Проверка операций по движению товарно-материальных запасов на складе

В понятие «движение» входит поступление, внутренние перемещения и потребление или реализация товарно-материальных запасов на сторону.

Основная задача проверки операций по поступлению товарно-материальных запасов — проверка полноты и своевременности оприходования поступающих материальных ценностей.

Основные каналы поступления:

От поставщиков на основе договора поставки.

Приобретение за наличный расчет через подотчетных лиц.

Из собственного производства.

Безвозмездная передача.

Приобретение от физических лиц за наличный расчет.

Проверка операций по поступление товарно-материальных запасов включает:

Соблюдение порядка и отчетов по доверенностям.

Проверка закупки материалов через подотчетных лиц. Своевременность оприходования, достоверность оправдательных документов.

Оприходование от собственного производства. Правильность их оценки.

Материалы в пути:

реальность их стоимости;

проверка утрат грузов, по которым не были предъявлены претензии;

поступившие, но не оприходованные.

Нарушение порядка оприходования и списания товарно-материальных запасов приводит к хищению продукции, а также излишков сырья, из которых затем изготавливают неучтенную продукцию или же реализуют их без отражения операций в учете с целью сокрытия доходов от налогообложения и присвоение полученных средств.

Аудиторы, проверяя состояние учета движения материальных ценностей на складе № 46, особое внимание уделяют достоверность записей и правильность составления ведомости учета движения материалов по первичным документам на прием и отпуск материалов.

Одним из важных направлений работы внутреннего аудита является анализ производственных запасов, определения обеспеченности предприятия предметами труда для осуществления его бесперебойной деятельности.

Для анализа запасов материальных ценностей используют карточки складского учета, оборотные (сальдовые) ведомости и инвентаризационные описи, а также первичные документы. Непосредственно по первичным документам отдел внутреннего аудита осуществляет предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов.

Проверка документов на поступление и оприходование материалов При осуществлении контроля за правильностью и своевременностью документального оформления хозяйственных операций, связанных с поступлением, перемещением и отпуском материальных ценностей, выясним, какая первичная документация применяется на ТОО «Гелиос» .На предприятии все хозяйственные операции связанные с движением товарно-материальных ценностей, оформляются формами, утвержденными Приказом Министра финансов Республики Казахстан от 19 марта 2004 года N 128 «Об утверждении типовых форм первичных документов». Для наглядности составим формы первичных документов в виде таблицы (см. Таблицу № 17).

Таблица № 15.

Табель (перечень) специализированных форм первичных учетных документов, применяемых на ТОО «Гелиос».

Поступление материалов на проверяемом предприятии начинается с заключения договора, в которых определяют права, обязанности и ответственность сторон по поставкам продукции. Контроль, за выполнением условий договоров, своевременным поступлением и оприходованием материалов осуществляет отдел материально-технического снабжения. С этой целью в отделе ведут ведомости (машинограммы) оперативного учета выполнения договоров поставки. В ведомости отмечают выполнение условий договоров о поставке материалов по ассортименту, их количеству, цене, срокам отгрузки и др.

Для оплаты отгруженных материалов поставщики предъявляют покупателям счет-фактуры, к которым прилагают документы, подтверждающие отгрузку. На складе счет-фактура поставщиков записывают в журнал учета поступающих грузов, по которому контролируют своевременность оприходования товарно-материальных запасов. После заполнения счет-фактуру передают кладовщику для приемки материалов. При поступлении товарно-материальных запасов от поставщиков кладовщик проверяет соответствие фактического их количества данным документов поставщика. Если расхождений не обнаружено, то на ТОО «Гелиос» выписывается приемный акт на все количество поступаемого груза. Затем приемные акты записываются в книгу сдачи документов и передаются в бухгалтерию. Бухгалтер проверяет правильность оформления, количество и сумму приемного акта, сверяя его с копией счет-фактуры.

Хорошо зная принятый порядок оформления бухгалтерскими документами поступающих на предприятие производственных запасов, аудитор должен проверить полноту их оприходвания и правильность при этом бухгалтерских записей.

Обычно контроль за оприходованными ценностями осуществляется путем анализа расчетных документов, поступающих от поставщиков. К таким документам относят платежные требования, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные с разного рода приложениями (спецификациями, сертификатами, качественными удостоверениями и т. д.). Прибывшие на предприятие ценности должны своевременно приходоваться на соответствующий склад или, если они сразу же переданы в цех, оформляться как поступившие на склад и отпущенные затем в цех, о чем в документах делается специальная отметка. В этом случае работник склада подтверждает наличие и передачу в цех материальных ценностей.

Одновременно по этим же документам аудитор проверяет правильность записей на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций по оприходованию материалов.

Материалы поступают от поставщиков, от ликвидации основных средств, от собственной выработки, от брака в производстве, от подотчетных лиц и по другим каналам.

При этом делаются следующие бухгалтерские записи:

Таблица № 16.

Не принимаются к зачету по НДС (не относятся в дебет счета 331) суммы НДС по поступившим ценностям, если отсутствуют налоговые счета-фактуры, а также суммы НДС, уплаченные (подлежащие уплате) поставщиками, не состоящим на учета по НДС в РК. Эти суммы НДС подлежат отнесению на затраты.

В ходе документальной проверки операций по приходу материальных ценностей отдел внутреннего аудита установил что: соблюдаются правила количественной и качественной приемки; правильно составляются акты приемки и приходные ордера; не своевременно представляется в главную бухгалтерскую отчетность по материалам со складов, а также оправдательные документы от подотчетных лиц; списаны недостачи материалов на складе, выявленных в вследствие расхождений с сопроводительными документами поставщиков.

При проверке правильности ведения журнала учета поступающих грузов выясняют, используется ли этот журнал для контроля поступления и оприходования материальных ценностей; передаются ли оперативным работникам расчетно-платежные документы для их акцепта в соответствии с договорами на поставку материалов; имеются ли расписки должностных лиц в получении транспортных и сопроводительных документов для контроля прибытия иногородних грузов; делаются ли отметки с указанием количества и даты документа на прием и оприходование материалов; указываются ли в журнале даты и номера запросов о розыске грузов, не поступивших в установленные сроки.

При проверке полноты и своевременности оприходования поступивших материальных ценностей аудиторы не выявили нарушений. Сравнивая даты и номера документов, наименование, единицы изменения, количество, цены и стоимость материалов, показанные в приходных ордерах складов и в карточках складского учета, с данными счетов-фактур, товарно-транспортных накладных и других сопроводительных документов поставщиков, расхождений найдено не было.

В случае выявления каких-либо расхождений аудитор делает встречную проверку у поставщиков или запрашивает копии расчетно-платежных и других сопроводительных документов. Ему следует обратить внимание на оприходование материальных ценностей в соответствующих единицах изменения и в размерах их фактического приема.

Отделом внутреннего аудита были проверены правильность составления корреспонденции счетов, когда поступающие товарно-материальные запасы не оприходованы, а отмечены на другие счета.

По неотфаткуроаванным поставкам материалов отделом внутреннего аудита были проверены приемные акты, полнота оприходования ценностей, правильность установления цен, их стоимости и записи в ЖО№ 6 по кредиту счета 671 «Счета к оплате», а также правильности корректировки этих записей после получения счетов-фактур и других документов поставщиков.

Поступившие в отчетном месяце неотфактурованные материальные ценности, по которым поставщики не предъявили к оплате счетов-фактур, отражаются в ЖО № 6 по условной оценке раздельно по каждой поставке, причем вместо номера счета ставится буква «Н» (неотфактурованные). В следующем месяце, по поступлении счетов, эти записи сторнируются с одновременным оприходованием материалов по фактической их себестоимости на основании расчетных документов поставщиков.

Также отделом внутреннего аудита проверяются материалы, находящиеся в пути, то есть оплаченные, но еще не прибывшие к концу отчетного года грузов.

Иногда допускаются случаи неправомерного отражения некоторыми организациями выявленных при приемке материалов недостач, различных претензионных сумм по расчетам с поставщиками, дебиторской задолженности за оплаченные и длительное время не оприходованные (а под час и похищенные) ценности. Поэтому объектами аудиторского контроля должны стать учетные записи в журнале-ордере № 6 в части расчетов за оплаченные материальные ценности, находящиеся в пути. Проверяя операции по отпуску материальных ценностей со складов предприятия на изготовление готовой продукции, хозяйственные нужды, на сторону, для переработки и в порядке реализации излишних и неликвидных запасов отдел внутреннего аудита должен проверить правильность нормирования материалов и их отпуск по установленным лимитам.

Ежедневный расход материалов, отпускаемых в производство и на другие нужды оформляют лимитно-заборными картами. Сверхлимитный отпуск материалов и замену одного материала другим (при отсутствии материала на складе) оформляют выпиской заменяемого материала делают запись «Замена, смотри требование №___» и уменьшают остаток лимита. Неиспользованные в производстве и возвращенные на склад материалы записывают в лимитно-заборную карту без оформления каких-либо дополнительных документов.

Внутри предприятия, для учета движения материалов, используют однострочные или многострочные накладные на внутреннее перемещение материалов.

Материалы, отпущенные сторонним организациям или хозяйствам своего предприятия, расположенные за пределами, оформляются накладными на отпуск материалов на сторону.

Проверка правильности списания материальных ценностей осуществляется с помощью лимитно-заборных карт, накладных, требований и других оправдательных документов на отпуск материалов, ведомостей учета движения материалов, карточках складского учета, оборотных и сальдовых ведомостей и других учетных регистров.

На основе изучения документов и учетных записей по операциям отпуска материалов на изготовление готовой продукции отдел внутреннего аудита установил:

• 1. лимитируется расход сырья и материалов на выпуск готовых изделий;
• 2. потребность в материалах выше чем определена по действующим нормам;
• 3. не своевременно вносятся изменения в нормы расходов материалов в связи с износом оборудования;
• 4. используется отпущенные по лимиту материалы на исправление брака.

На счетах бухгалтерского учета должны делаться следующие бухгалтерские записи по отпуску материальных ценностей со складов на различные цели:

Таблица № 17.

Проверка правильности оценки материальных ресурсов, списанных на издержки производства МСФО 2 позволяет применять различные формулы расчета для различных групп запасов, если характер одних групп отличается от других. Оценка запасов при их списании на производство или продажу может осуществляться одним из следующих способов: путем идентификации индивидуальных затрат; первое поступление — первый выпуск (ФИФО); по средневзвешенной стоимости. Метод ЛИФО исключен из состава методов оценки запасов при их списании на производство или продажу. Считается, что его применение искажает балансовые показатели.

Из указанных вариантов оценки ТОО «Гелиос» выбирало по средней себестоимости и указало в учетной политике самостоятельно. Поэтому надо проверить обоснованность, полезность для управления и правильность использования выбранного в учетной политике варианта оценки материальных ресурсов.

Аудитору обязательно следует проверить, какой метод оценки материалов отражается в приказе по учетной политике предприятия.

В своей работе отдел внутреннего аудита сталкивается с фактами выпуска и реализации неучтенной продукции.

Неучтенная продукция — фактически выпущенная и реализованная (иногда даже через торговые организации, фирмы) продукция, которая по бухгалтерским документам данного предприятия не значится выпущенной, а на торговой фирме не значится проданной. Для ее изготовления создают излишки сырья.

Соответствующую проверку можно сделать выборочно. Она также позволит убедится в соблюдении действующих норм расхода и соответствии этих норм современному уровню технологии и организации производства, что является определенной гарантией предупреждения излишков сырья для выпуска неучтенной, так называемой «левой», продукции.