Учет денежных средств в кассе

Ведение кассовых операций регламентируется Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 г. № 40. Кассовые операции оформляются типовыми формами первичной документации.

В соответствии с учетной политикой подотчетные суммы на оперативные расходы предприятия выдаются на срок не более 1 (Одного) месяца. Предприятие имеет в своей кассе наличные деньги в пределах лимита, установленного банком (приложение 4). Организация имеет постоянную денежную выручку и по согласованию с банком может расходовать ее на оплату труда, командировочных, покупку канцелярских принадлежностей, хозинвентаря, оплату ремонтных работ и выплаты социального характера. Согласно п. 2.5 положения Банка России от 05.01.98 № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» лимит остатка наличных денег в кассе установлен Судостроительным банком на год. После установления лимита кассы организация направила уведомление в НБР, в котором у предприятия открыт расчетный счет. Лимит остатка кассы определен с учетом особенностей режима деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей. Для установления лимита остатка наличных денег в кассе организация представила в банк расчет по форме № 4 408 020 в двух экземплярах. Установленный учреждением банка лимит письменно сообщается предприятию, для чего используется второй экземпляр представленного расчета по форме.

С банком заключен договор об инкассации денежной наличности. Правила хранения денежных средств установлены в Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Касса организации находится в изолированном помещении, предназначенном для приема, выдачи и хранения наличных денег. Обеспечена сохранность — все ценности хранятся в несгораемом металлическом сейфе, который по окончании работы закрывается и опечатывается. Помещение кассы оснащено сигнализацией. При оприходовании в кассу торговой выручки, полученной за реализованные товары, выписывается приходный кассовый ордер (форма № КО-1), (приложение 5, 6, 7). ПКО заверяется подписью главного бухгалтера (п. 13 Порядка ведения кассовых операций в РФ). Документы на выдачу денег (РКО) подписываются директором и главным бухгалтером. Расчетная ведомость на выдачу заработной платы также оформляется расходным кассовым ордером (приложение 8).

Кассовая книга предназначена для учета поступлений и выдачи наличных денег в кассе. Книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью организации. На последней странице кассовой книги делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано___ листов» и заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Каждый лист заполняется в двух экземплярах. Первый лист остается в кассовой книге, а второй служит отчетом кассира (приложение 10). Первому и второму листам присваиваются одинаковые номера. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подводит итоги за день, рассчитывает остаток денег в кассе на конец дня, который является остатком на начало следующего дня.

В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ предприятие вправе выдавать наличные деньги из кассы под отчет, в нашей организации — это расходы на хозяйственные нужды. По учетной политике организации суммы под отчет выдаются сроком на месяц. С этой целью на предприятии издан приказ о лицах, кому выдаются такие суммы. Копия авансового отчета находится в приложении 9.

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины регулируется КоАП РФ. Контролируют соблюдение кассовых операций банки и налоговые органы. Налоговые органы контролируют полноту учета выручки или правильность применения ККТ. Банки проводят проверку не реже одного раза в два года .

На примере ведомости операций по счету 50 (табл.2.3.) видно поступление выручки от реализации нефтепродуктов, автотоваров, сопутствующих товаров и талонов на бензин, которые отражаются на счете 90 (продажи) по субсчетам — 9012, 9013, 9014. Это необходимо для того, чтобы знать, сколько и каких товаров реализовано за соответствующий период и сколько потребуется для их пополнения. Выручка сдается инкассаторам и поступает в банк на следующий день, поэтому используется счет 57 «Переводы в пути».

Таблица 2.3. Ведомость операций по счету 50 «Касса» за период с 29/08/06 по 31/08/06.

Реализация товаров производится на автозаправочной станции с использованием контрольно-кассовой техники. Чеки с задействованных в ООО «ШАНС» кассовых аппаратов указаны в приложении 11, 12, 13. По каждому кассовому аппарату ведется журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4), который пронумерован, прошнурован, заверен печатью ООО «ШАНС», подписью руководителя и регистрируется в налоговой инспекции. Журнал применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки). Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке. Записи в журнале ведутся после окончания рабочего дня (смены) с указанием показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков и выручки. Прием — сдача денег оформляется в журнале совместными подписями представителя администрации организации и кассира. Если покупатель возвращает товар в тот же день, то возврат денег производится по чеку, выданному в данной кассе. При этом на сумму возврата в одном экземпляре оформляется акт о возврате товара по форме № КМ-3 и сдается в бухгалтерию. Суммы, выплаченные по возвращенным покупателями и неиспользованным кассовым чекам, записываются в журнал кассира — операциониста, и на итоговую сумму уменьшается сумма выручки за данное число.