Общие принципы формирования дел

Документы, не находящиеся на руках у исполнителей, при хранении группируются так, чтобы можно было быстро найти нужный документ и информацию.

Эта работа носит название «формирование дел», так как основной единицей организации учета и хранения бумажных документов является дело, небумажных — единица хранения, документов на компьютерных носителях данных — файл данных.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

• 1. распределение исполненных документов по делам;
• 2. расположение документов внутри дела;
• 3. оформление обложки дела.

В организациях дела формируются централизованно секретарем фирмы или делопроизводственной службой или децентрализовано — несколькими структурными подразделениями. На практике оба варианта сосуществуют параллельно. Так, распорядительные и организационные документы формируют в дела централизованно, а бухгалтерские, кадровые дела, переписку, договора и другие документы концентрируются на конкретных рабочих местах в структурных подразделениях.

Формирование дел в структурных подразделениях осуществляется либо исполнителями, ведущими определенный круг вопросов в своем структурном подразделении, либо централизованно по подразделению специально выделенным сотрудником. Во втором случае легче обеспечить методическое единство и качество формирования дел, контроль за ними со стороны руководства и службы ДОУ.

Правильность формирования дел устанавливается, а при проверках оценивается органами архивной службы, другими контролирующими органами (в своей сфере деятельности) и достигается соблюдением ряда правил, обязательных для государственных организаций. Хотя любая систематизация, в том числе и систематизация документов, имеет прикладное значение и может определяться негосударственными организациями во многом самостоятельно, но игнорировать накопленный десятилетиями опыт работы было бы нецелесообразно.

Группировка документов в дела

Так, в дела группируются в большинстве случаев документы одного календарного года, за исключением:

• 1. судебных,
• 2. личных дел,
• 3. документов выборных органов, которые группируются за период их созыва, и др.

Целесообразна и не противоречит правилам практика сбора документов при их незначительном количестве за несколько лет, оформляя дело как переходящее с соответствующими отметками за все годы накопления документов в деле.

Документы следует группировать в дела постоянного и временного сроков хранения раздельно. Например, следует хранить в различных делах оригиналы и копии документов, годовые и квартальные планы работы и так далее, поскольку эти документы имеют различные сроки хранения.

Допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.

В дело включается только один экземпляр документа. Не включаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документов и их копии.Исключение составляют черновые материалы, которые имеют резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением к основному документу. Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращают исполнителям на доработку.

Секретарь подшивает документы в дела согласно отметкам исполнителей на документах: «в дело №…».

Последовательность расположения документов в деле

Не следует допускать разобщения в делах запросов и ответов, подшивки сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении, подшивки в дела документов, подлежащих возврату корреспондентам.

От выбранной последовательности расположения документов в деле зависит оперативность поиска необходимых документов, а также раскрытие хода и полноты решения вопросов. Обычно документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними датами.

Часто приказы, распоряжения, протоколы, решения и другие документы располагают по порядковым номерам, но и в этом случае сохраняется хронологическая последовательность решения вопросов.

Другой подход следует применять, например, к переписке, где документ-ответ подшивается в дело не по дате регистрации, а вслед за инициативным документом, или к приложениям, которые, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к соответствующим документам. Если приложение составляет 250 листов и более, то из него, как правило, формируется отдельный том, а в документе делается об этом соответствующая отметка.

Документы могут располагаться и в алфавитной последовательности. В алфавитном порядке целесообразно группировать различные опросные листы, анкеты, сводки, отчеты, поступающие от подведомственных предприятий (в алфавитном порядке названий предприятий), предложения, заявления и жалобы граждан, другие документы.

Каждая группа документов отличается составом и ценностью информации, что обусловливает и специфику формирования их в дела.

Распорядительные документы и приложения к ним Распорядительные документы формируются в отдельные дела по видам, при этом обычно уточняют их авторскую принадлежность:

• 1. приказы министерства,
• 2. распоряжения генерального директора и т. д.

Отдельно группируются:

• 1. приказы по основной деятельности,
• 2. приказы по административно-хозяйственным вопросам,
• 3. приказы по личному составу,

так как каждая из этих групп имеет свои, различные сроки хранения.

Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются для лучшего поиска в дела по направлениям деятельности организации.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами как приложения к ним, группируются вместе с распорядительными документами. Если же при их утверждении распорядительные документы не издавались, то эти документы формируются в самостоятельные дела.

Протоколы следует формировать в дела с учетом авторского признака:

• 1. протоколы коллегии,
• 2. протоколы совещания у директора,
• 3. протоколы профсоюзного собрания и т. д.

Протоколы группируются, как правило, вместе с документами, на основании которых они готовились:

• 1. повестки дня,
• 2. доклады,
• 3. проекты решений и др.

Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности решения вопросов.

Планы и отчеты

Утвержденные планы, отчеты, лимиты, титульные списки группируются в дела отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Их относят к тому году, к которому относится их содержание, независимо от времени составления, например: «Отчет за 2001 г.», составленный в 2002 г., должен включаться в дела 2001 г.

Перспективные бизнес-планы относятся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана — к последнему году действия плана. Коррективы к перспективному плану относятся к тому году, на который они составлены.

Отчетные документы о финансовой деятельности предприятия, состоящие из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагаются в следующем порядке: вначале объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце — приложения. Последовательность приложений определяется последовательностью статей баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке.

Статистическая документация, образующаяся в управленческой деятельности, группируется самостоятельно или в одном деле с другими документами по данному вопросу. Например, к отчету по основной деятельности за 2002 г. будут прилагаться формы статистической отчетности по основной деятельности данной организации.

Поступающие в головную организацию документы филиалов, подведомственных организаций:

• 1. планы,
• 2. отчеты,
• 3. сводки,
• 4. обзоры,
• 5. справки,
• 6. докладные записки и др.,

группируются, как правило, в самостоятельные дела по каждой организации или по видам документов (одного названия) по всем организациям, например: «Годовые отчеты филиалов о выполнении плана по реализации товаров».

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Документы социального характера

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям.

В личные дела группируются документы, относящиеся к кадровым вопросам всех работающих в организации в следующей последовательности:

• 1. внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
• 2. заявление о приеме на работу,
• 3. направление или представление;
• 4. анкета (личный листок по учету кадров);
• 5. автобиография;
• 6. документы об образовании;
• 7. выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;
• 8. дополнения к анкете (личному листку по учету кадров),
• 9. справки и другие документы, относящиеся к данному лицу.

При формировании дел по предложениям, заявлениям и жалобам граждан документы в деле группируются по алфавиту. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные жалобы подшивают к той же группе документов.

Составление заголовков дел

Заголовок дела является важнейшим элементом успешной систематизации документов, их поиска, всей последующей работы с делами.

Основные требования к его составлению — четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Необходимо избегать неконкретных формулировок — «разные документы», «общая переписка» и т. д. Заголовок дела следует формулировать на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

• 1. название документа (приказы, протоколы и т. д.), наименование рода заводимого дела (переписка, документы, дело);
• 2. автор документа (название организации, структурного подразделения);
• 3. корреспондент (название организации, которой адресуются и от которой получают документы);
• 4. вопрос или краткое содержание документов дела;
• 5. название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
• 6. даты (период), к которым относятся документы дела;
• 7. указание на копийность дела.

Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле. Так, название документов в заголовке дела может указываться как в единственном, так и во множественном числе (при группировке в деле документов одного названия):

• 1. Журнал учета выдачи дипломов
• 2. Протоколы собраний акционеров предприятия
• 3. Картотека по регистрации и контролю исполнения распоряжений

При наличии в деле документов нескольких названий они перечисляются в заголовке, например:

«Отзывы и заключения на учебные программы, присланные из филиалов»

Если документы разных названий (более 2−3) относятся к одному вопросу, но не связаны логической последовательностью, то при формулировании заголовка дела используется термин«документы». В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются названия документов, из которых будет формироваться дело, например:

«Документы, подготовленные по заданию органов государственного управления (справки, обзоры, аннотации, информации и др.)» или.

«Документы, представляемые в судебные и следственные органы по уголовным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки, характеристики)»

Термин «документы» может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу:

«Документы к протоколам научно-технической комиссии»

Заголовки судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, формулируются с использованием термина «дело».

«Личные дела административно-управленческого персонала»

Термин «переписка» используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию с одной или несколькими организациями:

«Переписка с 000 „ЛАГ“ о сроках возвращения кредитов»

Для внутренних документов название организации (подразделения, органа управления) указывается кратко:

«Протоколы заседания Совета учредителей»

При указании в заголовке корреспондента дается конкретное наименование организации или обобщенное название нескольких организаций без конкретного перечисления:

«Переписка с Росархивом»

«Переписка с международными организациями о научном сотрудничестве»

Если документы касаются переписки с разнородными корреспондентами по одному вопросу, то корреспонденты не указываются:

«Переписка по научно-организационным вопросам»

Если документы относятся к корреспонденции одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то в заголовке дела указывается ее (его) название:

«Переписка с организациями г. Харькова о поставках продукции»

В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа:

«Приказы по основной деятельности за январь — апрель 2012 г.»

В заголовке дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указывается не только год, но месяц, квартал:

«Сводный баланс доходов и расходов за 1−2 кв. 2012 г.»

В заголовках дела при необходимости дается указание на копийность документов:

«Приказы ректора по комплектованию и изменению личного состава студентов. Копии»