Особенности учета ГСМ

Хранение ГСМ осуществляется на специально оборудованных складах ГСМ, стационарных пунктах (постах) заправки, а по предприятиям, имеющих свои АЗС — на автозаправочных станциях. Выдача топлива, смазочных материалов и специальных жидкостей со складов предприятий (хранилищ) производится с измерением выданного количества топлива в литрах при предъявлении водителем путевого листа, а смазок — в единицах массы (килограммах).

Количество выданных топлива и масла записывается в ведомость учета выдачи топлива и смазочных материалов (приложение № 1 к Инструкции по ГСМ, форма № 1 Инструкции по автотранспорту). За полученные ГСМ водитель расписывается в ведомости, а о выданных ГСМ — материально-ответственное лицо в путевом листе водителя. ГСМ для использования для других производственных нужд (технического обслуживания и ремонта) выдаются со склада на основании требований или по лимитно-заборным картам (типовые межведомственные формы № М-8, М-9, М-10) при наличии на них подписей лиц, которым приказом руководителя предприятия предоставлено право разрешать отпуск ГСМ.

При выдаче водителям со склада предприятия ГСМ в аналитическом учете оформляется следующая запись: дебет счета 10, субсчета порядка «ГСМ в баках» кредит счета 10 субсчета порядка «ГСМ на складе».

Выдача талонов производится материально-ответственными лицами по требованию (на предприятиях автотранспорта — по требованию-накладной), подписанному руководителем и главным бухгалтером, под отчет специально назначенному работнику (раздатчику) для последующей передачи водителям.

На оборотной стороне выдаваемых талонов (за исключением пятилитровых) в обязательном порядке проставляется специальная печать установленного образца с указанием наименования предприятия и его местонахождения.

Раздатчик в свою очередь передает (выдает) талоны водителям, но только по предъявлению последними путевого листа, на котором диспетчером или уполномоченным на то лицом в строке «выдать горючее» записано прописью количество разрешенного к выдаче топлива по талонам согласно заданию с учетом остатка предыдущего дня работы (дней работы).

Выдача талонов производится по ведомости учета выдачи (приложение № 1 к Инструкции по ГСМ, форма № 1 Инструкции по автотранспорту), в которую записываются серии и номера выданных талонов, суммарное количество выданного топлива по талонам в натуральном выражении или суммарная стоимость топлива по талонам в стоимостном выражении. Серии и номера талонов кроме того отражаются в путевом листе водителя. Раздатчик расписывается за выданные талоны в путевом листе, а водитель — за полученные в ведомости.

На каждую марку топлива и масла ведется отдельная ведомость.

Неиспользованные талоны подлежат возврату в сроки, установленные на предприятии, а также при возвращении из длительных рейсов и командировок, при уходе в отпуск, при постановке автомобиля на техническое обслуживание или ремонт по ведомости учета возврата талонов (приложение № 3 Инструкции по ГСМ, форма № 2 Инструкции по автотранспорту).

О возвращенных талонах водитель расписывается в ведомости, а лицо, принимающее талоны — о принятом остатке в путевом листе.

На принятые просроченные или испорченные талоны составляется акт с указанием в нем причин просрочки или порчи талонов, который подписывается приемщиком и водителем. Акт утверждается руководителем предприятия и подкалывается к ведомости возврата.

При каждом возвращении водитель в разделе путевого листа «движение горючего» в графе «остаток при возвращении» обязан записать остаток топлива в баке и через разделительную черту остаток топлива в талонах (в стоимостном или натуральном выражении).

При выдаче талонов в аналитическом учете оформляется следующая запись: дебет счета 10, субсчета порядка «ГСМ в баках и талоны у водителей» кредит счета 10 субсчета порядка «ГСМ по талонам».

На каждом предприятии ведется учет топлива (натурой и в талонах) по предприятию в целом, по каждому автомобилю и по каждому водителю; а также смазочных материалов, специальных жидкостей, фильтрующих материалов по предприятию в целом.

Учет ГСМ в местах хранения осуществляется материально-ответственными лицами на карточках складского учета (типовая форма № М-17) или в книгах, содержащих реквизиты, указываемые в карточках учета (например, — книга учета топлива, смазочных материалов и талонов форма приложение № 4 к Инструкции по ГСМ, форма № 3 Инструкции по автотранспорту).

В карточки на основании оформленных в установленном порядке первичных документов заносятся данные по приходу и отпуску ГСМ, талонов на ГСМ (в литрах) и выводятся количественные остатки после каждой записи или после записи последней операции дня.

Складской, а также бухгалтерский учет ГСМ в натуральном выражении на складах, в кладовых ведется в единицах массы.

ГСМ, находящиеся в других местах хранения (в пунктах заправки, на производственных участках и т. п.) учитываются в тех единицах, по которым они отпущены. При этом если в другие места хранения ГСМ отпускаются в литрах (бензин, дизельное топливо), то с лицевого счета склада ГСМ списываются исходя из оценки за килограмм, а на лицевые счета материально-ответственных лиц или водителей приходуются в литрах с соответствующей оценкой их стоимости.

Данные ведомостей и лимитно-заборных карт об отпуске нефтепродуктов (в том числе талонами) отражаются в карточках М-17 по мере их закрытия, включая операции последних дней отчетного месяца, в соответствующих единицах измерения. При этом пересчет количества ГСМ, отпущенных со склада, из литров в килограммы производится исходя из средней плотности соответствующего вида ГСМ за отчетный месяц по складу.

На основании документов, по которым на предприятии производились прием и выдача топлива и смазочных материалов: счетов-накладных, актов, требований, ведомостей учета выдачи топлива и смазочных материалов, ведомостей учета возврата талонов и других документов, материально-ответственным лицом составляется отчет о движении ГСМ (на автотранспортных предприятиях — сменный (суточный) отчет о движении топлива и смазочных материалов) (формы — приложение № 5 к Инструкции по ГСМ, форма № 4 Инструкции по автотранспорту).

Отчеты вместе с документами по приходу и расходу по окончании рабочего дня (дежурства) передаются в бухгалтерию и служат основанием для последующего отражения движения топлива и смазочных материалов и расчетов с поставщиками.

После обработки путевых листов на основании записей в них и после сверки их с ведомостями учета выдачи и возврата топлива (талонов) заполняется месячная карточка учета расхода топлива, ведущаяся на каждый автомобиль по форме приложения № 6 к Инструкции по ГСМ, форме № 5 Инструкции по автотранспорту).

Работник отдела (группы) топливно-энергетических ресурсов, ведущий учет, записывает в карточку учета расхода топлива автомобилем пересчитанные фактические и нормативные расходы и выводит результат.

Карточки учета за текущий месяц хранятся в отдельной папке по порядку номеров автомобилей, а по истечении месяца карточки вкладываются в папки, заводимые на каждый автомобиль и хранятся в них.

На основании данных карточек учета расхода топлива ведутся лицевые карточки водителей по форме приложения № 7 к Инструкции по ГСМ или форме № 6 Инструкции по автотранспорту).

Учет расходования горюче-смазочных материалов, специальных жидкостей, смазочных материалов на техническое обслуживание и ремонт подвижного состава и технологического оборудования производится начальником производства (мастерских) и ведется помесячно по ведомости (форма ведомости приведена в приложении № 8 к Инструкции по ГСМ, на автотранспортных предприятиях ведомость ведется по форме карточки приложения № 1 к Инструкции по автотранспорту) на каждую марку топлива и смазочных материалов.

Заполненные ведомости подписываются начальником производства и после проверки отделом (группой) топливно-энергетических ресурсов, утверждаются руководством предприятия и передаются вместе с приложенными к ним приходно-расходными документами в бухгалтерию предприятия.

Учет талонов осуществляется в книге движения талонов по форме № 6-нп в количественном выражении по маркам и купюрам (приложение № 9 к Инструкции по ГСМ).

Основанием для отражения в бухгалтерском учете операций по движению топлива по талонам служит составляемый материально-ответственным лицом отчет о движении талонов по форме № 7-нп (приложение № 10 к Инструкции по ГСМ), а также отчеты о движении нефтепродуктов по форме приложения № 5 к Инструкции по ГСМ (форма № 4 Инструкции по автотранспорту).

Списание израсходованных ГСМ на затраты производства оформляется соответствующими первичными учетными документами (в частности, путевыми листами). В соответствии с пунктом 7.9. Инструкции по учету ГСМ являются накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе топлива. Указанные ведомости принимаются к учету после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомостях работником предприятия, ведущим оперативный учет топлива, делается соответствующая отметка.

Списание ГСМ, использованных для профилактики или ремонтных работ производится на основании лимитно-заборных карт, накладных на отпуск, актов на проведение работ.

Стоимость израсходованных ГСМ отражается в бухгалтерском учете следующими записями по счетам учета:

дебет счета 20 «Основное производство» кредит счета 10 — стоимость ГСМ, отнесенных на затраты основного производства, а именно производства, продукция (работы, услуги) которого явились целью создания организации;

дебет счета 23 «Вспомогательные производства» кредит счета 10 — стоимость ГСМ, отнесенных на затраты вспомогательного производства, а именно производства, которое является вспомогательным (подсобным) для основного производства организации (подразделения по обеспечению основного производства электроэнергией, паром, газом, воздухом; транспортное обслуживание, ремонт основных средств; изготовление инструментов, штампов, запасных частей, строительных деталей, конструкций или обогащение строительных материалов; возведение (временных) нетитульных сооружений; лесозаготовки; лесопиление и т. п.);

дебет счета 25 «Общепроизводственные расходы» кредит счета 10 — стоимость ГСМ, отнесенных на расходы по обслуживанию основных и вспомогательных производств организации;

дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» кредит счета 10 — стоимость ГСМ, отнесенных на расходы для нужд управления, не связанные непосредственно с производственным процессом;

дебет счета 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» кредит счета 10 — стоимость ГСМ, отнесенных на расходы обслуживающих производств и хозяйств (организаций жилищно-коммунального хозяйства, включая общежития, прачечные, бани; пошивочные и прочие мастерские бытового обслуживания; столовые и буфеты; детские дошкольные учреждения; дома отдыха; санатории и другие учреждения оздоровительного и культурно-просветительского назначения);

дебет счета 44 «Расходы на продажу» кредит счета 10 — стоимость ГСМ, отнесенных на расходы, связанные со складской деятельностью промышленных предприятий, а также стоимость ГСМ, использованных в рамках своей основной деятельности предприятиями торговли и общественного питания;

дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы» кредит счета 10 — стоимость ГСМ, отнесенных на внереализационные и операционные расходы организации (пункты 11 и 12 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного приказом Минфина России от 6 мая 1999 года № 33н);

дебет счета 99 «Прибыли и убытки» кредит счета 10 — стоимость ГСМ, отнесенных к чрезвычайным расходам организации (пункт 13 ПБУ 10/99).

Для отнесения затрат на приобретенные ГСМ на затраты производства необходимо подтвердить производственный характер их использования.

Для этого прежде всего необходимо правильное оформление путевых листов и осуществление контроля за соблюдением норм расходования ГСМ.

С 1 января 1999 года постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 года № 78 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету работ на автомобильном транспорте, а также указания по их применению и заполнению, обязательные к применению согласно статьи 9 Закона о бухгалтерском учете всеми предприятиями, учреждениями и организациями.

Среди них — путевой лист легкового автомобиля (форма № 3); путевой лист специального автомобиля (форма № 3 спец); путевой лист легкового такси (форма № 4); путевой лист грузового автомобиля (формы № 4-с, № 4-п); путевой лист автобуса (форма № 6); путевой лист автобуса не общего пользования (форма № 6 спец.); журнал учета движения путевых листов (форма № 8); товарно-транспортная накладная (форма № 1-т).

В обязательном порядке в оформленных путевых листах должны найти свое отражение показания счетчика на начало и конец рабочего дня и маршруты передвижения.

При заполнении путевых листов грузового автотранспорта необходимо руководствоваться также приложением № 7 «Порядок изготовления, заполнения и обработки путевого листа для грузового автомобиля» к Инструкции о порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом, утвержденной Минфином СССР, Госбанком СССР, ЦСУ СССР, Минтрансом РСФСР от 30 ноября 1983 года № 156, 30, 354/7, 10/998.

При этом не следует забывать, что передвижение грузовых автомобилей, а следовательно и производственный характер расходуемых ГСМ могут быть подтверждены товарно-транспортными накладными, выданными водителю заданием, заказом или заявкой, данные которых отражаются в графах «Задание водителю» путевого листа.

Для избежания конфликтных ситуаций следует обратить внимание на следующее:

путевые листы заполняются по строго установленной форме;

листы следует оформлять не более чем на один день или на одну поездку (при длительных перевозках), по окончании дня или выполнения перевозки (задания) листы закрываются;

по возможности отражать все передвижения, связанные с выполнением перевозок или служебных заданий и избегать общих фраз типа «выполнение служебного задания» и т. п.

При наличии в организации персонального служебного автомобиля руководителя (заместителей, других работников), расходы на ГСМ при выполнении служебных (деловых, представительских) поездок могут также относиться на затраты производства (в том числе и в целях налогообложения), Расходы же на поездки частного характера следует производить за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации. Распределение соответствующих долей производится также на основании путевых листов.

Руководителем организации может быть принято решение об отнесении на затраты производства в целях налогообложения затрат на ГСМ в пределах существующих норм расходования. В таком случае сверхнормативный расход относится за счет виновных в перерасходе водителей (при наличии их вины), за счет собственных средств организации, или опять же за счет затрат на себестоимость (при образовании перерасхода по техническим причинам из-за неисправности автомобиля).

Списание стоимости израсходованных ГСМ в соответствии с пунктом 16 ПБУ 5/01 осуществляется по одному из следующих методов оценки запасов (при этом в обязательном порядке по конкретному наименованию использование того или иного метода производится в течение отчетного года):

по средней себестоимости;

по себестоимости первых по времени приобретения ГСМ;

по себестоимости последних по времени приобретения ГСМ;

В соответствии с пунктом 78 Методических указаний по учету МПЗ применение таких способов оценки выбывающих запасов, как средняя себестоимость, ФИФО и ЛИФО, может осуществляться следующими вариантами:

• — исходя из среднемесячной фактической себестоимости (взвешенная оценка), в расчет которой включаются количество и стоимость запасов на начало месяца и все поступления за месяц (отчетный период);
• — путем определения фактической себестоимости запасов в момент их отпуска (скользящая оценка), при этом в расчет средней оценки включаются количество и стоимость запасов на начало месяца и все поступления до момента отпуска.

Применение скользящей оценки должно быть экономически обосновано и обеспечено соответствующими средствами вычислительной техники. Вариант исчисления средних оценок фактической себестоимости запасов должен раскрываться в учетной политике организации.

В случае значительной трудоемкости учетных работ при оценке запасов по способу средней себестоимости, способу ФИФО и способу ЛИФО, согласно пункту 79 Методических указаний по учету МПЗ допускается принимать для расчета только договорную цену запасов.

В связи с этим стоимость израсходованных и потому подлежащих списанию с учета ГСМ в соответствии с пунктом 16 ПБУ 5/01 и пунктом 78 Методических указаний по учету МПЗ может оцениваться одним из следующих методов:

• · по средней взвешенной себестоимости;
• · по средней скользящей себестоимости;
• · по себестоимости первых по времени приобретения ГСМ (метод ФИФО) во взвешенной оценке;
• · по себестоимости первых по времени приобретения ГСМ (метод ФИФО) в скользящей оценке;
• · по себестоимости последних по времени приобретения ГСМ (метод ЛИФО) во взвешенной оценке;
• · по себестоимости последних по времени приобретения ГСМ (метод ЛИФО) в скользящей оценке.

Применение одного из способов по группе (виду) запасов производится исходя из допущения последовательности применения учетной политики. В течение отчетного года по одной группе (виду) может применяться только один метод оценки. При списании (отпуске) запасов, оцениваемых организацией по средней взвешенной себестоимости, последняя в соответствии с пунктом 75 Методических указаний по учету МПЗ определяется по каждой группе (виду) запасов как частное от деления общей себестоимости группы (вида) запасов на их количество, складывающихся соответственно из себестоимости и количества по остатку на начало месяца и по поступившим запасам в этом месяце.