Постановка бухгалтерского учета денежных средств ООО Остин

Наличные деньги данного предприятия хранятся в специально оборудованном помещении, называемом кассой. Сумма хранимых наличных денег ограничивается установленным лимитом. Превышение лимита в кассе является грубым нарушение финансовой дисциплины и допускается только в течение 3 дней выдачи заработной платы. Сумма превышения лимита хранения наличных средств ежедневно сдается в банк на расчетный счет. Сдача наличных денег оформляется специальным документом «Объявление на взнос наличных средств».

Наличные деньги из кассы расходуются данным предприятием так же на строго определенные цели: выплату заработной платы, пособий, командировочные, хозяйственные и некоторые другие нужды.

Наличные деньги и документы хранятся в сейфе, который закрывается и опечатывается кассиром. Ключи и печати хранятся у кассиров, а учтенный дубликат — в опечатанном кассиром пакете у руководителя предприятия. С кассиром заключен договор о полной материальной ответственности.

Синтетический учет денежных средств, хранящихся в кассе, ведется на активном счете 50 «Касса». Поступление средств отражается по дебету, выдача — по кредиту этого счета. Для учета используются регистры — журнал-ордер № 1 и ведомость № 1. Журнал-ордер и ведомость имеют стандартную шахматную форму, в результате:

1) в журнале-ордере формируются проводки, характеризующие выдачу (убыль) денег:

Дебет счетов 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчикам», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 68 «Расчеты по налогам и сборам», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», 75 «Расчеты с учредителями», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», 99 «Прибыли и убытки».

Кредит счета 50 «Касса»;

2) в ведомости формируются проводки, характеризующие поступление денег:

Дебет счета 50 «Касса»,.

Кредит счетов 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», 75 «Расчеты с учредителями», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», 90 «Продажи», 99 «Прибыли и убытки». Записи делаются на каждую дату. Основанием для их заполнения являются отчеты кассира. Несомненно, что ведение данных журналов вручную приносит дополнительные хлопоты бухгалтеру. Согласно учетной политике на предприятии применяется автоматизированная форма учета с использованием программы «1С: Бухгалтерия». Таким образом, данные журналы формируются автоматически без дополнительных затрат. Данная программа является универсальной бухгалтерской программой. Она применяется при ведении как простого, так и двойного учета. Ее можно применять для простых операций: печатать платежные поручения, формировать оборотные ведомости, реестры счетов, главную книгу, отдельные отчеты.

Ревизия кассы проводится ежемесячно и внезапно. Ревизия проводится комиссией, назначенной руководителем предприятия, в присутствии кассира путем пересчета ценностей и сравнения результата с данными учета. Результаты ревизии оформляются актом. Излишек ценностей приравнивается к недостаче, при этом требуется уточнение причин его возникновения.

На основании акта в бухгалтерии делаются следующие проводки:

1) в кассе обнаружен излишек наличных денег или денежных документов:

Дебет счета 50 «Касса»,.

Кредит счета 99 «Прибыли и убытки»;

2) в кассе обнаружена недостача ценностей:

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»,.

Кредит счета 50 «Касса».

Причины недостачи уточняются и, если они не являются результатом стихийного бедствия, относятся на виновное лицо, что отражается следующей проводкой:

Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Если недостача является результатом стихийного бедствия, она относится на финансовый результат: Дебет счета 99 «Прибыли и убытки»,.

Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Основная доля наличных денег, за исключением выплаты заработной платы и пособий, приходится на расчеты, осуществляемые подотчетными лицами.

Подотчетное лицо — это сотрудник предприятия, получивший деньги согласно распоряжению руководства на строго определенные цели и обязанный отчитаться об их расходовании. Список подотчетных лиц, которым разрешено выдавать деньги подотчет, утвержден специальным приказом руководителя. Деньги, полученные подотчет, в основном расходуются на хозяйственные нужды, на командировочные расходы, а также на приобретение небольших партий материальных ценностей. В настоящий момент утверждены следующие нормы командировочных расходов: 1) суточные — 100 руб.; 2) квартирные — не более 550 руб. согласно счету, 12 руб. без документов. Расходование денег оформляется авансовым отчетом (к которому прилагается командировочное удостоверение, если деньги израсходованы на поездку). Авансовый отчет подписывается руководителем подразделения и утверждается руководителем предприятия. К отчету прилагаются первичные документы, подтверждающие расходование средств (счета, квитанции, проездные билеты).Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерии ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Он является активно-пассивным. Дебетовое сальдо показывает задолженность подотчетного лица предприятию, кредитовое — задолженность предприятия подотчетному лицу в том случае, если оно вынуждено было потратить свои деньги. Большие суммы кредитовых остатков по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» свидетельствуют о нарушении финансовой дисциплины, т.к. сумма перерасхода, утвержденная руководителем, должна быть выдана из кассы в день сдачи авансового отчета (или наследующий день).

Если подотчетных лиц много, рекомендуется вести аналитический учет в ведомости учета расчетов с подотчетными лицами.

В этой ведомости записываются по графам:

• · номер по порядку;
• · дата оформления аванса;
• · фамилия, инициалы подотчетного лица;
• · остаток на начало месяца (отдельно отмечаются остатки за работником и за предприятием);
• · выдано (дебет счета 71) (указываются корреспондирующий счет и сумма);
• · израсходовано (кредит счета 71) (корреспондирующий счет и сумма);
• · остаток на конец месяца (отдельно отмечаются остатки за работником и за предприятием).

В конце месяца по этой ведомости легко подвести итог и подсчитать, какая сумма числится за работниками предприятия и какая за предприятием, которое должно своим работникам.

Расчеты с подотчетными лицами оформляются следующими проводками:

1) списывается сумма командировочных расходов в пределах установленных норм (работник управления):

Дебет счетов 26 «Общехозяйственные расходы», 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы»,.

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

2) списывается сумма командировочных расходов свыше установленных норм: Дебет счета 99 «Прибыли и убытки»,.

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

3) подотчетным лицом приобретены ТМЦ:

Дебет счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во вне оборотные активы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 10 «Материалы», 04 «Нематериальные активы», 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»,.

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

4) подотчетным лицом оплачены услуги:

Дебет счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», 99 «Прибыли и убытки»,.

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Необходимо отметить, что деньги могут быть получены подотчетным лицом не только из кассы, но и с расчетного, особого счета:

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»,.

Кредит счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 55 «Специальные счета в банках».

Также и возвращены не только в кассу, а на расчетный или особый счет:

Дебет счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 55 «Специальные счета в банках»,.

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Заработную плату, пенсии, пособия по временной нетрудоспособности, премии, стипендии выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным и расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем организации и главным бухгалтером. В 1С (конфигурация «Бухгалтерский учет») для формирования платежной ведомости необходимо обратиться к следующим документам:

Журналы > Заработная плата > Выбор нового документа.

«Выплата зарплаты».

По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир выполняет следующее:

• а) в платежной ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;
• б) составить реестр депонированных сумм;
• в) в конце платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью.

Поступление и выдача наличных денег оформляются расходными (Приложение 2) и приходными кассовыми ордерами (Приложение 3).

Заработная плата, пенсии, пособия выдаются из кассы по платежным ведомостям, к которым составляется единый расходный ордер. Исправления и помарки в этих документах категорически не допускаются. Расходные документы подписываются и главным бухгалтером, и руководителем, приходные — только главным бухгалтером.

Кассовые документы регистрируются выписывающим их лицом в специальных журналах. Прием и выдача денег по ордерам производится только в день их составления.