Управление временем. 
Менеджмент организации

Управление временем (тайм-менеджмент) является составной частью самоменеджмента.

Время — единственный первоначально заданный ресурс, не подлежащий накоплению. Все люди имеют одинаковый ресурс времени. Что бы ни происходило с человеком, он всегда будет располагать 24 часами в сутки, 168 часами в неделю, 8760 часами в год. Ресурс времени невозможно приобрести или восстановить, его можно только разумно использовать.

Рациональная организация рабочего времени менеджером требует учета всех выполняемых работ, систематического наблюдения за рабочим временем, изучения структуры затрат рабочего времени.

Для реализации этих задач используют две группы методов: наблюдение (фотография рабочего времени, самофотография рабочего времени, метод моментальных наблюдений, хронометраж, специальная киносъемка) и опросы (устные и анкетные). Данные, полученные с помощью наблюдений и опросов, дополняют друг друга и расширяют возможности объективной оценки состояния организации труда.

Зарубежными и отечественными специалистами в области таймменеджмента определены основные «поглотители времени» современного руководителя:

• — нечеткая постановка целей и задач работы;
• — отсутствие внутренней дисциплины;
• — плохая техническая обеспеченность рабочего места;
• — плохая организация труда сотрудников;
• — неумение сказать «нет»;
• — лишние звонки в течение рабочего дня;
• — вынужденное бездействие;
• — аритмия рабочего процесса (то нечего делать, то чрезмерная загруженность) и др.^[1]

А. Лейкен дает ряд рекомендаций для эффективного расходования времени:

• — иметь точный график дня и список вопросов по их приоритетности;
• — заниматься накопленным объемом малозначительных второстепенных вопросов не более 4 часов в месяц;
• — раз в месяц проверять исполнительность подчиненных;
• — всегда держать при себе несколько чистых листов для записи удачных идей;
• — как можно больше поручать дел для исполнения подчиненным, к специфическим вопросам обязательно привлекать специалистов;
• — не умножать количество корреспонденции, избавляться от ненужной информации;
• — не работать в выходной день;
• — решив трудную и важную задачу, необходимо наградить себя свободным временем, чтобы развеяться, снять напряжение;
• — не распыляться, концентрировать внимание и усилия на одном фундаментальном деле;
• — анализировать свои привычки и наклонности, чтоб они не входили в противоречие с интересами дела;
• — не терять время на сетования и терзания по поводу неудач¹.

Обязательно наличие системы планирования времени как определение видов и сроков выполнения работ, последовательное распределение ресурсов времени. Планирование призвано обеспечить рациональное использование времени, а именно: имеющееся время употребить для плодотворной и успешной деятельности, достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени.

При осуществлении планирования необходимо использовать следующие принципы.

• 1. Регулярность планирования. На каждый день необходимо иметь план работы. Составлять план нужно таким образом, чтобы в любой момент иметь определенное задание.
• 2. Реалистичность планирования. В данном случае это означает отказ от иллюзорных, заранее невыполнимых планов.
• 3. Гибкость планирования. Планы должны быть составлены таким образом, чтобы в случае появления непредвиденных обстоятельств их можно было легко изменить.
• 4. Альтернативность планирования. Наличие нескольких вариантов деятельности в случае неожиданности.
• 5. Установление приоритетов. В плане должно быть точно обозначено, какие дела являются наиболее важными и заслуживают большего внимания.
• 6. Нормирование работы. Для каждого вида работы должно быть выделено определенное количество часов, минут.^[2][3]

• 7. Определение критериев выполнения. Для каждого вида деятельности должен быть установлен критерий, по которому эта работа будет признана эффективно выполненной.
• 8. Письменная форма плана. Все планы в обязательном порядке должны составляться письменно. План, который держится в голове, легко отвергается. Письменный план обеспечивает разгрузку памяти, а также дает психологический эффект самомотивации к работе.
• 9. Принцип Парето (известный итальянский экономист и социолог Вильфредо Парето в 1897 году сформулировал принцип, названный его именем). Иногда этот принцип называют «правилом 80/20». Суть принципа Парето применительно к деятельности людей состоит в том, что за 20% времени человек выполняет 80% работы, остальное время непроизводительно. Иными словами, лишь 1/5 нашей работы обычно проходит эффективно, а 4/5 деятельности характеризуется в 16 раз меньшей эффективностью^[4].

Система научного планирования времени включает в себя следующие пункты.

• 1. План на несколько лет вперед. Он служит исходным пунктом процесса планирования.
• 2. Годовой план. Из плана на несколько лет вперед выводится годовой план. В него переносятся из плана на несколько лет вперед все те цели и задачи, которые намечены на год.
• 3. Квартальный план. Это элемент контроля за выполнением годового плана. В течение года через равные промежутки времени человек побуждает себя к тому, чтобы обдумать события истекшего периода и при необходимости внести изменения или перенести сроки исполнения.
• 4. Месячный план. Учитываемые в нем задачи переносятся из квартального плана, а в случае надобности — из плана истекшего месяца. Поскольку с приближением временного горизонта повышается точность планирования, в месячном плане задачи планируются уже с большей детализацией.
• 5. Недельный план. Имеет ту же форму, что и план на месяц. Он предполагает еще более детальный, более точный прогноз предстоящего периода. Исходя из месячного плана составляется распорядок всех дел и задач в соответствии с их объемом и необходимым для их исполнения временем.
• 6. Дневной план. Строится на базе недельного плана. Дневной план — сочетание текущих дел и элементов, способствующих достижению долгосрочных целей. В нем устанавливается, какие дела должны быть выполнены в течение соответствующего рабочего дня, причем к предусмотренным заранее, запланированным прибавляются незапланированные. Дневной план представляет собой самую важную ступень в системе планирования времени, конкретное воплощение поставленных целей и задач.

Создавая индивидуальную систему планирования, каждый менеджер может воспользоваться приведенными ниже методами экономии времени:

• — немедленно приступайте к осуществлению намеченных действий;
• — начинайте с наиболее простой задачи, чтобы приобрести веру в себя, а когда появляется чувство уверенности, то можно приступать к самому сложному;
• — при решении неприятных дел полезно установить для себя предельный срок (но реальный) и «проболтаться» об этом окружающим. Боязнь выглядеть болтуном в глазах коллег и подчиненных мобилизует больше, чем обязательства перед собой;
• — можно назначить себе премию. Вознаграждение в виде любимого занятия вечером или в выходной день за своевременное и успешное выполнение задания или его части может стать эффективным решением существующей проблемы времени;
• — полезно оставлять достаточно времени на проверку результата и внесение изменений на случай непредвиденных обстоятельств;
• — делите задание на ряд поэтапных действий. При делении действий на этапы инициируется эффект инерции: «пока человек стоит на месте, сдвинуться очень трудно, но когда движение началось, продолжать его гораздо проще». Этот принцип работы применим ко всему, что необходимо сделать;
• — попытайтесь сразу делать работу хорошо;
• — важно позитивное отношение к работе;
• — создайте вокруг себя атмосферу, способствующую вовлечению в выполнение важного дела. Простое физическое присутствие предметов, связанных с работой, которую необходимо сделать, может оказаться подходящим стимулом для ее выполнения. С другой стороны, удалите все предметы, которые могут отвлекать от дела;
• — научитесь говорить «нет» себе и другим, если это необходимо для выполнения важного дела;
• — делайте перерывы в работе. Ведь «труд без отдыха» — не достоинство, а наказание за неудачное планирование своего времени.

Использование всех указанных методов и приемов невозможно без учета личностно-психологических особенностей каждого человека. У каждого темперамента свои «отношения» со временем^[5].

У холерика субъективно переживаемое время сильно опережает течение реального времени. Поэтому он всегда устремлен вперед, в будущее и испытывает острый дефицит времени. Субъективно переживаемое время сильно спрессовано, кажется летящим, если на пути движения возникает препятствие, то оно вызывает агрессию и ярость.

У сангвиника субъективно переживаемое время не так сильно опережает течение объективного времени. Постоянное стремление вперед.

(в будущее) сочетается с боязнью опоздать, не успеть. Этот тип тоже «спешит жить» и поэтому испытывает постоянный дефицит времени.

Для меланхолика нет ни опережения, ни отставания времени, он как бы «привязан» к объективному времени, обездвижен и заторможен в нем.

У флегматика субъективное время отстает от объективного, поэтому субъективно переживаемое время медленно и равномерно. Его всегда хватает, даже есть некоторый избыток. Флегматик ориентирован в прошлое, к изменениям привыкает медленно и с большим трудом.

Так, сангвиники и холерики недооценивают время, им всегда его не хватает, они постоянно спешат и все равно опаздывают. Флегматики переоценивают время, не спешат и не торопятся. Меланхолики наиболее четко оценивают временные интервалы, поэтому более четко распределяют свое время.

Следовательно, холерику, имея в виду плюсы своего темперамента, необходимо так организовывать свое время, чтобы постоянно быть занятым определенным делом, не иметь ни минуты покоя.

Сангвинику нужно постоянно заниматься самоконтролем, чтобы исполнять и доводить до конца все запланированные дела, добиваться намеченных целей.

Флегматик должен планировать время «с запасом», с учетом индивидуального темпа, так как он не может продуктивно работать в дефиците времени.

Меланхолику можно планировать время выполнения заданий в соответствии с установленными сроками или с небольшим запасом, а выполнение «неприятных» заданий оставлять на конец рабочего дня, так как у данного типа высокая чувствительность может негативно влиять на выполнение работы.

Управлению временем следует учиться, прилагая усилия для освоения теоретических и практических основ тайм-менеджмента. И если каждый руководитель будет делать это, принимая во внимание особенности своего типа личности, то тем самым он сможет способствовать достижению положительных результатов и облегчить свой путь к эффективному использованию времени и, в конечном счете, к эффективному управлению.

Контрольные вопросы.

• 1. Кто такой менеджер?
• 2. Каковы его основные задачи и роли?
• 3. Чем отличаются функции менеджеров высшего, среднего и низшего уровней управления?
• 4. Какими качествами должен обладать современный менеджер?
• 5. В чем сущность и содержание самоменеджмента руководителя?

• [1] См.: Красовский Ю. Д. Управление поведение в фирме. М.: ЮНИТИ, 1997. С. 291.
• [2] 1 См.: Власова Н. И проснешься боссом. Справочник по психологии управления.
• [3] 1. Новосибирск: ЭКОР, М.: ИНФРА-М, 1994. С. 16—18.
• [4] См.: Васильченко Ю. Л. Механизмы времени. Тайм-менеджмент: теория, практикум. Киев: Наша культура и наука, 2001. С. 121—122.
• [5] См.: Практическая психология для менеджеров. С. 41.