Учет денежных средств и их потоков в ООО «Шарпо»

Порядок ведения кассовых операций

Кассовыми операциями называются хозяйственные операции, связанные с получением и расходованием наличных денег непосредственно из кассы предприятия.

При ведении кассовых операций предприятие должно руководствоваться «Порядком ведения кассовых операций в РФ», утвержденным решением ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г № 40 и сообщенным письмом Банка России от 4 октября 1993 года № 18.

Касса — это структурное подразделение предприятия, предназначенное для приема, хранения и выдачи наличных денежных средств. В кассе предприятия могут храниться не только наличные денежные средства, но и денежные документы. Для ведения кассовых операций в штате предприятия предусмотрена должность кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность всех принимаемых им ценностей. После издания приказа о назначении кассира руководитель предприятия обязан ознакомить его с правилами ведения кассовых операций и заключить с ним договор о полной материальной ответственности.

Кассир не может передоверить, кому бы то ни было выполнение своих обязанностей. При необходимости временной замены обязанности кассира возлагаются на другого работника, с которым, заключают договор о полной материальной ответственности. В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь) находящиеся у него под отчетом ценности передают другому кассиру в присутствии инвентаризационной комиссии с обязательным составлением акта (форма инв-15).

Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. В ООО «Шарпо» обязанности кассира исполняет главный бухгалтер.

Денежные расчеты при осуществлении торговых операций или оказании услуг на территории РФ, производятся всеми предприятиями с обязательным применением контрольно-кассовой техники, согласно Федерального закона от 22мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт». Его главное отличие от предыдущего законаприменять ККТ теперь необходимо не только при расчетах с населением, но и при наличных расчетах между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями.

Как изменилась ситуация после принятия Закона о ККТ и изменилась ли? Попробуем разобраться.

Как новый закон определяет сферу применения контрольно-кассовой техники.

Итак, организации и индивидуальные предприниматели обязаны применять ККТ при наличных денежных расчетах в случае продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг. ОБ этом гласит пункт 1 статьи 2 Закона о ККТ. Кто является покупателем или заказчиком — юридическое или физическое лицо — значения не имеет.

Обратимся к статье 38 НК РФ и посмотрим, как в ней раскрываются понятия «товар», «работа», «услуга». Товаром признается любое имущество, реализуемое либо предназначенное для реализации. Работой является деятельность, результаты которой имеют материальное выражение и могут быть реализованы для удовлетворения потребностей организации и (или) физических лиц. А под услугой понимается деятельность, результаты которой не имеют материального выражения, реализуются и потребляются в процессе осуществления этой деятельности.

Из правила об обязательности применения ККТ есть два исключения.

Во-первых, оказывая услуги населению, организации и предприниматели могут ограничиться выдачей бланков строгой отчетности.

Во-вторых, можно не применять кассовый аппарат, если вид деятельности организации или предпринимателя попал в список, приведенный в пункте 3 статьи 2 Закона о ККТ.

Чтобы определиться, выбивать кассовый чек или нет при поступлении той или иной суммы наличных денег, нужно ответить на три вопроса :

Связано ли поступление этой суммы с продажей товаров, выполнением работ или оказанием услуг?

Если услуги оказаны населению, утверждены ли соответствующие бланки строгой отчетности?

Поименован ли осуществляемый вид деятельности в пункте 3 статьи 2 Закона о ККТ?

Поступление денежных средств в кассу осуществляется: с расчетного счета в банке; при оплате наличными от покупателей за реализованные товарно-материальные ценности; возврат ранее выданных сумм.

Наличные деньги, полученные в кассу, расходуются: на выплату заработной платы и других платежей работникам, выдаются на хозяйственные и другие расходы, вносятся на счета в банках, наличными могут производится расчеты с поставщиками, подрядчиками.

Для приёма, хранения и расходования наличных денежных средств ООО «Шарпо» имеет кассу, оборудованную в соответствии с действующим законодательством.

За сохранность денежных средств в кассе отвечает кассир, который несёт полную материальную ответственность.

При получении денег в банке со своего расчетного счета руководство предприятия указывает цель расходования этих денег.

Наличные деньги, полученные ООО «Шарпо» в банке, расходуются конкретно только на цели, указанные в чеке.

Выдача наличных денег подотчетным лицам (командированным работникам и т. д.) производится из кассы предприятия.

Прием наличных денег кассой ООО «Шарпо» производится по приходным кассовым ордерам (форма №КО-1), подписанным главным бухгалтером. О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или и кассира, заверенная печатью. Приходный ордер выдается при внесении денег в кассу покупателями продукции предприятия, пользователями услуг, которые оказывает предприятие и в иных подобных случаях. Работники предприятия вносят деньги в кассу при возврате остатка аванса по командировке и т. д.

Согласно действующему законодательству предприятия вправе иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками по согласованию с руководителями предприятия. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно по всем предприятиям имеющих кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.

Для установления лимита остатка наличных денег в кассе ООО «Шарпо» представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, расчет по установленной форме. В ООО «Шарпо» лимит на на 2003 и 2004 год составляет 6000 рублей. По предприятию, в состав которого входят подразделения, не имеющие самостоятельного баланса и счетов в учреждениях банков, устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом этих структурных подразделений.

При наличии у предприятия нескольких счетов в различных учреждениях банков предприятие, по своему усмотрению, обращается в одно из учреждений банков с расчетом на установление лимита остатка наличных денег в кассе. После установления лимита остатка кассы в одном из учреждений банка предприятие должно направить уведомления об установленном ему лимите остатка кассы в другие учреждения банков, в которых открыты ему соответствующие счета. Предприятия, которые не предоставили расчет на установление лимита остатка наличных в кассе ни в одно из учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная предприятием в учреждения банков денежная наличность — сверхлимитной.

Лимит остатка кассы может пересматриваться в течение года в установленном порядке по обоснованной просьбе предприятия (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и др.), а также в соответствии с договором банковского счета.

Неиспользованные в 3-дневный срок наличные денежные средства, полученные в банке на оплату труда, выплату пособий по социальному страхованию и стипендий, а также вся денежная наличность, превышающая установленный лимит хранения наличных денег, подлежит сдаче в обслуживающие учреждения банков.

Сдача сверхлимитных денежных средств может производиться:

непосредственно в кассу учреждения банка;

предприятиям Государственного комитета РФ по связи и информатизации (Госкомсвязи) для перевода на соответствующие счета в банках;

на договорных условиях через инкассаторские службы учреждений банков или специализированные службы, имеющие лицензию ЦБ РФ на осуществление соответствующих операций по инкассации денежных средств.

Порядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются учреждениями банков каждому предприятию по согласованию с их руководителем исходя из необходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы учреждений банков.

Таким образом, для правильного определения потребности предприятия в наличных денежных средствах с учетом установленного ему лимита, сумма, подлежащая снятию с расчетного счета, определяется по формуле П = ОР + Л — ОП — О (1).

где П — потребность; ОР — ожидаемый расход; Л — лимит хранения денежных средств;

ОП — ожидаемый приход наличных денежных средств в кассу предприятия за счет выручки от реализации и других операций; О — остаток наличных денежных средств в кассе на дату определения потребности.

К предприятиям, не соблюдающим порядок ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью, применяются меры ответственности, предусмотренные действующим законодательством РФ.

Кроме ответственности, рассмотренной выше, согласно Указу Президента РФ от 23 мая 1994 г. № 1006 «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и других обязательных платежей» [4 предусмотрена следующая ответственность за нарушение правил ведения операций в наличными денежными средствами:

• 1) за неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности — штраф в 3-кратном размере неоприходованной суммы;
• 2) за осуществление расчетов наличными денежными средствами с другими предприятиями, учреждениями и организациями сверх установленных предельных сумм — штраф в 2-кратном размере суммы произведенного платежа.

Согласно пункту 5 письма ЦБ РФ от 16 марта 1995 г. № 14−4/95 штрафные санкции подлежат применению в одностороннем порядке с покупателя;

3) за несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств, а также за накопление в кассах наличных денежных средств сверх установленных лимитов — штраф в 3-кратном размере выявленной сверхлимитной наличности (под сверхлимитной кассовой наличностью понимается средняя величина, рассчитанная исходя из суммы и количества дней превышения лимита остатка денег в кассе).

На руководителей предприятий, учреждений, допустивших указанные нарушения, налагаются административные штрафы в 50-кратном установленном законодательством размере минимальной месячной оплаты труда.

В том случае, если по условиям договора на расчетно-кассовое обслуживание о сборе денежной наличности между предприятием, обслуживающем его банком и управлением инкассации установлен сверхлимитный остаток в кассе в случае не приезда инкассатора, то это не является нарушением порядка ведения кассовых операций. Согласно п. 9 Указа Президента РФ от 23.05.94 № 1006 административная ответственность за накопление в кассе наличных денежных средств сверх установленных лимитов, при таких обстоятельствах не применима. Данный вывод подтверждается постановлением Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 5 ноября 1996 г. № 3561/96.

Исчисление сумм административного штрафа производится из расчета минимального размера оплаты труда, действующего на момент совершения указанного нарушения.

За нарушение требований Закона РФ «О применении контрольно — кассовых техники при осуществлении денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» применяются штрафные санкции к организациям от 10-кратной до 350 — кратной величины установленного размера минимальной месячной оплаты труда в зависимости от характера нарушения.

Кассир выдает деньги по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2), платежным ведомостям (№№ Т-49; Т-51) или другим надлежаще оформленным документам (заявлениям на выдачу денег, счетам и др.). Расходные кассовые документы подписываются главным бухгалтером. А на ведомостях и заявлениях, кроме того, обязательна и разрешительная надпись руководителя предприятия. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях на выдачу денег, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя.

Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указание / полученной суммы: рублей — прописью, копеек — цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумм прописью не указывается.

Заработную плату, пособия по временной нетрудоспособности, премии кассир выплачивает по платежным ведомостям. На титульном листе платежной ведомости делается разрешительная надпись в кассу о выдаче денег за подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера, с указанием сроков выдачи денег и их суммы (прописью).

По истечении трех рабочих дней после получения денег из учреждения банка для оплаты труда, пособий, премий кассир в платежной ведомости против фамилии лиц, не получивших деньги, делает пометку от руки «Депонировано», затем составляет реестр депонированных сумм. В ведомости кассир делает надпись о фактически выплаченных и неполученных суммах, которую заверяет своей подписью. На выданную по платежной ведомости сумму выписывают расходный кассовый ордер.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Выдача по доверенности производится лицу, указанному в доверенности, при предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя. Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и платежные ведомости должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в кассовых документах не допускаются.

Деньги по кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день составления этих документов. Приходные и расходные кассовые ордера и платежные ведомости не выдаются на руки лицам, вносящим или получающим деньги.

При завершении операций кассир обязан подписать расходные и приходные кассовые ордера, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью: приходные — «Получено», расходные — «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО — 3).

По данным журнала регистрации контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств предприятием, присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге (форма № КО-4). Согласно п. 23 разд. 3 Порядка ведения кассовых операций в РФ предприятие должно вести только одну кассовую книгу. В то же время для каждого кассового аппарата должна вестись отдельная книга кассира-операциониста.

В обязанность кассира входит ведение кассовой книги, которая пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней заверено подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера.

Записи в кассовой книге ведутся в 2 экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. А затем передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

На предприятиях, при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов, кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе машинограммы должны иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном ордере или в другом, заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

На предприятиях, где работает несколько кассиров, их работу координирует старший кассир, который перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег (форма №КО-5). Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных денежных денег и кассовые документы по произведенным операциям старшему кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

ООО «Шарпо» ведет одну кассовую книгу в компьютерной программе 1С: Предприятие, которая пронумерована. Книга ежеквартально распечатывается, шнуруется и опечатывается печатью.

Количество листов в кассовой книге заверено подписями руководителя и главного бухгалтера ООО"Шарпо".

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах, второй экземпляр является отчетом кассира.

Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия.

Записи в кассовую книгу производится кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или платежной ведомости. Ежедневно в конце рабочего дня подсчитываются обороты и выводятся остатки на конец дня.

При получении денежных средств в банке по чеку бухгалтером также выписывается приходный кассовый ордер с регистрацией его номера и даты на оборотной стороне корешка чека, свидетельствующей о выполнении банком приказа организации. Кроме бухгалтера в ООО «Шарпо» имеют право получать деньги в банке руководитель предприятия и его заместитель При этом составляется бухгалтерская проводка:

Дебет счета 50 «Касса»,.

Кредит счета 51 «Расчетные счета» — 30 000 руб.

Сдача денег в банк оформляется Объявлением на взнос наличными, в котором указывается наименование предприятия, за что сдаются деньги, подпись вносителя. При этом составляется бухгалтерская проводка :

Дебет счета 51 «Расчетные счета».

Кредит счета 50"Касса" - 5000 руб.

Рис. 2 Порядок внесения ООО «Шарпо» наличных денег в банк

Прием денежной наличности от ООО «Шарпо» в банк производится по объявлениям на взнос наличными (Приложение) представляющим собой комплект документов, состоящий из объявления, ордера и квитанции.

На принятую от ООО «Шарпо» сумму банк выдаёт квитанцию, в которой указывается, от кого приняты деньги, зачислены на счёт №…, за что, сумма, подпись бухгалтера банка, указанную сумму в квитанции принял кассир. Квитанция обязательно заверяется печатью банка. Затем банк оформляет поступление денег на расчетный счет, о чем делается запись в выписке банка. На основании квитанции и ордера, который выдается вместе с выпиской банка, кассир ООО «Шарпо» списывает деньги по кассе.

Для учета кассовых операций в бухгалтерском учете применяется счет 50 «Касса». Счет активный, наличие средств на начало месяца показывается в начальном дебетовом сальдо счета 50, поступления средств в кассу проводятся по дебету этого счета, а расход средств из кассы — по кредиту счета 50. К счету 50 «Касса» могут быть открыты следующие субсчета:

• 50.1 Касса организации в рублях
• 50.2 Операционная касса
• 50.3 Денежные документы

В кассе организации могут храниться и денежные документы. Денежными документами считаются находящиеся в кассе организации оплаченные путевки в санатории, пансионаты и дома отдыха; почтовые марки; проездные билеты. Денежные документы учитывают на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на их приобретение.

В конце месяца по счету 50 «Касса» проводится расчет оборотов по дебету и кредиту и выводится конечное сальдо, которое для следующего месяце станет начальным. С кассой работает много счетов, поэтому возникает необходимость собрать всю информацию о состоянии наличных расчетов в учетных регистрах. Расчеты по кассе ведут в журнале-ордере № 1. Затем в конце каждого месяца заполняется Главная книга по счету 50 «Касса».

Таблица 2. Хозяйственные операции за январь 2003 года.