Электронная таблица — EXCEL

Электронные таблицы сегодня являются самыми популярными программами для автоматизации обработки информации в любой сфере управления. Одних только математических, логических, бухгалтерских, статистических функций, которые Excel умеет выполнять над табличными данными, — более двухсот штук.

Рабочее поле Excel представляет собой не чистый лист, а пустую таблицу, которую предстоит заполнять.

Идея автоматизации расчётов в электронных таблицах очень простая:

В таблице добавляются номера строк и буквы столбцов, таблица становится адресной, т. е. у каждой клетки есть адрес, как на шахматной доске. Значит, у любой информации таблицы есть адрес, так же, как и у фигуры на шахматной доске. Теперь в таблице можно писать формулы расчёта, используя адреса с информацией.

Когда исходные данные в адресах меняются, одновременно пересчитываются и все формулы с этими адресами.

Таким образом, надо только правильно задать формулы расчёта, и тогда достаточно ввести новые исходные данные и распечатать уже пересчитанную таблицу. Если при этом учесть, ЧТО размеры таблиц практически не ограничены, и в формулах можно использовать огромное количество функций, в том числе сложных математических функций и специальных функций EXCEL, и что работа в таблице полностью автоматизирована, то становится понятной растущая популярность этого пакета программ.

Вызов EXCEL.

EXCEL входит в состав MS OFFICE и проще всего его вызвать щелчком мыши на кнопке с его значком на панели OFFICE в верхней части экрана Рабочего Стола.

Всегда можно вызвать EXCEL из списка программ через пусковое меню:

ПУСК — Программы — Microsoft Excel Экран EXCEL.

Экран EXCEL — стандартное окно WINDOWS. Верхняя строказаголовок, затем меню, под строкой меню находятся панели инструментов с кнопками-значками для быстрого вызова основных команд. По умолчанию, так же, как и в WORDe, на экране две основные панели — стандартная и форматирование. Другие панели можно устанавливать или убирать по мере необходимости, используя для этого команду:

Вид — Панели инструментов Вызывается список панелей. Установленные панели отмечены слева галочкой. Нужная панель устанавливается или убирается щелчком мыши. Если необходимо полностью настроить панели инструментов, то следует выполнить:

Вид — Панели инструментов — Настройка В окне запроса выбираются панели инструментов для постоянного отображения на экране.

Рабочее поле окна EXCEL — таблица. Сверху и слева от таблицы расположена рамка EXCEL с заголовками столбцов и строк. Имена столбцов — буквы латинского алфавита, имена строк — номера по порядку, таким образом, у каждой клетки есть адрес, например: Al, F34,-AN15 и т. д.

Клетка, выделенная прямоугольной рамкой, называется «Активной клеткой» или «Табличным курсором» -Активная клетка перемещается клавишами-стрелками или щелчком мыши.

— указатель мыши в рабочем поле. Ноте — перемещает Активную Клетку в начало строки; Ctrl + Ноше — в начало таблицы, в клетку А1; курсор имеет форму толстенького белого крестика.

Вся таблица — книга. В этой книге по умолчанию 3 листа. Количество листов можно уменьшить или увеличить практически без ограничений (до 255 листов). Номера листов обозначены на ярлычках под таблицей. Один лист — это 255 столбцов и 65 580 строк.

Управление листами:

• — переход на другой лист — щелчок мыши на ярлычке листа;
• — задать новое имя — двойной щелчок мыши на ярлычке, задать на ярлычке новое имя с клавиатуры; (или из контекстного меню выполнить команду — Переименовать);
• — удалить лист — из контекстного меню выполнить команду — Удалить;
• — добавить новые листы — из контекстного меню выполнить команду — Вставить;

Листы можно перемещать, перетаскивая мышкой ярлычок, или копировать, перетаскивая мышкой при нажатии клавиши Ctrl. Между панелями инструментов и таблицей находится Строка Формул. Эта строка устанавливается или убирается с экрана командой: Вид — Строка Формул.

Слева в Строке формул отображается адрес Активной клетки, а справа — содержимое Активной клетки в формульном виде, если эта информация — формула. Последняя строка экрана — строка состояния.

Виды информации в EXCEL:

3 основных вида информации в EXCEL:

Текстовая — эту информацию EXCEL различает самостоятельно. Числовое значение текстовой информации 0 или ошибка.

Числовая — это числа, целые или десятичные с разделителем десятичных знаков — запятая, например, 15,72.

Числа могут быть представлены в нормализованном виде (экспоненциальная форма числа). Этот формат называют ещё инженерным или научным, и используется он для представления очень больших или очень маленьких чисел, используя для этого степень десяти (экспоненту).

Например:

• 1 200 000 000 = 1,2* 10⁹ = 1,2+ Е9
• 0,12 = 1,2*10'⁹ = 1,2-Е9

Формульная- всегда начинается с признака формулы, знака =. Без этого признака формула воспринимается как текст. Формулы могут содержать:

• — числа,
• — адресные ссылки (например: А1 + В1),
• — текстуальные константы, текст в кавычках, т. е. «текст». Используется для ввода текста в формулы.
• — функции EXCEL. Большое разнообразие функций даст возможность решения самых различных классов задач, это в свою очередь и определяет такую популярность данного пакета программ.

Вот далеко не полный перечень только классов функций: — математические;

• — статистические;
• — логические;
• — финансовые;
• — календарные и другие.

Для записи (построения) формулы используются следующие арифметические операции:

+ сложение.

• — вычитание
• * умножение

./ деление.

^ возведение в степень (например: А1³),.

% процент от числа или от адресной ссылки, используется со знаком умножения * (например: = 5%*А1);

() круглые скобки используются для изменения порядка вычислений. Стандартные правила порядка вычислений при расчёте формул EXCEL выполняет.

Если при вводе формулы допущена синтаксическая ошибка, то формула воспринимается как текст и выдаётся сообщение об ошибке. В формулах не допускаются пробелы.

Вид сообщений об ошибках:

# ИМЯ? — в адресных ссылках формулы использованы русские буквы, или неверно записано имя функции.

#ЗНАЧ? — в формуле допущена адресная ссылка на клетку с текстом или с ошибкой.

#ССЫЛКА? — адресная ссылка на ошибку.

#ДЕЛ/О! — деление на 0.

В одной клетке таблицы может быть информация только одного вида, иначе она воспринимается как текст.

Ввод информации:

Информация всегда вводится в «Активную клетку», поэтому необходимо следить за её местоположением в таблице. Перед вводом информации Активную клетку необходимо установить в нужное место.

Размер информации в одной клетке таблицы ограничен до 255 символов. Если при вводе текст превышает размер клетки, то он автоматически переходит в клетки справа по строке, если они свободны. Если клетки справа заняты, то текст на экране обрывается, но при этом он полностью остаётся в оперативной памяти по адресу клетки ввода.

Информация при вводе отображается в активной клетке и в строке формул, чтобы её сбросить в процессе ввода, нужно нажать клавишу Esc. Информация считается введённой в указанный адрес только при завершении ввода: (Enter) — стандартный способ завершения ввода. Обязательно применяется при вводе и редактировании формул. После ввода «Активная клетка» автоматически переходит на одну клетку вниз.

Клавиши-стрелки — обычно завершают ввод исходных данных. После ввода «Активная клетка» автоматически перемещается в выбранном стрелкой направлении.

Щелчок мыши — используется тоже при вводе исходных данных, когда они разбросаны по таблице. «Активная клетка» перемещается по адресу щелчка мыши.

Если перед вводом щелкнуть мышкой в строке формул, то в ней появляется символьный курсор, и информация вводится непосредственно в строку формул. При этом в строке формул появляются дополнительные кнопки, которые можно использовать для редактирования, удаления или для ввода. В этом случае «Активная клетка» при вводе никуда не перемещается.

Редактирование информации:

Информация стирается из «Активной клетки» или выделенного блока клеток клавишей Del.

Если информация вводится в занятую клетку, то новая информация заменяет старую, таким образом, нет необходимости стирать старую информацию при вводе новых исходных данных.

Если в занятую клетку информация вводится ошибочно, то клавиша Esc стирает набираемую информацию, восстанавливая старую. Для редактирования данных в клетке таблицы необходимо включить режим редактирования, который вызывается двойным щелчком мыши в клетке редактирования или клавишей F2: в клетке появляется текстовый курсор, который можно перемещать по информации в клетке и затем редактировать (удалять, вставлять или заменять символы).

Щелчок мыши в строке формул также вызывает режим редактирования информации Активной клетки, символьной курсор появляется прямо в строке формул, где и отображается процесс редактирования. Редактирование завершается клавишей Enter.

Выделение в таблице:

Практически все операции в EXCEL выполняются для выделенного блока клеток или только для «Активной клетки».

Основные приёмы выделения:

• — с клавиатуры — Shift + стрелки управления курсором;
• — мышкой — перетаскиванием по нужному блоку клеток.

Дополнительные приёмы:

• — выделение столбца — щелчок мыши на букве столбца в рамке таблицы, перетаскиванием мышки по буквам столбцов в рамке можно выделить несколько смежных столбцов;
• — выделение строки — щелчок мыши на номере строки в рамке таблицы, перетаскиванием мыши по номерам строк можно выделить несколько смежных строк в таблице;
• — выделение всей таблицы — щелчок мыши в левом верхнем углу рамки таблицы;
• — выделение таблицы пользователя — поместить «Активную клетку» в А1 и нажать клавиши Scift + Ctrl + End;
• — выделение разрывного блока клеток — EXCEL допускает выделение несмежных между собой блоков клеток, для этого выделить мышкой нужные блоки при нажатой клавише Ctrl. В выделенном блоке остаётся не закрашенной Активная клетка.

Перемещение и копирование мышкой:

• — выделить блок клеток;
• — установить указатель мыши строго на рамку блока или Активной клетки;
• — для перемещения — перетащить мышкой блок в другое место таблицы;
• — для копирования — перетащить мышкой при нажатой клавише

Ctrl. Эту клавишу отпустить после выполнения операции в последнюю очередь.

Если блок клеток перемещается или копируется в занятое место таблицы, то на экране появляется окно-предупреждение, что будет произведена замена информации. Если эта замена нежелательна, то надо отказаться от выполнения операции.

Использование некоторых функций EXCEL:

Возможности электронных таблиц значительно расширяются, если использовать функции. Все функции EXCEL можно просмотреть, если вызвать окно «Мастер функции». Это окно вызывается кнопкой fx на стандартной панели инструментов. В этом окне слева представлен список категорий (видов) функций, а справа — список функций выбранной категории. Общий вид функций, выбранной щелчком мыши, и краткая подсказка по ней отображается внизу окна. Чтобы получить подробную инструкцию по её применению надо нажать кнопку с вопросом (или кнопку СПРАВКА в EXCEL-7).

Окно «Мастер функций» можно использовать при вводе сложных или незнакомых функций, тогда в режиме «шаг за шагом» вводится сначала имя выбранной функции, а затем её аргументы.