Технология закупок товаров и организация коммерческих сделок

Под закупками понимается приобретение товаров и услуг. Они, таким образом, являются частью производственных функций наряду с внутренней производственной деятельностью, сбытом, финансированием и управлением.

В зависимости от положения на рынке закупки могут иметь различное значение.

Рыночная экономика: товары имеются в наличии в любое время и в неограниченном количестве, т. е. предприятие имеет возможность свободного выбора поставщиков. Здесь необходимо развивать инструментарий, который позволит выбрать из альтернативных предложений наиболее благоприятные и лучшие.

Дефицитная экономика: Если товары не имеются в наличии в любое время и их количество ограничено, то предприятие оптовой торговли должно активно работать над организацией поставок от производителей. Должен быть разработан инструментарий, с помощью которого предприятие торговли могло бы выделиться среди конкурентов в соревновании за приобретение товаров, имеющихся на рынке в недостаточном количестве.

В специфической ситуации дефицита закупка товаров является важным вопросом существования для каждого предприятия торговли. Необходимо, что бы руководство предприятия оптовой торговли проводило активный поиск путей получения товаров для торговли. Цель торговли — стать хозяином положения, т. е. неотъемлемым элементов цепочки прохождения товара от производителя до потребителя. Для достижения этой цели торговля должна выступать партнером производителя, который может помочь в достижении максимального сбыта производимых им товаров (на основе договорных отношений). Вся деятельность на рынке закупок определяется понятием маркетинг закупок. В настоящее время в России ее можно рассматривать как элемент при создании эффективного предприятия оптовой торговли. Ниже будут показаны цели, отдельные шаги и организация маркетинга закупок, которые надо понимать как общее руководство к действию.

Целью маркетинга закупок является выявление необходимых товаров в нужном количестве, необходимого качества, в нужное время и в нужном месте. При этом, разумеется, следует учитывать, что приобретенные товары к тому же должны соответствовать спросу на рынке сбыта.

С одной стороны существует товарный поток от производителей через торговлю к потребителю, с другой стороны поток информации от потребителя через торговлю к производителю. В итоге должна быть достигнута согласованность обоих потоков. В этом процессе торговля играет решающую роль.

Детальное изучение потребностей потребителей является основой и исходным пунктом эффективной торговой деятельности. Следующим шагом является нахождение источников приобретения товаров для удовлетворения существующих потребностей. При этом следует стремиться к установлению постоянных связей.

Для успешного выполнения задачи закупок товаров рекомендуется комплексный подход. Процесс закупок происходит в несколько этапов, которые в идеальном случае следуют друг за другом.

• 1. Определение потребностей — анализ ситуации, определение цели;
• 2. Анализ источников закупок, исследование рынка закупок;
• 3. Отбор источников закупок;
• 4. Аквизиция — использование инструментов маркетинга закупок;
• 5. Переговоры по поводу условий (разговоры при заключении общего договора, текущие в рамках текущего договора);
• 6. Размещение заказов;
• 7. Контроль за поступлением товаров;

Своевременное и точное выявление потребностей служит существенной предпосылкой для возможностей своевременных закупок требуемых товаров в необходимых количествах и нужного качества.

Если потребность в товарах была оценена слишком высоко, то в следствии этого возникают залежи, т. е. запасы товаров на складе, которые нельзя продать или можно продать с убытком. Если потребность оценена слишком низко, заказывается мало товаров, а значит и запасы слишком малы. Оборот поэтому меньше, чем мог быть. Кроме того, раздосадованные покупатели могут обратиться к конкурентам, т. е. возникают потери сбыта. Аналогичная ситуация возникает, если качество товаров, требуемое покупателем, оценено неверно.

Основанием для определения спроса могут быть:

• — запросы и поступление заказов от покупателей (предприятий розничной торговли, общественного питания…)
• — регулярные опросы, которые могут проводиться среди определенного круга покупателей (малая выборка)
• — доклады собственных сотрудников (продавцов, командированных)
• — доклады агентов по сбыту (торговых представителей, уполномоченных торговых маклеров)
• — статистика по сбыту (статистика по продаже), которая дает справки о предыдущем обороте, а также обороты по отдельным группам товаром или товарам (по большей части по областям сбыта и группам покупателей)
• — доклады о состоянии рынка, биржевые доклады, доклады о ярмарках, публикации в специальных журналах
• — систематическое исследование рынка

После того, как предприятие оптовой торговли определит, каким ассортиментом оно хочет заниматься, следующим шагом должно стать определение поставщиков, у которых можно приобрести желаемые товары.

Если должны быть закуплены новые товары, то при любых обстоятельствах необходимо получить информацию о возможных источниках закупок.

Но и тогда, когда предприятие имеет определенных поставщиков уже длительное время, есть смысл поискать других поставщиков, получить сведения об их предложении и сравнить их с имевшимися до сих пор. Закупка товаров всегда в одних и тех же источниках из соображения привычки или удобства может стоить дорого.

После того как предприятие составило обзор возможных источников закупок, выбираются те, которые в наибольшей степени соответствуют требованиям предприятия.

Критериями оценки являются прежде составленные:

• — требования к потребительским характеристикам продукции
• — сроки поставок
• — упаковка
• — логистика
• — срок платежа
• — качество товаров
• — надежность поставщика

Кроме того, необходимо оценить готовность поставщика к кооперации на длительную перспективу. Возможно, что, поставщик, ориентирует свое производство на определенные потребности предприятия оптовой торговли. Последнее, таким образом, может оказывать влияние на предложение товаров со стороны производителя, что бы мог быть составлен оптимальный для оптовой торговли ассортимент. Если предприятие оптовой торговли выбрало определенных поставщиков, оно должно сделать следующий шаг: поставщики должны быть приобщены к сотрудничеству, их надо убедить сотрудничать с данным предприятием оптовой торговли.

Совершенно очевидно, что при закупке товаров выигрывают те предприниматели в сфере оптовой торговли, которые предложат производителю наилучшие условия сделки. Но хорошая сделка, в зависимости от индивидуально масштаба, может иметь различный характер, и ее оценка не должна ориентироваться на исключительную цену.

Задача торговли при заключении сделки в том, чтобы предложить производителю такую закупку, которая помогла бы последнему в выполнении поставленных перед ним целей. Инструменты, которые могут служить для выполнения этой задачи, показаны ниже.

При повышении объемов закупок необходимо стремиться к развитию таких сделок, как получение товаров розничной торговлей по указанию оптовой торговли (транзитом). При такой закупке товары заказываются оптовой торговлей, поставка осуществляется непосредственно розничной торговле. Оформление счетов-фактур происходит через оптовую торговлю.

Большей гибкости в данном случае в качестве недостатка обычно противопоставляются худшие условия закупок, а также проблематичность регулярного и долгосрочного доступа к товарам.

В ситуации дефицитной экономики и недостатка товаров именно надежность закупок должна иметь приоритет для оптовой торговли. Целью менеджмента торговли, поэтому, должно стать заключение долгосрочных основных договоров с поставщиками, которые гарантируют надежное распоряжение товарами.

Под организацией производственных процессов понимают пространственную и временную организацию деятельности на предприятии.

Таким образом, предприятие вначале определяет потребность в товаре. Затем осуществляется поиск наиболее подходящего поставщика. После заключения с поставщиком договора осуществляется поставка товара на склад. На складе товар разгружают и проверяют на соответствие количеству и качеству. При расхождении составляется акт приемки товар, где указываются все претензии. В этом случае товар может быть возвращен, поставщик может заменить или допоставить товар.

После этого товар отправляется к месту хранения. На полученные заказы от покупателей оформляются документы для доставки, отгрузки и оплаты товара каждому заказчику и документ на загрузку машины на складе. На складе производится подсортировка заказа и погрузка. После чего товар доставляется в магазины.

Приемка товара в розничной точке производится по той же схеме, что и на складе. Покупатель принимает товар или его часть. Не годный товар не принимается или заменяется.