Построение системы документооборота ООО НПП «Марганец» с использованием NauDoc

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

«ПОСТРОЕНИЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА ООО НПП „МАРГАНЕЦ“ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ NAUDOC»

Рыночная экономика позволила многим промышленным предприятиям воспринять передовые методы организации производства и ведения бизнеса.

Совершенствование системы управления предприятия в условиях информационной экономики происходит на основе информационных технологий.

Информационные технологии дают возможность рационально распоряжаться всеми видами ресурсов предприятия.

Имеющиеся ресурсы предприятия можно использовать различными способами. Поскольку ресурсы всегда ограничены, ключевым фактором успеха является принятие правильного решения о том, где и как следует их сосредоточить для достижения максимально эффекта. Именно предоставляемая информационными технологиями информация позволяет осуществить концентрацию ресурсов в нужное время и в нужном месте для решения главных, приоритетных задач предприятия.

Достижение целей организации осуществляется на основе информированности менеджеров организации о продвижении продукции и услуг на рынок, новых технологиях в условиях изменяющейся рыночной ситуации.

Быстрое изменение параметров современной внешней среды приводит к увеличению объемов и скорости информации, поэтому для успешного ведения бизнеса необходимо сокращать время принятия решения, что неизбежно приводит к увеличению в скорости передачи и переработки информации на базе применения новых информационных технологий. Анализ тенденций и закономерностей развития информационных процессов в сфере бизнеса подтверждает вывод о высоких темпах информатизации, как процессов управления, так и процессов производства товаров и услуг.

Управленческая деятельность в любой организации основана на переработке данных и подготовке выходной информации, что предполагает наличие технологии преобразования исходных данных в результативную информацию. Появление компьютерных технологий не просто изменило характер работы очень многих людей, качественно другими стали и производственные отношения, повысились квалификационные требования, расширился круг решаемых задач и выполнения обязанностей. Но суть управления осталась прежней: управлять — значит приводить к успеху других. Приводить к успеху с использованием новых, прогрессивных технологий.

Организованные в системы знания повышают профессиональную компетентность сотрудников и позволяют осуществлять деятельность предприятия более рационально, целенаправленно и экономно, а, следовательно, более эффективно.

Современное общество часто называют информационным. Бурлящий океан информации окружает человека 24 часа в сутки. Информация поступает по радио, телевидению, компьютерным сетям и по другим каналам. Индустрия информатизации как таковой, производство средств обработки информации (программного обеспечения) и производство оборудования, на котором будет работать это программное обеспечение.

В федеральной целевой программе (ФЦП) «Электронная Россия (2002;2010 годы)» говорится, что развитие и широкое применение информационных и коммуникационных технологий имеет решающее значение для повышения эффективности функционирования экономики, государственного управления и местного самоуправления. Одним из направлений использования информационных и коммуникационных технологий в деятельности органов государственной власти, организаций и предприятий является «развитие системы электронного документооборота, стандартов делопроизводства и документооборота.

Актуальность совершенствования традиционного документооборота обусловливается необходимостью повышения эффективности управленческой деятельности, ускорения движения документов в организации, уменьшения трудоемкости обработки документов.

Документооборот — это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив.

Традиционно организация документооборота является одной из основных функций офиса, связанной с движением и обработкой документов, в том числе и бумажных. Но перемещение бумаг определяют потоки информации, зафиксированной на бумажных носителях и необходимой при подготовке информации для принятия управленческих решений, а также при воздействии этих решений на производственные процессы. В результате, перемещение бумаг задает маршрут и операции всех технологических операций, т. е. организует производственные процессы и определяет выполнение предыдущих решений.

Автоматизация документооборота любой организации заключается в реализации функций комплексной автоматизации задач разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов.

Созданная на основе перспективных информационных технологий автоматизированная система документооборота NauDoc должна повысить действенность управления за счет образования единого документоориентированного информационного пространства, дающего пользователям средства эффективной совместной работы с документами в любом месте и в любое время.

Цели и задачи дипломного проекта:

Важнейшим фактом повышения эффективности деятельности предприятия в любой отрасли является улучшение управления.

Целью дипломного проекта:

· является совершенствование информационной системы документооборота ООО НПП «Марганец».

Задачи дипломного проекта:

· анализ существующей системы документооборота;

· анализ альтернативных систем документооборота;

· выбор наилучшей системы документооборота;

· построение проекта системы документооборота на основе выбранной системы.

· оценка эффективности внедрения автоматизированной системы документооборота NauDoc.

1. Предпроектное обследование предприятия

1.1 Характеристика ООО НПП «Марганец»

Компания ООО НПП «Марганец» создана в 1992 году. Данная компания располагается по адресу г. Екатеринбург, проспект Ленина 101 корпус 2, офис 305.

Отраслевая принадлежность ООО НПП «Марганец» — наука, промышленность, торговля.

Организационно-правовая форма данного предприятия — общество с ограниченной ответственностью научно-производственное предприятие. Научно — производственное предприятие учреждённое юридическим лицом общество, уставный капитал которого в соответствии с учредительными документами разделён на доли определённых размеров.

К источникам финансирования относятся частные, хозяйственные договора.

Данная компания оказывает услуги по созданию технологий получения ферросплавов из различных видов сырья, а также торговля ферросплавами.

В системе рыночных отношений ООО НПП «Марганец» занимает место посредника соединяющего продавцов сырья и заводы.

Миссией организации ООО НПП «Марганец» является разработка технологий получения ферросплавов для обеспечения общественного благополучия, сбережения природного сырья, и развития металлургической отрасли.

Целью организации в данный момент времени является выживание. Предприятие находится стадии старения жизненного цикла, за которым следует ликвидация или обновление.

За годы существования компания зарекомендовала себя, как ответственного и надёжного партнера.

1.2 Организационно-функциональная структура предприятия

Предприятие ООО НПП «Марганец» имеет линейную структуру, во главе организации находится руководитель, наделённый всеми полномочиями и сосредотачивающий в своих руках все функции управления. Его решения, передаваемые по цепочке сверху вниз, обязательны для выполнения нижестоящими звеньями.

Преимуществами данной структуры являются: единство и чёткость распоряжений, повышенная ответственность руководителя за результаты деятельности предприятия, оперативность в принятии решений, получение исполнителями согласованных между собой подразделений.

Недостатками линейной структуры являются: высокие требования к руководителю, который должен иметь обширные знания и опыт по всем управленческим функциям и видам деятельности предприятия, а также перегрузка информацией.

Имея определённое представление о себе самом и о своих возможностях, обладая определёнными намерениями в отношении организации, имея определённые намерения в отношении организации и, наконец, исходя из своих целей и текущих возможностей, индивид вступает во взаимодействие с организацией, предполагая занять в ней определённое место, выполнять определённую работу и получать определённое вознаграждение.

В структуре предприятия ООО НПП «Марганец» можно увидеть наличие последовательной взаимозависимости работ. Такая взаимозависимость появляется в организации тогда, когда одно подразделение должно закончить свою часть работы прежде, чем она поступит в другое или другие подразделения.

Поскольку в данном предприятии нет разграничений на подразделения, данная взаимозависимость распространяется на сотрудников предприятия (менеджер-бухгалтер).

Надо сказать, что помимо последовательной взаимозависимости есть ещё и групповая взаимозависимость.

Групповая взаимозависимость является самой сложной из существующих, так как состоит как бы из многих связанных взаимозависимостей. Данная взаимозависимость требуется в тех случаях, когда работа характеризуется высокой степенью неопределённости.

Наличие такой структуры в предприятии «Марганец» создаёт трудности в деятельности предприятии. Это связанно с тем, что всё происходящее в компании целиком зависит от генерального директора, его целей возможностей и способностей. Такое положение приводит к «текучке» кадров, это связанно с тем, что сотрудники не влияют на работу предприятия, решения принимает директор, и весь трудовой процесс и успешность компании зависит только от него. Генеральный директор является собственником компании. Всё это приводит к проблемам во всём коллективе.

Если что-то руководитель не решил сам, то это кроме него не сможет решить никто. Время почти не распланировано, на действительно важные проблемы его не остается. Скапливаются груды непрочитанных бумаг, которые некогда читать. Никто не знает, за что ему браться, пока директор не скажет. Отсутствуют должностные инструкции. Низкая эффективность работы — персонал минимизирует собственные усилия. Всё это привело предприятие к потере конкурентных преимуществ, и конкурентоспособности.

Управленческое решение принимает генеральный директор, так, что и работу компании предопределяет тоже он. От его трудоспособности зависит успех предприятия. А данный момент времени на предприятии не приняты решения по выходу из кризиса, не составлен стратегический план.

Генеральный директор стоит во главе предприятия, решает все управленческие вопросы. В его обязанности входит: заключение договоров с клиентами и поставщиками, разработка технологий получения ферросплавов из различных видов сырья, написание научных статей, публикаций, а также контроль над выполнением трудовых функций бухгалтера и менеджера. Директору необходимо во время предоставить бухгалтеру всю необходимую документацию для отчетов в налоговые органы, пенсионный фонд. Также в обязанности генерального директора входит работа с банковскими счетами, перевод денежных средств. При своей работе генеральный директор использует телефон, факс, персональный компьютер, а также необходимую оргтехнику. Его рабочее место-это удобный стол, оснащенный различными подставками для бумаг, полкой под телефон, а также удобной кресло. Надо сказать, что работа директора сложная, требующая высокой степени ответственности. Также велик и масштаб выполняемых задач. Результатом работы генерального директора считается полученная прибыль предприятия, успешная разработка технологии.

В данной организации у руководителя присутствует демократический стиль руководства. Наличие данного стиля руководства предполагает наличие у руководителя и подчинённого чувства доверия и взаимопонимания. Руководитель ведёт себя как один из членов группы. Каждый сотрудник может, не опасаясь свободно выражать своё мнение. Большинство проблем обсуждается коллективно. Руководитель не перекладывает ответственность за принятые решения на подчинённых. Такой руководитель не считает зазорным идти на компромисс либо отказаться от принятого решения, если подчинённый его переубедит. При осуществлении контроля он обращает особое внимание на конечный результат. Такая обстановка создаёт условия для самовыражения подчинённых, у которых развивается самостоятельность суждений. Это имеет и воспитательный характер, позволяет достигать цели с малыми затратами. Управление осуществляется без грубого нажима, с учётом способностей людей.

В обязанности менеджера входит выполнение всех поручений директора, возникающих входе трудового процесса. Работа менеджера масштабна, велико количество выполняемых им задач. Его работа не так сложна, как работа генерального директора, но она требует ответственности, и исполнительности. Менеджер должен: сортировать входящие документы (письма, договора, квитанции и т. д.), отвечать на звонки, информировать клиентов и поставщиков об изменения. Также в его обязанности входит: своевременная отправка бухгалтерских отчётов, формирование накладных, приходных и расходных ордеров, оформление командировочных удостоверений, доверенностей. По необходимости менеджер работает в сети интернет (проверяет электронную почту, занимается поиском: интересующей информации, новых партнёров, поставщиков). Таким образом, менеджер является связующим звеном генерального директора с поставщиками, клиентами, и бухгалтером. Менеджер данного предприятия отзывчивый, исполнительный, ответственный человек, ценящий разнообразие в работе, общение с людьми.

Бухгалтер в данной организации — приходящий работник. По мере необходимости приходит в организацию с целью сбора информации, для дальнейшей обработки и составления отчётов. Во время работы функционирует с менеджером, а также по мере возникновения вопросов с генеральным директором. Работа у бухгалтера сложная и требует ответственного подхода к ней. От работы бухгалтера зависит будущее и настоящее предприятия.

Функционирование в данной организации можно рассмотреть на примере составления договора:

Генеральный директор во время переговоров с заказчиками и поставщиками получает информацию о предстоящей сделке. В неструктурированном виде он передает эту информацию менеджеру, перед которым стоит задача составление и оформление договора. Поскольку менеджер не в полном объёме владеет информацией, то без присутствия генерального директора он не может сформулировать пункты договора. Не смотря на то, что у менеджера имеются заранее составленные шаблоны договоров. Каждый договор составляется индивидуально с учётом интересов всех сторон и изменений условий договора. Таким образом, процесс составления договора может затянуться по причине отсутствия директора. Такого рода задержка при составлении договора затягивает процесс купли-продажи, тем самым наносит экономический ущерб предприятию, а также имиджу предприятия. Существуют также технические условия, не позволяющие вовремя составить договор, таким условием является устаревшее оборудование. Когда договор составлен, менеджеру необходимо предоставить этот договор партнёрам, согласовать с ними все пункты, только после этого ставятся печати и договор считается заключенным. После того, как условия договора выполнены обеими сторонами, менеджер передаёт все необходимые документы бухгалтеру, для составления отчётности. Минусы такого функционирования в том, что процесс согласования затягивается.

В результате анализа работы предприятия были выявлены негативные факторы, влияющие на работу предприятия. Окружение работы не соответствует рабочей обстановке. Помещение, в котором находится предприятие, требует косметического ремонта, это позволило бы в дальнейшем повысить работоспособность коллектива. Также присутствуют факторы, снижающие работоспособность, таким фактором является телевизор и многочисленные компьютерные игры. На первый взгляд эти предметы служат небольшим отдыхом для сотрудников, но в последствии такой отдых надолго затягивает сотрудников, и мешает выполнению основных обязанностей, также формирует определённое впечатление о предприятии в целом.

Коллектив ООО НПП «Марганец» отличается взаимопомощью между работниками, каждый пытается помочь другому. От части это является проблемой, сотрудник откладывает свою работу на потом, помогая другому сотруднику.

В результате изучения структуры предприятия ООО НПП «Марганец» было выявлено то, что в данной структуре присутствуют недостатки. Генеральный директор не делегирует полномочия на сотрудников, загружая себя делами, которые вследствие этого не выполняются. Необходимо усилить взаимосвязь между сотрудниками во время трудового процесса, это позволит увеличить производительность выполняемых работ.

1.3 Информационные потоки предприятия

Предприятие можно рассматривать как информационный узел, в котором сходятся внешние входящие потоки информации и циркулируют внутренние потоки. Предприятия имеют и формируют свою собственную внутреннюю информационную среду, в которой циркулируют потоки информации. Применение современных средств обработки информации (компьютеров и программного обеспечения) позволяет значительно повысить скорость обработки постоянно возрастающих потоков информации. Однако следует указать, что главный экономический эффект применения этих средств заключается в повышении качества управления и качества основных производственных процессов, а не прямой экономии от ускорения обработки данных.

Рис. 2. Внешняя деловая среда предприятия

В качестве внешних источников информации предприятия выступают государство, информационные центры и сети, научно-исследовательские организации, поставщики материалов, конкуренты, инфраструктура рынка и т. п.

Внешняя деловая среда-это совокупность экономических, политических, иных субъектов, действующих за пределами предприятия, и отношений между ними и предприятием (рис. 2.)

Поступающая из микроокружения предприятия информация образует регулярные входящие информационные потоки, которые предприятие использует в своей ежедневной деятельности.

Внешний поток информации определяется взаимодействием предприятия с экономическими и политическими субъектами, действующими вне его. Сюда относится взаимодействие предприятия с клиентами и конкурентами, как реальными, так и потенциальными.

Внутренний поток включает в себя информацию, описывающую отношения в коллективе сотрудников, а также знания, порождаемые в производстве.

Поступающая из макроокружения предприятия информация также образует входящие информационные потоки, но периодичность их поступления, как правило связана с какими-либо изменениями во внешней деловой среде (например, изменения в действующем законодательстве или изменениями условий поставки ассортимента товаров, предлагаемых поставщиками).

Выходной информационный поток направляется предприятием во внешнюю среду и содержит информацию о своих производственных возможностях, производимом товаре (реклама), материальных, энергетических, кадровых и информационных потребностях и т. д.

Информационная система предприятия фильтрует информационный поток и выделяет информацию, необходимую (релевантную) для жизнедеятельности предприятия, преобразуя ее в удобную для принятия решений форму.

Основными задачами предприятия по формированию информационных потоков являются:

· формирование адекватных информационных ресурсов для системы управления предприятием;

· оптимизация информационных потоков путем исключения дублирования информации;

· ликвидация разрыва между внедрением информационных технологий и техники и состоянием информационных ресурсов (их формирование и использование).

Развитие информационных технологий и их аппаратно-программного обеспечения создало условия эволюционного информационного насыщения рабочих мест в офисе. Усложнение и усиление динамики функционирования хозяйствующих объектов экономики вызывают необходимость получения и обработки множества потоков информации из множества различных источников.

Все более явным становится тезис: потеря информации в организации (предприятия) — потеря эффективности и управления. Поэтому стратегическая цель, которая ставится при построении информационной системы, заключается в создании условий для объединения всех доступных предприятию потоков информации.

Документопоток — это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную среду и подразделяются:

· на внешние, входящие в систему;

· внутренние, имеющие обращение в системе и предназначенные для удовлетворения внутренних информационных потребностей;

· исходящие, связывающие данную систему с другими организациями и предприятиями.

Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения их функций управления, или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии создаётся свой документооборот.

Бумажные документы поступают из множества каналов документальной информации и продолжают сохранять свое значение, прежде всего как материальные свидетели совершенных сделок и принимаемых решений. Нормативная ценность бумажных документов — важнейший компонент правосудия. Человеку очень удобно и привычно работать с бумажными документами, поэтому вряд ли следует ожидать полного вытеснения бумажных сообщений безбумажными. Реально используются все возможные каналы передачи бумажных сообщений и их комбинаций.

Качество организации документационного обеспечения управления (ДОУ) зависит от уровня организации работы с документами обеспечения движения, поиска, хранения и использования документов, т. е. организации документооборота. Каждый документ (как созданный в организации, так и полученный из других источников) имеет свой регламент, по которому ведется работа с ним на предприятии, составляющий ее документооборот.

Документооборот — это движение документов с момента их со здания или получения до завершения исполнения, отправки адреса ту или передачи в архив, т. е. регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив.

Рассмотрим основные типы документов, используемые в работе предприятия с их характеристиками. Типов документов, используемых в работе предприятия, достаточно много (на отдельных предприятиях их число доходит до 500−600). В то же время, с точки зрения канцелярии основных видов документов бывает весьма небольшое количество, а именно всего 3 вида:

· Входящие. Это документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.

· Исходящие. Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например: запросы в сторонние организации типа «Прошу предоставить справку по интересующему вопросу … в срок до…»).

· Внутренние. Данные документы используются для организации работы предприятия. Такие, как приказы руководства предприятия, внутренние документы (правила, устав, инструкции, и т. д.), порождающие исходящие.

1.4 Описание существующей информационной системы

Управленческая деятельность в любой организации основана на переработке данных и подготовке выходной информации, что предполагает наличие технологий преобразования исходных данных в результативную информацию. Появление компьютерных технологий не просто изменило характер работы очень многих людей, качественно другими стали производственные отношения, повысились квалификационные требования, расширился круг решаемых задач и выполняемых обязанностей. Но суть управления осталась прежней: управлять — значит приводить к успеху других. Приводить к успеху с использованием новых, прогрессивных технологий.

На данный момент в ООО НПП «Марганец» отсутствует автоматизированная система регистрации документов.

Безусловно, можно работать без развитой системы управления электронными документами (СУЭД). Такой вариант присутствует на ООО НПП «Марганец» и представлен на рис. 3. В качестве среды распространения документов в данном случае используется программа Microsoft Outlook. С её помощью пересылаются файлы с документами, эта же программа используется и для пересылки необходимых образцов документов, получаемых путем сканирования, копирования первичных бумажных оригиналов.

«К сожалению, работа в подобной структуре приводит к появлению ряда проблем, связанных с организацией документооборота.

1. Отсутствие автоматизированных справочников. Ввиду того, что Microsoft Outlook применяется только для пересылки электронных версий документов, отсутствует возможность подключения каких-либо специализированных справочников, действующих в едином поле организации.

2. Регистрация документов проводиться вручную. Все необходимые сведения о документах заносятся в какие-либо таблицы или списки, не обрабатываемые автоматизированными системами.

3. Маршрутизация документов не автоматизирована. Каждый документ направляется только по маршруту, выбираемому очередным исполнителем.

Затруднено проведение контроля зав исполнением. Едва ли доступной операцией становиться автоматизированный контроль над своевременным исполнением документа, если речь идет о пересылке документа по произвольному маршруту. Напомнить о документе в данной схеме можно только дополнительным письмом, отправленным также вручную.

Модель существующей информационной системы «Как есть» представлена в приложение А.

Рис. 3. Схема работы с документами без применения СУЭД

На ООО НПП «Марганец» документы создаются при помощи следующих программных продуктов:

· Office Microsoft;

· 1С: Предприятие 7.7. Бухгалтерский учёт;

· Бизнес Пак;

· Отчёт 2002.

На предприятии используется операционная система Microsoft Windows 98, в настоящее время эта система устарела, и не совместима с новыми программными продуктами.

Передача документов осуществляется при помощи следующих программных средств:

· Internet Explorer;

· Microsoft Outlook.

Архивация документов производиться при помощи таких программ как:

· Win Zip;

· Win Rar.

Доступ к системе имеют следующие сотрудники: генеральный директор, менеджер. Система не позволяет настраивать маршруты прохождения документов, возможна только регистрация.

1.4.1 Роль и функции участников процессов документооборота

Участники процессов документооборота

Участники процессов документооборота следующие: менеджер и генеральный директор.

Менеджер:

· Производит регистрацию входящих документов, предназначенных данному предприятию;

· Доводит до руководителя предприятия входящие документы, требующие наложения резолюции;

· Регистрирует исходящие документы данного предприятия;

· Осуществляет напоминания исполнителям документов (генеральному директору, бухгалтеру), стоящих на контроле, в соответствии со списком, получаемым еженедельно предприятием.

· Производит сканирование и регистрацию входящих документов, поступивших на предприятие;

· Производит регистрацию исходящей корреспонденции за подписью генерального директора;

· Готовит текст исходящего документа во исполнение резолюции;

· Осуществляет маршрутизацию документа во время процедуры согласования и утверждения в соответствии с регламентом данных процедур;

· Осуществляет контроль исполнения резолюций по документам.

· Осуществляет подписание документов (например — главного бухгалтера, руководителей).

Генеральный директор:

· Участвует в процессе согласования исходящих и распорядительных документов;

· Участвует в процессе утверждения исходящих и распорядительных документов.

Документы поступают на предприятие следующими путями:

· Факс;

· Электронная почта;

· Курьеры;

· Почта (простые и заказные письма);

· На электронных носителях (дискета, флеш карта).

Термин «факс» (лат. fax simile — сделай подобное) означает точное воспроизведение графического оригинала (документа, рукописи, подписи). Факсимильный аппарат посредством факсимильной связи передаёт или принимает документальные факсимильные сообщения.

Полученные бумажные документы затем могут подвергаться в офисе различной обработке, например сканированию и копированию.

Копирование осуществляется в офисах с помощью так называемых ксероксов (от лат. Xerox — сухой, антипод мокрых процессов копирования фотографий) приобрело массовый характер.

Электронная почта использует электронные методы подготовки, передачи и обработки полученной корреспонденции с помощью компьютеров.

Таким образом, электронная почта представляет собой службу безбумажных почтовых отношений и фактически является системой подготовки, сбора, обработки, передачи документальных сообщений по телефонным сетям и сетям передачи данных, в которых включены компьютеры.

Прием документов от курьеров и по обычной почте осуществляется менеджером, который передает их генеральному директору для ознакомления.

Затем происходит разделение почты на следующие группы:

· Документы регистрируемые менеджером;

· Документы требующие немедленного ответа;

· Ответы на запросы заказчиков, поставщиков, отчеты.

Процесс приёма поступающих документов (входящие документы):

1. Документы, адресованные в адрес предприятия, при поступлении остаются только на бумажном носителе. Затем полученные документы сортируются и раскладываются по папкам (коммерческие предложения, договора, сертификаты, информация и т. д.). Адресованные генеральному директору документы передаются в его рассмотрение.

2. Если же файл получен в электронном виде, то он сохраняется в папке на рабочей машине сотрудника (менеджера).

3. На этом работа сотрудника (менеджера) завершена.

1.4.2. Функциональные требования

Шаблоны:

1. Система должна автоматизировать регистрацию документов и заданий;

2. Система должна обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;

3. Система должна обеспечить осуществлять мгновенный поиск информации;

4. Система должна организовать долговременное хранение документов организации;

Доступ к системе электронного документооборота и делопроизводства

1. Каждый работников предприятия при необходимости должен иметь доступ к системе электронного документооборота и делопроизводства в соответствии со своими правами.

Регистрация документов

1. Система должна позволять формировать регистрационный номер автоматически;

2. Должна быть предусмотрена возможность автоматического предупреждения при попытке регистрации одного и того же документа во второй раз. Сравнение ведется по признакам:

· Имя файла электронного образа;

· Размер файла электронного образа;

· Наименование документа;

· Исходящий номер;

· Дата регистрации как исходящего.

Поиск документов

1. Поиск должен осуществляться по всем полям шаблона;

2. Должна быть предусмотрена возможность последовательного наложения фильтров поиска.

3. По умолчанию поиск должен вестись по документам, не находящимся в архиве, однако необходимо предусмотреть возможность поиска как по архивным документам, так и по всем, имеющимся в базе (в соответствии с правами доступа пользователя).

4. Необходимо предусмотреть возможность быстрого поиска документа по регистрационном номеру в списке документов.

Маршруты прохождения документов

1. Необходимо предусмотреть визуализированный редактор настройки маршрутов прохождения документов (workflow).

2. Администратор системы электронного документооборота и делопроизводства должен иметь возможность настраивать маршруты прохождения документов без привлечения разработчика.

Существующие ограничения

1. На данный момент не все работники, участвующие в подготовке документов, имеют доступ к ИС, это объясняется отсутствием необходимости такого доступа в связи с тем, что большинство функций по делопроизводству выполняет один человек на предприятии (менеджер) — ответственный за делопроизводство. Однако создание системы электронного документооборота и делопроизводства подразумевает вовлечение в процесс всех участников. Необходимо создание нормативного документа, регламентирующего автоматизацию документооборота с помощью системы электронного документооборота и делопроизводства.

2. Генеральный директор по причине занятости не всегда сможет работать с документами в рамках системы электронного документооборота и делопроизводства. Однако эта проблема решается введением делегирования полномочий руководителя менеджеру.

2. Анализ систем документооборота

Электронный документооборот сегодня стал обычным инструментом бизнеса, позволяющим упорядочить работу с документами и наладить прохождение документов внутри частных компаний и государственных организаций.

Автоматизированные системы документационного обеспечения управления должны производить обработку больших и сверх больших объемов документов с осуществлением хранения не только структурированных данных по документам (реквизиты электронной регистрационной карточки), но и самих тел документов, подготовленных в самых разнообразных форматах текстовых процессоров различных фирм производителей.

Основные особенности электронного документооборота:

· оперативность поиска нужного документа: время поиска необходимого документа сокращается с нескольких часов до нескольких секунд; ускорение обмена информацией внутри организации:

· передача документов в электронной форме не требует физического перемещения бумаг и происходит мгновенно;

· надежный контроль за прохождением документа: система сохраняет информацию о всем жизненном цикле документа, а также пользователях, ответственных за данный документ;

· снижение рисков утраты или порчи документа: поскольку пользователи работают с электронными копиями документов, риски утраты и порчи оригинала сводятся к минимуму;

· снижение риска несанкционированного доступа к документам: надежность и безопасность хранения электронных версий документа по сравнению с бумажными аналогами позволяет осуществить надежную защиту и контролировать доступ к документам;

· отсутствие необходимости многократного копирования и распечатки: согласование и подписание всех внутренних документов организации не требует «твердых копий», что значительно снижает затраты на расходные материалы;

· резкое снижение стоимости архивного хранения электронных документов и оперативность доступа к архивной информации: при общей тенденции к повышению долговечности и надежности электронных носителей и их стремительном удешевлении происходит экономия, как за счет стоимости носителя, так и за счет площадей, занимаемых архивом;

· система напоминаний пользователям о выданных заданиях: электронный документооборот уведомляет пользователей о приближении контрольных точек, тем самым исключая «забывчивость» сотрудников;

· инструмент для оценки загрузки и эффективности работы персонала: поскольку все действия пользователей фиксируются в системе, существует возможность оценить степень загруженности каждого сотрудника и его исполнительность;

· накопление корпоративных знаний, ускоренное обучение и взаимозаменяемость сотрудников: система единого хранилища документов и заданий с функцией полнотекстового поиска позволяют оперативно выбирать документы по интересующим вопросам, при смене сотрудников необходима лишь корректировка прав доступа.

Следствиями перехода на электронный документооборот являются:

· уменьшение накладных расходов на доставку, обработку и хранение документов;

· сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников;

· снижение финансовых потерь, связанных с несвоевременным получением либо утратой документов, а также утечкой коммерческой информации;

· повышение уровня обслуживания клиентов;

· укрепление исполнительской дисциплины;

· сокращение времени адаптации новых сотрудников, что особенно важно при расширении бизнеса.

2.1 Система ЕВФРАТ-Документооборот v. 12

Система «ЕВФРАТ-Документооборот v. 12» позволяет построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации, а также содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в рамках. Система «ЕВФРАТ — Документооборот» помогает в решении следующих задач:

· повышение эффективности управления бизнес-процессами за счет улучшения исполнительской дисциплины, оптимизации контроля выполнения задач и анализа деятельности организации;

· сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников и финансовых издержек на расходные материалы;

· создание единого информационного пространства предприятия;

· обеспечение надежности учета и хранения документов;

· организация эффективной защиты информации.

«ЕВФРАТ — Документооборот» позволяет:

1. автоматизировать регистрацию документов и заданий;

2. обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;

3. осуществлять мгновенный поиск информации;

4. контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;

5. проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;

6. организовать долговременное хранение документов организации;

7. обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Для обеспечения конфиденциальности работы с документами всем сотрудникам даются права доступа в соответствии с их должностными обязанностями и статусом в организации.

В системе можно формировать пользовательские роли и указывать их вместо конкретных исполнителей, что позволяет организовать работу в режиме временного или постоянного замещения одного сотрудника другим.

Протоколирование действий пользователей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП при согласовании документов полностью исключает вероятность несанкционированного доступа.

Поиск документов возможен не только по любому из полей регистрационной карточки, но и по тексту присоединенных к карточке файлов.

Система «ЕВФРАТ — Документооборот» позволяет полностью воспроизвести и оптимизировать процессы прохождения документов и задач в организации за счет гибкого механизма проектирования маршрутов. В системе поддерживается параллельная (имеющая нескольких соисполнителей) и последовательная (исполнение заданий друг за другом) маршрутизация поручений и заданий. Удобная настраиваемая система уведомлений и напоминаний помогает руководителям оперативно отслеживать состояние работ, сотрудникам правильно организовать свою работу, и, таким образом, улучшить исполнительскую дисциплину в организации. Все основные действия по каждому поручению и заданию (начало работы, принятие к исполнению, отправка отчета, изменение сроков, создание подпоручений и подзадач, особые отметки) фиксируются в поле "Ход исполнения", что упрощает работу контролеру, позволяя ему в любой момент времени быстро определить, на каком этапе находится выполнение того или иного поручения.

В состав системы входят следующие модули:

· АРМ Пользователя-универсальное рабочее место доступа к системе;

· АРМ Администратора — средство настройки и администрирования системы;

· модуль «Графический дизайнер маршрутов» — инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации;

· модуль «Дизайнер форм» — средство настройки регистрационно-контрольных карточек;

· модуль «Менеджер журналов и отчетов» — инструмент для настройки шаблонов отчетов по деятельности организации;

· средства настройки ЭЦП и протоколирования действий пользователей;

· модуль «Почтовый клиент» — средство работы с сообщениями электронной почты.

Дополнительно в систему могут входить:

· модуль «НТТР — сервер» — средство доступа к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира;

· модуль «Архивариус» — инструмент для автоматизации процессов списания и долговременного хранения документов.

2.2 Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота Система «ДЕЛО»

Система «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) — комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Сегодня «ДЕЛО» используют более 1000 компаний, учреждений, организаций России и стран СНГ, а общее число установленных рабочих мест превышает 100 000. Шесть субъектов Федерации реализуют программы автоматизации органов власти всех уровней на базе системы «ДЕЛО».

«Сертификат Наивысшего Качества» ЦСЦР Госстандарта России, полученный системой «ДЕЛО», и многолетний опыт специалистов ЭОС гарантируют успешное внедрение системы и отсутствие проблем с ее дальнейшей эксплуатацией.

Преимущества:

Для руководителей различных уровней:

· быстрый поиск документов;

· отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

· эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций;

· сокращение сроков подготовки и согласования документов;

· удобная работа над проектами документов;

· получение сводных отчетов и журналов;

· возможность делегирования полномочий.

Для сотрудников канцелярий, секретариатов, для делопроизводителей:

· быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;

· отслеживание хода исполнения резолюций;

· удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки (РК) как документов, так и проектов (РКПД);

· журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки;

· формирование отчетности.

Достоинства системы «ДЕЛО»:

· Масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в организациях любого размера от единиц до тысяч рабочих мест.

· Обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всем нормативным требованиям, как российского делопроизводства, так и международных стандартов (ISO 15 489 «Информация и документация-Управление документами» и ISO/IEC 17 799:2000 «Информационные технологии — Практическое руководство по управлению информационной безопасностью»).

· Обеспечивает защищенный электронный документооборот с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) и специальных криптографических средств. Компания «Электронные Офисные Системы» обладает всеми необходимыми сертификатами ФСБ для использования средств защиты информации в своих продуктах.

· Предоставляет возможности массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в базу данных системы с помощью опции «Поточное сканирование».

· Поддерживает полный цикл работы с проектами документов, в том числе их маршрутизацию и версионность.

· Позволяет работать с документами как в локальной сети, так и удаленно через Интернет («ДЕЛО-WEB»).

· Имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программными средствами как компании ЭОС, так и других производителей программных продуктов.

Система «ДЕЛО» — тиражируемый «коробочный» продукт. Она без каких-либо заказных доработок решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота большинства организаций.

2.3 Автоматизированная система документооборота и бизнес — процессов (workflow) «Инталев: Документооборот 2005»

«Инталев: Документооборот 2005» — автоматизированная система документооборота и бизнес-процессов (workflow), которая интегрирована с учетной системой «1С: Предприятие 8.0».

«Инталев: Документооборот 2005» может функционировать как самостоятельно, для решения задач автоматизации документооборота и бизнес-процессов, так и взаимодействуя с учетными системами на платформе «1С: Предприятие 8.0».

Достоинства использования «Инталев: Документооборот 2005» на платформе «1С: Предприятие 8.0»:

· Отсутствие двойного ввода данных (данные из учетной системы могут сразу попадать в контур документооборота).

· Ускорение обработки информации, разделение и упорядочивание функций по вводу и обработке данных в организации.

Функционал программы позволяет:

· Формализовать и оптимизировать бизнес-процессы организации.

· Описать конкретную систему документооборота, настроив необходимые процессы и виды документов. Получить управленческие отчеты по архиву документов.

· Хранить и структурировать информацию, облегчить ее поиск.

· Автоматизировать хранение документов в виде электронного архива. (С версиями, изображениями оригиналов и т. п.)

· Автоматизировать постановку задач и передачу информации между участниками, согласно настроенных бизнес-процессов.

· Контролировать выполнение каждой задачи, процесса. Получать отчет о состоянии задачи, документа или работы.

· Использовать информацию из введенных документов в учетной системе, формировать документы (и другие объекты) в учетной системе.

· Получать оперативную и статистическую отчетность по выполнению задач в компании по различным разрезам: исполнители, функция, сроки выполнения, документы и т. п.

Эти возможности позволяют достичь следующих результатов:

· Повышение производительности труда офисных сотрудников.

· Снижение затрат на обработку данных, на обучение персонала.

· Гарантированное выполнение корпоративных регламентов и правил.

· Быстрое изменение распределения функций и схем информационных потоков в организации, автоматический запуск новых правил в действие.

· Сокращение затрат на приобретение и внедрение множества специализированных программ за счет создания единой информационной среды для любого документооборота.

Продукт не имеет отраслевой специфики и может применяться в организациях различных направлений деятельности и форм собственности. «Инталев: Документооборот 2005» содержит в себе программные настройки, отражающие организационную структуру предприятия, карту бизнес-процессов организации, распределение функций по исполнителям и схему информационных потоков компании.

Все настройки в программе выполняются визуально, используя единый механизм. Таким образом, внедрением (настройкой) могут заниматься непосредственно предметные специалисты. Как результат:

· Сокращаются сроки и риски внедрения в связи с отсутствием этапов кодирования и отладки кода.

· Снижаются затраты на сопровождение системы, поскольку автоматически можно применить все обновления, выпускаемые разработчиком.

2.4 Система электронного документооборота NauDoc

Назначение системы NauDoc — качественно улучшить процесс работы с документами руководителей и предметных специалистов всех уровней, сократить время рутинной работы с документами.

Система электронного документооборота NauDoc оптимальным образом подходит для автоматизации документооборота предприятий среднего и малого бизнеса, управляющих компаний, проектных организаций, подразделений холдинговых структур, а также для решения конкретных задач, встающих перед подразделениями больших компаний (обеспечение работы с нормативной документацией в соответствие с требованиями ISO 9001:2000, взаимодействие между сотрудниками и службой персонала и др.).

Система NauDoc отличается от других систем целым рядом преимуществ:

· полноценный web_интерфейс, обеспечивающий удаленную работу и облегчающий внедрение системы;

· отсутствие затрат на дополнительные компоненты сторонних производителей: в наших ценах указана полная стоимость всего программного обеспечения, включая сервер приложений, базу данных и пр.;

· работа на большинстве платформ: Windows, Linux/Unix, Solaris, FreeBSD;

· поставка с полным набором исходных кодов;

· значительный опыт реализованных проектов и полный спектр услуг по обучению и поддержке обеспечивают успешное внедрение и качественное сопровождение системы.

Рекомендуемая конфигурация клиентского места

· Требования к аппаратной платформе:

o Процессор: Pentium IV 1500 МГц;

o Оперативная память: 128 Мб;

o Жесткий диск: 10 Гб;

· Требования к программному обеспечению (ПО):

o операционная системы Windows 2000/XP

o Интернет-браузер Internet Explorer версии 5.5 или выше;

Преимущества системы NauDoc:

· система является лидером среди российских систем, ориентированных на автоматизацию бизнес-процессов (workflow) (по данным аналитического обзора, проведенного журналом «Компьютера» в октябре 2005 года);

· низкая стоимость приобретения и сопровождения системы по сравнению с аналогичными решениями:

o по данным справочника «Качественный анализ автоматизированных систем документационного обеспечения», изданного Гильдией управляющих документацией (август 2005 г.);

o в аналитическом отчете компании DSS Consulting за 2005 год программный продукт NauDoc назван лидером среди систем документооборота со стоимостью до $ 100 за рабочее место;

· простота установки, настройки, развертывания, обновления и поддержки;

· гибкость системы, возможность полноценной настройки под конкретные процессы организации;

· веб-интерфейс, позволяющий обеспечить безопасность данных и не требующий обновления программного и аппаратного обеспечения;