Организация системы внутреннего контроля за поступлением материальных ценностей на предприятии

Внутренний контроль за поступлением материальных ценностей

Службе внутреннего контроля предприятия необходимо учитывать, что поступление материальных ценностей осуществляется по следующим основаниям:

• — по договорам купли-продажи, договорам поставки;
• — внесению в счет вклада в уставный капитал;
• — получению активов на безвозмездной основе.

По активам, поступающим на основе договоров поставки или купли-продажи, предприятие должна получить от поставщиков расчетные документы и сопроводительные документы, в том числе товаротранспортные накладные, счета, спецификации, сертификаты и т. д. Предприятие должно установить порядок приемки, регистрации, проверки, прохождения документов (график документооборота) по поступающим товарам. Ответственные лица должны:

• — произвести регистрацию документов в журнале учета поступающих грузов;
• — проверить соответствие данных документов по количеству, номенклатуре, ценам, срокам поставки в соответствии с договором;
• — проверить правильность показателей расчетных документов;
• — принять к оплате расчетные документы;
• — передать документы в соответствующие службы и отделы предприятия (в небольших предприятиях — в бухгалтерию) согласно графику документооборота.

Если товар получается со склада поставщика или транспортной организации, работнику выдаются необходимые документы и доверенность на получение товарно-материальных запасов (Приложение 1). В этом случае необходимо руководствоваться Методическими рекомендациями к Стандартам бухгалтерского учета 7 «О порядке выдачи доверенности на получение товарно-материальных запасов и отпуска их по доверенности» .

Доверенностью признается письменное уполномочие доверителя для представительства от его имени, выдаваемое им поверенному, согласно ст. 167 Гражданского Кодекса РК. Доверенность подписывается руководителем и главным бухгалтером и заверяется печатью. При выдаче доверенности перечень подлежащих получению товаров приводится тогда, когда в документе на отпуск не приведены наименования и количество товаров, подлежащих получению. Поверенное лицо на следующий день после каждого получения товаров, независимо от того, получены они полностью или частями, представляет в бухгалтерию документы о выполнении поручений и о сдаче товаров на склад или материально ответственному лицу. Если поверенное лицо не отчиталось об использовании доверенности по истечении срока, новые доверенности ему не выдаются. Предприятию рекомендуется определить перечень лиц, которые должны обеспечить:

• — контроль соблюдения правил оформления, выдачи и регистрации доверенностей;
• — инструктаж лиц, которым выдается доверенность о порядке представления документов о выполнении поручений;
• — контроль своевременности представления соответствующих приходных документов в пределах срока действия доверенности;
• — своевременный контроль возврата неиспользованных доверенностей.

Приемка товаров от транспортных организаций по количеству и качеству производится по правилам, действующим на транспорте, и условиям договоров купли-продажи, поставки и т. д.

Если счет поставщика был принят к оплате и оплачен, а при поступлении товаров обнаружилась их недостача по сравнению с данными сопроводительных или иных документов, обнаружены несоответствия цен, оговоренных в контракте, обнаружены арифметические ошибки, счет 3310 «Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам», 4110 «Долгосрочная задолженность поставщикам и подрядчикам» кредитуется со счетом 1280 «Прочая краткосрочная дебиторская задолженность», 2180 «Прочая долгосрочная дебиторская задолженность» .

Списание кредиторской задолженности в пределах и за счет дебиторской задолженности при наличии акта сверки отражается в учете: Дебет 3310, 4110 — Кредит 1210, 2210, 1280, 2180. Погашение кредиторской задолженности поставщикам зачетом аванса Дебет 3310, 4110 — Кредит 1610,2910.

Дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности, а также другие, нереальные к взысканию, долги списываются по каждому обязательству на основании материалов инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя предприятия и, согласно учетной политике, учитываются на счетах по учету резерва по сомнительным требованиям. Если эти суммы не учитывались в составе резервов по сомнительным требованиям, то они отражаются на счете 7210. За балансом такая задолженность отражается как списанная задолженность неплатежеспособного дебитора для наблюдения за возможностью ее взыскания.

Предприятия могут создавать резерв по сомнительным требованиям. Задолженность может быть текущей или нормальной, т. е. когда она образуется закономерно в соответствии с действующими формами и видами расчетов. Задолженность с истекшими сроками исковой давности определяется сопоставлением сроков возникновения права на иск и установленных законодательством сроков предъявления исков. Понятие «сомнительные требования» относится к дебиторской задолженности предприятий, не погашенной в срок и не обеспеченной гарантиями. Организация оценивает и признает сумму сомнительных требований (долгов) как расход в соответствии с определенным методом оценки. При этом в финансовой отчетности раскрывается дебиторская задолженность за вычетом резерва по сомнительным требованиям. В бухгалтерском учете операции по резервированию сомнительных требований рекомендовано осуществлять следующим образом:

Дебет 7440 — Кредит 1290 — создание резерва по сомнительным требованиям;

Дебет 1290 — Кредит 1210,2210,1280,2180 — списание задолженности за счет созданного резерва по сомнительным требованиям;

Дебет 7440 — Кредит 1290 — восстановление неизрасходованных сумм резервов по сомнительным требованиям (сторно).

Особенности возникновения сомнительного требования определяются гражданским законодательством, где срок исковой давности установлен в три года. В соответствии с главами 6 и 7 Гражданского Кодекса РК срок, установленный законодательством или сделкой, определяется календарной датой или указанием на событие, которое должно неизбежно наступить. Течение срока исковой давности начинается по окончании установленного срока исполнения. Существуют и иные условия возникновения обстоятельств течения срока исковой давности, в данном случае рассматривается порядок определения сроков исковой давности по контрактам, предусматривающим их исполнение на определенную дату. Предприятие в бухгалтерском балансе раскрывает дебиторскую задолженность за вычетом резерва по сомнительным требованиям. В налоговом учете суммы резерва по сомнительным требованиям на вычет не относятся.

В соответствии с главами 6 и 7 Гражданского Кодекса РК срок, установленный законодательством или сделкой, определяется календарной датой или указанием на событие, которое должно неизбежно наступить. Течение срока исковой давности начинается по окончании установленного срока исполнения. Существование сальдо по счетам 1210 «Краткосрочная дебиторская задолженность», 2110 «Долгосрочная дебиторская задолженность» обусловлено действующей системой расчетов за продукцию, товары, услуги. Так как продукция (работы, услуги) оплачивается в основном перечислением денежных средств на расчетный счет, то и возникает временной разрыв между поступлением товаров и их оплатой. В случае выплаты аванса под поставку товаров или полной предоплаты и непоставки поставщиком товаров по разным обстоятельствам применяются соответствующие меры, предусмотренные гражданским законодательством. Например, взыскание с недобросовестного поставщика сумм оплаты и неустойки, с применением ставки рефинансирования. Применение ставки рефинансирования предусмотрено Гражданским кодексом РК в части ее использования при расчетах неустойки за неправомерное пользование чужими деньгами. В статье 353 Гражданского Кодекса РК, которая, затем упоминается в других законодательных актах, отмечено, что размер неустойки исчисляется, исходя из официальной с…

Суммы кредиторской задолженности, с истекшим сроком исковой давности, списываются по каждому обязательству на основании материалов инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя предприятия и учитываются на счете 6160 «Прочие доходы от финансирования», 6280 «Прочие доходы» .