не требовать перемен в регламентации ДОУ. С 1943 г. действовал перечень типовых документов, в которых были установлены сроки хранения для различных категорий типовых документов. Но данный перечень не учитывал активного развития делопроизводственных документов в 50-ые гг.

Количество документов значительно увеличилось и продолжало увеличиваться с каждым годом, многие документы в различных ведомствах повторяли друг друга. Поэтому не разработанность теоретических, методологических и нормативных положений в такой области делопроизводства, как экспертиза ценности документов приводила к тому, что многие ценные документы просто терялись, а «повторяемые» документы сохранялись.

Данное состояние нормативной базы в такой области делопроизводства, как экспертиза ценности документов требовало теоретических, методических и нормативно-правовых разработок, В области унификации документов продолжала доминировать ведомственная разобщённость, так как не было единых централизованных общегосударственных стандартов в области создания документов. Все разработанные Оргстроем в 20-ые гг. проекты по унификации документов, так и остались проектами и не были внедрены в практику делопроизводства.

Унификация в делопроизводстве всегда связана со степенью централизации государственного аппарата. Централизация аппарата увеличивалась, и, это требовало создания централизованных государственных стандартов по унификации документов. Нормативно-правовая база должна была быть создана с учётом научных разработок в области документоведения, а таких разработок к концу 1959 г. не было, так как отсутствовал единый научный центр по документоведению.

Отсутствовала также учебная база по подготовке специалистов в области документоведения. В то время, как советские учреждения остро нуждались в подготовленных высококвалифицированных специалистах по делопроизводству и ДОУ.

То есть, основные положения, принятые в июне 1941 г. на Всесоюзном совещании по механизации и рационализации управленческого труда и делопроизводства нуждались в срочном воплощении в жизнь.

Но период с середины 1950;х гг. характеризовался усилением внимания партийных и правительственных органов к вопросам управления ставился вопрос о совершенствовании всего механизма управления и, соответственно, о совершенствовании делопроизводственных процессов, как базы информационного обеспечения государственного и ведомственного управления. Так, в постановлении ЦК КПСС от 25 января 1954 г. «О серьезных недостатках в работе партийного и государственного аппарата», указывалось, что в работе советского аппарата сложилась вредная бюрократическая практика, выражающаяся в том, что основное внимание и силы партийных, советских и хозяйственных кадров сосредотачиваются не на выполнении решений партии и правительства, а на составлении многочисленных директив, резолюций, справок, писем, отчетов. И уже в этом же году общегосударственная и внутриведомственная статистическая отчетность была сокращена почти в три раза, периодическая бухгалтерская отчетность предприятий — более чем в два раза. Почти в пять раз сокращена отчетность колхозов. Тем самым были созданы более благоприятные условия для руководителей и специалистов на производстве по непосредственной организаторской работе.

Рассмотрим более конкретные данные о состоянии делопроизводства в стране к началу 60-ых гг.

Состояние документации в сфере управления на тот момент можно охарактеризовать следующим образом. По данным архивной службы в стране ежегодно создавалось свыше 40 млрд. листов документов, причем это количество ежегодно возрастало.

Специалисты отмечали, что в объем информации в документной форме, на тот период, удваивался примерно в течение 8−10 лет, вместо 100 лет в начале XX века. Увеличение объема документооборота рассматривалось как явление закономерное, обусловленное спецификой В условиях протекания научно-технического прогресса и усложнением системы управления, что приводило к возрастанию межучрежденческих связей, а, следовательно, и количества обращающихся документов.

А единые общесоюзные требования к документу, к его качеству не были выработаны.

В связи с внедрением принципиально новых способов обработки документной информации, изменились и требования к качеству документа, появились новые характеристики качества, не возникавшие ранее. Основная из них — это межвидовая унификация форм и основных показателей документов и установление единых, унифицированных принципов документообразования.

Отсутствовала унификация и в нормах оформления документов. На практике применялись различные способы адресования, датирования, подписания документов, причем эти способы зачастую были нерациональны, вызывали значительные непроизводительные затраты рабочего времени специалистов.

Не были выработаны также требования к изложению содержания документов, то есть, к построению текстов. Единственной нормой в этом плане являлись стереотипные, неконкретные записи в ведомственных инструкциях по делопроизводству о необходимости излагать документы «кратко», «ясно» и т. д.

Нужно отметить, в 50-е годы продолжалась активная работа по совершенствованию классификации и индексации внутренних документов в ведомствах. Так, например, разработанная в 1953 г. Всесоюзным банком финансирования коммунального и жилищного сроительства (Цекомбанком) Типовая номенклатура дел коммунальных банков, имеющая характер классификатора. В разделах этой номенклатуры, обозначенных римскими цифрами, предусмотрены дела, в которых группируются документы коммунальных банков. Разработанные в 40-х. гг. перечни дают вполне удовлетворительные классификационные схемы, которые могут быть с успехом положены в основу классификации служебных документов не только в делопроизводстве, но и в архиве. Практическую реализацию соединения перечня и классификатора нашли в Перечне документальных материалов Президиума Верховного Совета РСФСР. В этом перечне дана десятичная система классификации документов и в то же время указаны сроки хранения материалов.

На путь сближения классификатора и перечня стала и Академия наук СССР. В вышедшем в 1955 году «Классификаторе научно-организационной и деловой документации (делопроизводства) имеется «Сводная таблица индексов классификатора и соответствующих номеров статей перечня». Классификатор, построенный на основе десятичного классификации документов Академии наук СССР, так же как и перечень документальных материалов Академии (1955г.) при помощи сводной таблицы оказались взаимосвязанными и взаимообогащающими. Этот опыт, несомненно, заслуживает внимания.

После ХХ съезда меняется внутриполитическая обстановка в стране. Актуальным становится создание единой централизованной нормативно-правовой базы, регламентирующей делопроизводственные процессы.

В 1959 г. Правительство СССР издало постановление о разработке единых общегосударственных норм в делопроизводстве на основе широкого использования современной техники. На всесоюзном совещании по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата были разработаны предложения аналогичные тем, которые были выдвинуты в июне 1941 года.

Таким образом, к началу 1960;ых гг. сложилась объективная ситуация, требующая упорядочивания делопроизводства, общесоюзной унификации процессов работы с документами, так и самих документов, введения в делопроизводственную сферу научно-обоснованного подхода.

Для осуществления такой работы были все предпосылки. В практике делопроизводства в различных ведомствах и организациях был накоплен большой опыт совершенствования делопроизводства. Научно это опыт частично обобщался в учебных курсах МГИАИ. Надо отметить, что были и специалисты в области делопроизводства, подготовленные в МГИАИ, которые могли воспринять и активно проводить в жизнь прогрессивные идеи.