Анализ проблем и сбоев в бизнес-процессе

Описание бизнес-процесса дает основу для выявления проблем, снижающих эффективность изучаемого процесса.

Для совершенствования бизнес-процесса «Закупка товаров у поставщиков» необходимо выяснить процедуру протекания процесса и проблемные места, выявить неоптимальные пути движения документов и материальных ценностей.

В ходе бесед с сотрудниками Торгового Дома «Библио-Глобус», а также в результате наблюдения за ходом выполнения бизнес-процесса были выявлены следующие проблемы или сбои в функционировании бизнес-процесса «Закупка товаров у поставщиков» :

• · несоблюдение условий договоров при сотрудничестве Торгового Дома «Библио-Глобус» ;
• · некорректная загрузка прайс-лист;
• · неэффективное использование информации.

В качестве основной проблемы, снижающей эффективность функционирования бизнес-процессе «Закупка товаров у поставщиков» нами выбрана проблема «неэффективное использование информации».

Проект совершенствования бизнес-процесса

Современный высокоэффективным способом осуществления инновационных решений является проектный подход.

Проект-замысел, идея, образ, воплощённые в форму описания, обоснования, расчётов, чертежей, раскрывающих сущность замысла и возможность его практической реализации.

Проект-это работы, планы, мероприятия и другие задачи, направленные на создание нового продукта (устройства, работы, услуги). Выполнение проекта составляет проектную деятельность, которая включает:

• · проведение управленческих мероприятий (проектное управление). Достигается на основе использования, в том числе, принципов и методов управления проектом, являющегося частью системы менеджмента предприятия, универсальной для решения разных производственных задач;
• · решение специализированной задачи:
• · разработка продукции для заказчика.

Продуктами проекта могут быть:

• · результаты маркетинговых исследований (маркетинг);
• · проектно-конструкторская документация. Комплект такой документации называется проектом. Он предназначен для создания разработанного устройства, его эксплуатации, ремонта и ликвидации, а также для проверки или воспроизведения промежуточных и конечных решений, на основе которых он был разработан. (Обратим внимание на то, что значение слова «проект» в управленческой и научно-технической деятельности отличаются);
• · технологическая документация (управление производством);
• · программное обеспечение (управление проектами).

Проекты могут быть объединены в программу проектов для достижения единого результата, или в портфель проектов для более эффективного управления. Портфель проектов может состоять из программ.

Виды проектов:

• · Инвестиционный — главная цель — создание или реновация основных фондов организаций, требующие вложения инвестиций;
• · Инновационный — главная цель — разработка и применение новых технологий, ноу-хау и других нововведений, обеспечивающих развитие организаций;
• · Научно — исследовательский;
• · Учебно-образовательный;
• · Смешанный.
• 2.3 Проектирование бизнес-процесса

В результате изучения бизнес-процесса «Закупка товаров у поставщиков «была выявлена проблема «Неэффективное использование информации», которую предложено решить, чтобы в результате повысить эффективности использования информации, что приведет к более точной своевременной закупке товаров.

Данное решение проблемы целесообразно реализовать на практике в виде выполнения проекта, который можно сформулировать как «Повышение эффективности использования информации» .

Результатом данного проекта должно стать повышение объема продаж, ускорение доставки, снижение расходов на закупку товаров.

Первым этапом планирования проекта является составление дерева работ й. Дерево работ — это граф, схема, отражающие структуру задачи оптимизации многошагового процесса. Ветви дерева отображают различные события, которые могут иметь место, а узлы (вершины) — точки, в которых возникает необходимость выбора.

На каждой стадии планирования необходимо разделить работы по проекту на части. Эта процедура известна как составление дерева работ проекта (WBS —Work Breakdown Structure).

Дерево работ для проекта «Повышение эффективности использования информации» показано на Рис 4.

Рисунок 4 Дерево работ проекта.

Список работ по проекту.

• 1. Повышение эффективности использования информации о поставщиках
• 1.1. Кадры закупщиков
• 1.1.1. Проведение аудит кадров
• 1.1.2. Организация обучения закупщиков
• 1.2. Техническая оснащенность процесса закупок
• 1.2.1. Совершенствование программного обеспечения закупок
• 1.2.2. Повышение технической оснащенности
• 1.3. Методическое обеспечение
• 1.3.1. Разработка инструкций и регламентов
• 1.3.2. Сотрудничество с поставщиками

На основе дерева работ составляется сетевой график проекта. Сетевой график позволяет для проектов или различных работ, которые составляют набор взаимосвязанных действий. Его применение позволяет определить сроки завершения проекта и выявить возможные варианты сокращения сроков работ. Так как работы в сетевом графике взаимоувязаны по времени, то это дает возможность осуществлять контроль хода работ.

Сетевой график для проекта Повышение эффективности использования информации «показан на рис. 5.

Рисунок 5 Сетевой график проекта.

С целью сокращения продолжительности выполнения проекта «Закупка товаров у поставщиков» сетевой график может быть оптимизирован путем параллельного выполнения работ.

Оптимизированный сетевой график показан на Рис. 6.

Рисунок 6 Оптимизированный сетевой график проекта.

Следующим этапом планирования проекта является определение ресурсов, необходимых для выполнения работ по проекту.

Ресурсы проекта — это совокупность условий, которые дают возможность реализовать цели проекта: организационная структура, кадровый потенциал, бюджет, информационное обслуживание, материально-техническая база проекта, то есть все необходимые средства для реализации проекта.

Ресурсы, необходимые для выполнения проекта «Повышение эффективности использования информации о поставщиках» приведены в таблице 2.

Таблица 2.

Ресурсное обеспечение проекта «Повышение эффективности использования информации о поставщиках» .

Данная таблица показывает, что объем инвестиций, требуемый для осуществления проекта, составит 160 тыс. руб.

Окупить затраты на проект предполагается за счет повышения качества закупок, что должно привести к росту продаж и снижению возврата товаров поставщикам.