Документальное оформление учета заработной платы

В настоящее время для учета труда и его оплаты используются формы, отраженные в «Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» и регламентируются Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» [11].

В соответствии ПБУ 10/99 «Расходы организации», расходы на оплату труда относятся к расходам по обычным видам деятельности и группируются по элементам. Для целей управления в бухгалтерском учете организуется учет расходов по статьям затрат. Перечень статей затрат устанавливается организацией самостоятельно [14].

В ПАО «Газпром» для учета состава, начисления и выплат заработной платы используют унифицированные формы первичных документов.

Прием на работу отражается приказом (распоряжением) (форма № Т-1) на каждого нового сотрудника работником отдела кадров согласно штатного расписания (Форма № Т-3). Подписанный руководителем организации приказ объявляют работнику под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма № Т-2), где содержатся общие сведения о работнике (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, образование, сведения о воинском учете, отпуске и другие сведения), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма № Т-54а). При переводе из одного подразделения в другое составляется приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5).

Для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам применяется график отпусков (Форма № Т-7), где учитываются специфика деятельности организации и пожелания работников. Для оформления ежегодного отпуска и отпуска других видов, используется приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (Форма№Т-6).

Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (Форма№Т-8), издается при оформлении увольнения работника, где указывается причина и основание увольнения, сведения о несданных имущественных ценностях. На основании приказа о прекращении действия трудового договора делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, бухгалтер производит расчет с работником.

Для учета использования рабочего времени и расчета заработной платы используют табель учета и использования рабочего времени и расчета заработной платы (Форма № Т-13). Табельный учет охватывает всех работников организации. Учет использования рабочего времени в табелях в ПАО «Газпром» ведется методом сплошной (каждодневной) регистрации явок и неявок на работу, сверхурочные, праздничные, ночные и т. д. Учет использования рабочего времени в табелях ведут механик, диспетчер и экономист. Экономист составляет второго числа месяца, следующего за отчетным Карточку учета рабочего времени водителей и сверяет отработанные часы по табелю и путевым листам.

Заработную плату работникам выдают из кассы с выручки по платежной ведомости (Форма Т-53).

Для выполнения работ, которые организация не может выполнить своими силами, она заключает договор гражданско-правового характера с работниками, привлекаемыми со стороны. В договоре оговариваются условия, сроки, сумма за выполнение работ. Договора составляются не менее, чем в двух экземплярах: один работнику — исполнителю, второй — организации. Форму договора разработала сама организация с соблюдением предусмотренных реквизитов: наименование документа, организации, фамилии, отчества физического лица, подписи сторон, дата его составления, его содержание, сроки выполнения, сумма, условия оплаты, печать организации и т. п. Все договора регистрируются главным бухгалтером в журнале регистрации договоров. Основанием для оплаты служит резолюция руководителя организации и акт выполненных работ.

Выплаты, несовпадающие со временем общей выдачи заработной платы (отпускные и т. п.) производятся по расходным ордерам.