Правила оформления документов согласно ГОСТ Р6.30-2003

При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие:

• 1) их юридическую силу;
• 2) оперативное и качественное их исполнение и поиск;.
• 3) возможность автоматизированной обработки документов.

Для оформления документов рекомендуется ис­пользовать стандартные возможности текстового ре­дактора Word ror Windows (версии 6.0 и выше) с использованием шрифтов Times New Roman Суг (Arial Суг, Courier New Суг) с размером кегля 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером 12, 13, 14 через 1—2 интервала.

Обеспечение перечисленных условий не в последнюю очередь достигается путем неукоснительного соблюдения установленных требований к носителю (бланкам, листам писчей и реквизитам документа. В связи с последним замечанием обратим­ся к рассмотрению особенностей оформления управ­ленческих документов предприятия в свете требова­ний ГОСТ Р6.30−2003. Напомним, что указанный стандарт введен в действие взамен прежнего — ГОСТ Рб. 30−97 (с изм. от 2000 г.) — и унаследовал от последнего структуру (за исключением раздела 5) и ряд положений. Тем не менее ГОСТ содержит и новые требования к оформлению документов.

В частности, разделом 2 ГОСТ Р6.30−2003 установлен иной состав реквизитов документа. Их об­щее число составляет теперь 30 (а не 29, как в ГОСТ Р6.30−97), при этом один реквизит — гриф ограни­чения доступа к документу — исключен. Одновременно в состав реквизитов добавлены два новых — основной государственный регистрационный номер ОГРН (05) и идентификационный номер налогоплательщика/код постановки на учет ИНН/КПП (06).

Уточним, что вновь введенные реквизиты 05 и 06 располагаются на бланке правее или ниже реквизита 04 — код предприятия (организации) по Обще­российскому классификатору предприятий и организаций Из содержания ГОСТ Р6.30−2003 изъяты поло­жения, касающиеся регламентации отдельных во­просов оформления документов. Так, из раздела 3 исключены пункты, затрагивающие правовое регулирование подписания и датирования документов (при этом сами реквизиты сохранены в практически неизменном виде).

Наиболее существенным структурным изменением стало невключение в ГОСТ Р6.30−2003 раздела «Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации» (раздел 5 в ГОСТ Р6.30 97.). Кроме того, в текст ГОСТа не включены и положения, регламентировавшие порядок изготовления гербовых бланков.

ГОСТ Р6.30−2003 уточняет порядок оформления отдельных реквизитов. Например, в соответствии с подп. 3.11 при оформлении даты словесно-цифро­вым способом необходимо проставлять ноль для дней месяца, состоящих из одной цифры (с 1-го по 9-е число месяца.).

Подпунктом 3.21 уточнен порядок оформления отметки о приложении к распорядительному документу (последняя может теперь центрироваться относительно самой длинной строки отметки. — Незначительные уточнения внесены и в текст подп. 3.25−3.26, определяющие порядок использования оттиска печати при заверении подлинности документов и соответствия копии документа его подлиннику.

В заключение обратим внимание читателей на порядок применения требований ГОСТ Р6.30−2003. Как следует из раздела 1 документа, требования нового стандарта являются рекомендуемыми. Сказанное, однако, не означает, что теперь предприятия могут вести делопроизводство так, как им заблагорассудится, — ведь документы, оформленные с нарушением требований, установленных ГОСТом и иными нормативно-правовыми актами по вопросам ДОУ, по сути, не имеют юридической силы. Кроме небрежно или неверно оформленные Документы, несомненно, затруднят деловое общение между предприятиями-партнерами, что, в свою очередь, отрицательно скажется на результатах их деятельности.

В то же время следует подчеркнуть, что требования ГОСТ распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организацион­но-распорядительной документации, предусмотренной Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД). Таким образом, правила оформления, содержащиеся в ГОСТ 2003, в равной степени распространяются на документы и государственных, и негосударственных пред­приятий и организаций.