Изучение структуры и функций делопроизводственной службы

На Должанской производственной площадке есть только секретарь ответственный за делопроизводство находящийся в подчинении начальника филиала.

Секретарь должен выполнять следующие функции делопроизводителя:

• 1. Прием, учет, регистрация, сканирование, внесение резолюций, передача документов исполнителям, справочно-информационное обслуживание и хранение документной информации с использованием автоматизированной системы «Дело».
• 2. Контроль качества подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись начальнику филиала.
• 3. Контроль исполнения документов и поручений начальника филиала, обобщение информации о ходе исполнения и представление этой информации руководителю филиала для учета и принятия мер.
• 4. Регистрация и отправка исходящей корреспонденции за подписью руководства филиала.
• 5. Внесение информации в подсистему «ДелоWEB» автоматизированной системы «Дело» о ходе исполнения поручений генерального директора ОАО «Газпром».
• 6. Разработка инструкции по ведению делопроизводства филиала с учетом требований Инструкции по делопроизводству ОАО «Газпром».
• 7. Ежегодный отбор документов на архивное хранение и на уничтожение.
• 8. Совертенствование форм и методов работы с документами в филиале, его функциональных службах на основе применения организационной и компьютерной техники.
• 9. Обучение работников филиала по вопросам автоматизации делопроизводства и совершенствования на этой базе документационного обеспечения его основной деятельности.

Секретарь должен знать:

• · требования государственных стандартов Российской Федерации: ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
• · Инструкцию по делопроизводству ОАО «Газпром»;
• · другие локальные нормативно-методические документы, касающиеся делопроизводства и документооборота.

Секретарь несет ответственность за:

• · ненадлежащее и несвоевременное выполнение обязанностей, изложенных в перечне;
• · некачественное оформление документов, представляемых на подпись руководству филиала;
• · несоблюдение требований нормативных документов по организации делопроизводства, (смотреть Приложение№ 2).

На сегодняшний момент российский рынок предлагает достаточно широкий выбор программ, которые могут отвечать требованиям и задачам автоматизации управленческой деятельности организации, но обладающие различными программными требованиями. В данной организации используется Система «Дело» популярна в государственных учреждениях благодаря тому, что она ориентирована на автоматизацию процедур традиционного делопроизводства.

Краткие характеристики системы «Дело»

Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело» была разработана ЗАО «Электронные офисные системы». Данная система предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности, основанной на традиционных отечественных технологиях и закрепленных соответствующими стандартами, и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций.

Функциональные возможности:

• · отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений;
• · единая регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируются как поступившие извне документы, так и созданные внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан. Сведения об одном и том же документе могут одновременно находиться в различных картотеках;
• · ввод текстов резолюций, включая повторные и назначение исполнителей по ним;
• · направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей с помощью механизма электронной почты;
• · регистрацию делопроизводителями движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;
• · осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов;
• · объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам;
• · выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек, а так же резолюций, с целью осуществления функций контроля исполнения документов, и резолюций и ведения справочно-аналитической работы;
• · ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов;
• · предоставление любому должностному лицу своего личного электронного кабинета, вследствие чего пользователь имеет доступ только к документам, находящимся в его компетенции;
• · получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной («бумажной») технологией делопроизводства;
• · хранение электронных образов документов;
• · списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и, при необходимости, извлечения их из дела;
• · протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями.

В системе «ДЕЛО» реализован полноценный web-интерфейс доступа ко всем данным и функциям (Опция «ДЕЛОWEB»), позволяющий работать с документами через InternetIntranet. Для успешной организации удаленной работы достаточно web-браузера Microsoft Internet Explorer 5.5 SP (и выше) или полностью совместимого с ним программного обеспечения.

«ДЕЛО-WEB» предоставляет практически все основные вышеописанные функциональные возможности:

Система обеспечивает поиск документов в базе по сочетанию реквизитов регистрационной карточки, полнотекстовый поиск реализован только в версии под MS SQL.

По данным, представленными разработчиками, система имеет сертификат Госстандарта на соответствие ГСДОУ.

Таким образом, я пришла к выводу, что эффективность деятельности делопроизводственной службы зависит от квалифицированного работника делопроизводства, степени оснащенности службы и условий труда.