Описание информационной системы реинжиниринга кадровой политики ООО «Титан»

реинжиниринг управление персонал труд Основными принципами построения информационных систем управления персоналом в условиях корпоративных организаций являются следующие:

Единая стандартная база данных, содержащая всестороннюю информацию о персонале предприятия.

• 1. Исполнение в архитектуре «клиент-сервер» и в технологии распределенной обработки информации.
• 2. Построение комплексов из клиентских рабочих мест и серверного компонента (базы данных). Клиентская часть и база данных могут быть расположены на одном компьютере или разнесены в локальной сети на различные компьютеры.
• 3. Использование как однопользовательских, так и многопользовательских баз данных.

Применение однопользовательской версии возможно при небольшой численности сотрудников или при отсутствии распределенной обработки информации на предприятии.

В качестве особенностей реализации современных систем управления персоналом можно отметить следующие:

• 1. Ведение журнала регистрации действий пользователя;
• 2. Документирование базы данных;
• 3. Единое администрирование базы данных (управление доступом к базе данных; 4. Управление доступом к данным и используемым функциям);
• 5. Возможность использования большого количества показателей аналитического учета;
• 6. Использование встроенного и внешнего генератора отчетов.

Для ограничения доступа к корпоративной базе данных, ограничения выполняемых пользователями функций, сокращения рутинных операций, выполняемых системным администратором по настройке и управлению базой данных управления персоналом, служит специально создаваемая подсистема администрирования. В подсистеме автоматизируются основные операции по размещению учетных записей сервера базы данных: создание, удаление и изменение записей при входе на используемый сервер базы данных;

Специально назначаемый администратор автоматизированной системы управления персоналом распределяет права пользователей, зарегистрированных для одной или нескольких связанных между собой баз данных. Права пользователей могут быть детализированы на уровне работы с отдельным модулем комплекса, на уровне доступа к пункту меню выбранного модуля, на уровне структурного подразделения или группы подразделений.

Объекты доступа представляются в виде иерархического дерева. Допускается разрешение или запрет доступа как к объекту нижнего уровня, так и ко всей ветви в целом.

Автоматизированные задачи управления персоналом Рассмотрим наиболее общие автоматизированные задачи управления персоналом [3]:

• 1. Учет персонала (персональные данные о сотрудниках).
• 2. Подбор новых сотрудников и перемещения.
• 3. Планирование и учет использования трудовых ресурсов.
• 4. Учет подотчетных сумм и депонентов.
• 1. Накопление персональных данных о сотрудниках

Подсистема предназначена для выполнения следующих функций:

• — работы с данными о сотрудниках предприятия;
• — оформления, хранения и печати приказов по предприятию, печати выписок из приказов по любому сотруднику;
• — ведения штатных расписаний и карточек штатных единиц;
• — ведения организационной структуры предприятия;
• — подбора сотрудников на должности;
• — анализа соответствия сотрудников занимаемым должностям;
• — ведения журналов по кадровым перемещениям и изменениям штатного расписания;
• — формирования и хранения запросов для отбора сотрудников;
• — формирования отчетов, списков и статистики.

Подсистема позволяет вести справочную работу, подготавливать различные статистические данные, формировать документооборот. Конфигурация базы данных реализуется как открытая система, которая позволяет пользователю добавить любое количество таблиц и справочников, необходимых для накопления данных о сотрудниках предприятия.

Ведение данных по сотруднику осуществляется в форме кадровой карточки, которая содержит сведения о сотруднике: фамилию, имя, отчество, биографические данные, сведения о выполняемой в настоящее время работе и трудовом контракте, паспортные данные, страховой номер ПФР, семейное положение, данные воинского учета и т. п.

В журналах, создаваемых пользователями по мере необходимости, отражаются история изменений фамилии, имени, отчества, табельного номера сотрудника, его служебных перемещений и сведения о ранее предоставленных ему отпусках.

Присоединенные таблицы также создаются пользователем и связываются с кадровой карточкой, в них может вноситься информация о полученном образовании, знании иностранных языков, результатах аттестации, членах семьи сотрудника, телефонах, прежних местах работы, результатах медицинского освидетельствования и множество других данных, требуемых для учета на предприятии. Содержание присоединенной таблицы определяется пользователем по его усмотрению и может быть включено в базу данных. Например, для предоставления отчетности в государственные органы могут быть созданы таблицы с кодами ОКПДТР (Классификатор профессий, должностей и тарифных разрядов) В базе данных подсистемы регистрируются приказы о приеме сотрудника, его увольнении, перемещении, отпуске, начислении оплаты труда и др. Как правило, предусматривается возможность выбрать и просмотреть существующие приказы по периодам или типу приказа, а также выбрать все приказы, относящиеся к конкретному сотруднику. Реестр приказов распечатывается в форме списка.

Обычно печать приказа в целом или отдельной из него выписки происходит согласно настраиваемому для каждого типа приказа шаблону. Шаблон может быть произвольно откорректирован или изменен пользователем. Формирование приказа проходит несколько последовательных стадий:

¦ создание проекта приказа и его регистрацию (присвоение номера);

¦ проверку корректности составления приказа;

¦ проведение (регистрацию) приказа после его подписания.

Регистрация приказа сопровождается автоматическими изменениями в кадровой карточке сотрудника, журнале кадровых перемещений и штатном расписании. При приеме на работу осуществляется проверка соответствия сотрудника требованиям, указанным для данной штатной единицы.

По данным приказов и персональных карточек формируются выводимые на печать документы, например приказы, личные листки, списки, статистические отчеты. Печатная форма приказов формируется по настраиваемому шаблону через механизм генератора отчетов.

В подсистеме выполняется ведение закрепленного штатного расписания. Ведется список штатных единиц, детально определяются квалификационные требования, диапазон оплаты труда и должностные инструкции по каждой штатной единице. При приеме на работу в рамках штатного расписания автоматически производятся контроль вакантности штатной единицы, а также подбор и проверка соответствия сотрудника требованиям, указанным для данной штатной единицы. Ведется планирование и учет отпусков сотрудников согласно трудовым контрактам.

В рамках подсистемы проводится анализ соответствия сотрудника функциям, закрепленным за данной штатной должностью. Формируется резерв на замещение штатной единицы. Планируется закрепление сотрудников за штатными единицами в плановых штатных расписаниях. Планируется карьерный рост сотрудников. Определяются потребности в обучении сотрудников, формируются персональные планы обучения.

2. Набор и перемещение сотрудников. Профессиональный рост персонала Подсистема предназначена для работы по подбору новых сотрудников, анализа причин увольнений, анализа соответствия квалификации сотрудников предъявляемым требованиям, ротации кадров. Все назначения и перемещения выполняются в увязке со штатным расписанием. Для каждой штатной единицы формируется список сотрудников на ее замещение.

В подсистеме выполняются следующие функции:

¦ ведение справочных сведений о претендентах на вакантные должности и рабочие места;

¦ ведение архива справочных сведений по уволенным сотрудникам (данные, аналогичные кадровым карточкам);

¦ оформление приказов и записок о приеме на работу, трудовых договоров по переводу, совмещению, откомандированию, замещению должности, изменению оплаты;

¦ анализ исполнения должностных инструкций;

¦ распределение функций по должностям;

¦ хранение и обновление должностных инструкций и квалификационных требований;

¦ анализ соответствия квалификационных должностных требований и квалификаций сотрудников;

¦ формирование планов повышения квалификации сотрудников и карьерного роста;

¦ ведение журналов: принятых на работу, уволенных, претендентов на вакансии, вакансий, должностных инструкций, должностей, должностных квалификационных требований, плана переподготовки кадров;

¦ подготовка аналитических записок о соответствии квалификации сотрудников занимаемым должностям;

¦ ведение списков сотрудников для назначения на комиссию по переаттестации;

¦ подготовка отчетов по превышению штатной численности;

¦ подготовка отчетов по причинам увольнений;

¦ формирование сведений о вакантных местах и др.

3. Планирование использования трудовых ресурсов Подсистема предназначена для решения задач долгосрочного и текущего планирования, а также для контроля за использованием трудовых ресурсов на предприятии. При планировании рабочего времени с минимальной трудоемкостью описываются плановые рабочие графики любой сложности на произвольный период:

¦ недельные рабочие графики для ИТР и служащих;

¦ сменные графики любой сложности;

¦ рабочие графики стохастической природы (например, раз в месяц с плавающим рабочим днем);

¦ свободные графики, при которых отсутствует планирование рабочего времени на каждый день.

В подсистеме осуществляются функции:

¦ планирования загрузки сотрудников на календарный год;

¦ оперативного планирования работы сотрудников (составление графиков рабочего времени, загрузки рабочих мест);

¦ ведения системы тарифных ставок;

¦ ведения учета норм времени и выработки и др.

В подсистеме ведутся журналы плановых и фактических отпусков, больничных листов, использования рабочего времени, учета выполненных работ, документов о дополнительном вознаграждении за труд.

Формируются такие документы, как плановые табели работы сотрудников по заказам, проектам, изделиям, операциям с учетом утвержденного графика работы, планы очередных отпусков, командировок и других плановых отсутствий, планы выработки на одного сотрудника.

4. Учет подотчетных сумм и депонентов.

Подсистема выполняет расчет расходования фонда заработной платы и выдает рекомендации по окончанию расчетов. Данные вводятся с клавиатуры работником бухгалтерии или иным уполномоченным работнико организации.

Для реинжиниринга кадровой политики компании ООО «Титан» была разработана информационная система «Кадры 1.00».

Разработанная информационная система имеет интуитивно понятный пользовательский интерфейс, что облегчает работу конечным пользователям. Использовать данный информационный продукт может работник любой квалификации, владеющий первоначальными навыками работы с электронно-вычислительной техникой. Информационная система имеет открытый программный код, что позволяет модернизировать ее с минимальными затратами времени и финансов.

Информационный продукт разработан на языке программирования Borland Delphi 7.0. Он позволяет создавать и редактировать список работников организации с указанием основной информации о каждом работнике, производить поиск по базе работников, рассчитывать трудовые ресурсы организации и производительность труда работников, анализировать фонд заработной платы.

Использование данной информационной системы значительно облегчает работу специалистам отдела кадров.