Формуляр-образец и расположение реквизитов на различных видах управленческих документов

Ни одно предприятие, организация, учреждение или фирма, если они действуют на законных основаниях, не смогут обойтись без организационных документов. В начале деятельности создаются структуры предприятий, уставы, положения, регламенты, штатные расписания, инструкции и т. д. Подобные документы предназначены для решения организационных вопросов.

Устав — это свод правил, регулирующих деятельность организации, учреждений, обществ граждан, их взаимоотношения друг с другом, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Формуляр-образец УСТАВА состоит из реквизитов: (08, 10, 11,12, 14, 16, 18, 20, 22, 23,25).

Распорядительные документы играют важную роль в управлении учреждениями, предприятиями, организациями. Посредством распорядительных документов осуществляется администрирование любым предприятием. Их издание необходимо по организационным вопросам, вопросам производства, материально-технического снабжения и сбыта, финансов и кредита, труда и заработной платы и т. д. Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам. К распорядительным документам относятся: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения, протоколы. Эти документы отличаются друг от друга составом реквизитов и некоторыми особенностями текста.

Основным распорядительным документом на предприятии является приказ. Они подразделяются на два вида — приказы по основной деятельности и приказы по личному составу (кадровые приказы).

Приказ — это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основании единоначалия. Приказ предназначен для разрешения основных и оперативных задач предприятия. Они издаются только по необходимости. Текст приказа обычно состоит из констатирующей и распорядительной частей. (рис. 1.2).

В констатирующей части излагают факты, раскрывают причины и цели, послужившие основанием для приказа. Она должна быть лаконичной. Если в основу приказа положен документ государственных органов, то делается обязательная ссылка (наименование документа, автор, дата, №). Распорядительную часть обычно начинают глаголом первого лица «ПРИКАЗЫВАЮ», которое пишут прописными буквами от границы левого поля, или его заменяют глаголом в инфинитиве (организовать, поставить т. д.). Распорядительные пункты пишут с красной строки и нумеруют арабскими цифрами. Распорядительный пункт строится последовательно по схеме: исполнитель (наименование должности, Ф.И.О. или структурное подразделение, организация) — действие — срок.

Формуляр-образец ПРИКАЗА включает реквизиты: 08, 10, 11,12, 14, 18, 20, 22, 23, 24, 28.

Рисунок 1.2 Макет приказа Выписка из приказа — это копия части документа, представляющей ту часть текста, которая необходима для работы. Выписка необходима, когда документ объемен и затрагивает интересы многих должностных лиц и подразделений, т.к. при копировании расходуется большое количество бумаги, а работники загружаются ненужной им информацией. Особенность выписки заключается в том, что при наличии в приказе констатирующей части её записывают полностью, а затем извлекают тот пункт, который необходим для работы. Заверительная надпись (отделяют от текста 2−3 интервалами). При необходимости на заверительную надпись может быть проставлен оттиск печати.

Реквизиты ВЫПИСКИ ИЗ ПРИКАЗА: 08, 10, 11,12, 14, 18, 20, 22,26.

По текущим оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной деятельности руководители предприятия могут издавать распоряжения и указания. Они создаются аналогично приказам. Распорядительная часть начинается словами «Обязываю», «Считаю необходимым» или «Рекомендую». В констатирующей части используют такие устойчивые формулировки, как «в соответствии», «в связи», «в целях» и т. п. (Рис. 1.3).

Распоряжения могут быть рассчитаны на длительный срок действия или кратковременными, касающимися решения конкретного вопроса. Распоряжение, как и приказ, имеет обязательную силу для тех работников, которым оно адресовано. Распоряжение и указания оформляются на бланках формата, А 4.

Формуляр-образец распоряжения отличается от приказа только реквизитом «Наименование вида документа».

Рисунок 1.3 Макет распоряжения Большинство документов, создаваемых в учреждениях, предприятиях или организациях являются информационно-справочными. Документы этой группы самые многочисленные. Они содержат информацию о фактическом положении дел и часто служат основанием для принятия решений и издания распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные, служебные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы, жалобы, отчеты и др. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению.

Акт составляется группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий. Существует множество видов: акты инвентаризации, приемки работ, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожения документов, акты аварий и т. д. Акты не составляются произвольно, по личному волеизъявлению. Это — прерогатива временных или постоянных комиссий или должностных лиц, уполномоченных выполнять такую работу. При этом в акте ссылаются на документы (приказ, распоряжение и т. д.), подтверждающие их полномочия. Некоторые виды актов подлежат утверждению (акты списания, контрольно-ревизионные и т. д.). Они утверждаются распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта. При необходимости акт может иметь реквизит «Гриф согласования». Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. (Рис. 1.4).

В первой части указывается основание для составления акта, перечисляют лиц, составивших акт и присутствующих при этом, с указанием основной должности. Во второй части дают описание проделанной работы, фиксируют события, факты, излагают выводы, предложения. Акты ревизий, обследований, приемки изделий содержат заключения и рекомендации его составителей. Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении, должности при этом не указывают. С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. При этом проставляют отметку: «С актом ознакомлены: (подпись, дата)». Акты оформляются на общем бланке или чистом листе бумаги. Текст акта печатают через 1,5 интервала.

Формуляр-образец АКТА состоит из реквизитов: 08, 10, 11, 12, 14, 16, 18, 20, 21, 22, 23, 25, 28.

Рисунок 1.4 Макет оформления акта Протокол — это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференция и т. д. Он необходим для предания юридической силы решениям, принятым на коллегиальном мероприятии. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. (Рис. 1.5).

Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию. Постоянная информация представляется устойчивой терминологией — «Председатель», «Президиум» (если он избирается), «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные». Эти слова пишутся с большой буквы от начала левого поля. К переменной информации относятся Ф.И.О. председателя, секретаря, членов президиума, присутствующих и приглашенных. Фамилии коллегиального органа располагают в алфавитном порядке, через запятую, в строчку, через один интервал.

Формуляр-образец ПРОТОКОЛА состоит из реквизитов: 08, 10, 11,12, 14, 18, 20, 21, 22.

Рисунок 1.5 Макет оформления протокола Докладная записка-это вид внутренней переписки справочноинформационного характера, содержащей изложение какого-либо вопроса или факта. (Рис. 1.6). Помимо изложения фактов, докладная записка предполагает наличие выводов и предложений составителя. Докладная записка составляется как по инициативе автора, так и по указанию администрации. Цель докладной записки одна — побудить руководителя принять решение. Текст докладной записки состоит из двух частей: первая — изложение фактов, послуживших причиной для написания, вторая — выводы, мнения составителя, просьбы, предложения. Формы вежливого обращения и завершения («Уважаемый», «С уважением») во всех видах внутренней переписки нецелесообразны. Не стоит начинать докладную записку со слов «Довожу до Вашего сведения…». При оформлении всех видов внутренней переписки (докладная, служебная, объяснительная записки) удобнее использовать угловое расположение реквизитов, т.к. левый угол будет отведен для реквизитов автора (адресанта), а правый — для реквизитов получателя.

Формуляр-образец ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ состоит из реквизитов: 08, 10, 11,12, 14, 15, 18, 20, 21.

Служебная записка, как и докладная записка, относится к формам внутренней переписки. Направляют ее из структурных подразделений или от должностных лиц любому адресату внутри организации. Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер. Служебную записку подписывает руководитель подразделения, реже — ее составитель.

Рисунок 1.6 Макет докладной записки Формуляр-образец СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКИ состоит из тех же реквизитов, что характерны для докладной записки. Изменяется лишь наименование документа.

Текст служебной записки состоит из двух частей. В первой — излагают факты, послужившие причиной для ее написания. Во второй — излагают просьбы, делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу. От того, как будут изложены факты и причины в преамбуле, зависит восприятие просьб и предложений в заключительной части.

Рисунок 1.7 Макет служебной записки Объяснительная записка — документ, объясняющий причину нарушения трудовой дисциплины или невыполнения какого-либо поручения и т. д. Объяснительные записки личного характера работники пишут от руки. Объяснительная записка должностного лица, поясняющая невыполнение поручения, оформляется как официальный документ (по образцу докладной записки).

Формуляр-образец ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ в зависимости от назначения состоит из реквизитов: 08, 10, 11,12, 14, 15, 18, 20, 21, 28. 39.

Рисунок 1.8 Макет объяснительной записки.