Процедуры соблюдения требования по конфликту интересов

Не имея возможности перечислить все обстоятельства, которые могут привести к конфликту интересов, хочу привести несколько примеров деятельности, которые могут противоречить интересам ТШО. При наличии любых сомнений относительно фактического или потенциального конфликта интересов, по установленной процедуре сотрудники обращаются за указаниями в Группу внутреннего контроля компании ТШО.

A. Питание, представительские расходы и подарки.

Принятие подарков или иных материальных ценностей не приветствуется в компании. При соблюдении настоящего ограничения сотрудники могут принимать подарки, оплату питания, представительских расходов и прочие услуги бытового обеспечения от покупателей, поставщиков, состоящих в деловых отношениях или стремящихся вступить в деловые отношения с ТШО, и от конкурента ТШО, при условии, что получаемое находится в разумных пределах, не стоит слишком дорого, и не влияет на независимость суждения и объективность сотрудника при рассмотрении деловых и коммерческих вопросов.

Сотрудники не вправе производить оплату или обещать произвести оплату или подарить что-либо отдельному лицу или предприятию, если такая оплата или дарение подарка нарушает закон, нормативно-правовой акт или правительственное постановление, или оно осуществляется с целью оказать влияние на должностное лицо или сотрудника заказчика, поставщика, конкурента или иное лицо или предприятие, или госчиновника для того, чтобы было принято решение в пользу ТШО.

B. Откаты или запрещенные законом скидки.

Компания ТШО ни при каких обстоятельствах не допустит подстрекательства, получения или дачи взяток или предоставления незаконных скидок в какой бы то ни было форме.

C. Деятельность сотрудника за пределами Компании Особого внимания требует деятельность сотрудника за пределами Компании, которая может включать ненадлежащее или неразрешенное использование времени, оборудования или информации Компании, отвлекающее от должностных обязанностей или выполнения работы, наносящее ущерб репутации ТШО или связям с общественностью или правительством, или принципиально противоречащее интересам ТШО.

Использование информации Компании Ответственность сотрудника действовать в интересах ТШО включает надлежащее использование и защиту конфиденциальной, секретной, служебной, информации.

Секретная информация Секретная информация является исключительной собственностью ТШО и каждый сотрудник, владеющий такой информацией должен обеспечить ее защиту и принять меры безопасности. Сотрудники должны избегать ситуаций, в которых их действия могут быть истолкованы другими как использование информации ТШО для личной выгоды или выгоды других. Секретная информация, обнаруженная или подготовленная сотрудником в период работы в Компании, является собственностью ТШО и подпадает под применимое законодательство.

Сообщение о наличии конфликта интересов.

Сотрудники должны сообщать руководству обо всей фактической или потенциальной деятельности, включая деятельность, рассматриваемую в настоящих Правилах, которая вступает в конфликт с коммерческими интересами ТШО, которая оказывает отрицательное воздействие на репутацию ТШО или отношения ТШО с третьими сторонами, или которая препятствует выполнению служебных обязанностей сотрудником. См. Раздел III. A, где рассматривается механизмом сообщения о конфликте интересов ТШО.

Требования по конфликту интересов при заключении контрактов ТШО требует включения статьи о конфликте интересов во все контракты с третьими сторонами. ТШО также требует права проведения проверок третьих сторон на предмет соблюдения ими положений о конфликте интересов.

Статья о конфликте интересов должна быть стандартной статьей ТШО; любые запросы об изменении формулировки стандартной статьи о конфликте интересов или же права на проведение проверок должны направляться в Группу внутреннего контроля для предварительного утверждения.

При возникновении каких-либо сомнений в отношении реального или возможного конфликта интересов сотрудникам следует обратиться за рекомендациями к своим руководителям или же в Группу внутреннего контроля. Еще одним вариантом может быть сообщение о нарушениях или о предполагаемых нарушениях по Горячей линии.

Сотрудники заполняют форму сообщения о конфликте интересов в течение 30 дней после поступления на работу, а затем заполняют ее каждые два года, если не возникнет конфликт интересов. В этом случае сотрудник незамедлительно сообщает о конфликтной ситуации.

Группа внутреннего контроля ТШО документально отражает информацию касательно сообщения о конфликте интересов, принятые действия и рекомендации руководства, а также управляет ими. Хранение данной документации должно осуществляться таким образом, чтобы обеспечить ее своевременную выборку во время расследования или проверки соблюдения. Аудиторский Комитет ТШО ежегодно проводит анализ и утверждение данных Правил, вопросов касательно механизма сообщения о конфликте интересов, а также матрицы выявления конфликта интересов.