Законодательное, нормативно-методическое и организационные документы, регламентирующие документационное обеспечение деятельности отдела кадров

Кадровая деятельность любой организации регламентируется законодательными и нормативно-методическими документами. От работников отдела кадров сегодня требуется безупречное знание законодательных и нормативно-методических актов, в которых нашли отражение вопросы организации труда и оформления трудовых отношений работодателя и работника. Пакет этих актов есть и в отделе кадров ЦБС, чтобы в любой момент можно было к ним обратиться и проверить законность решения вопроса и его закрепления в документе.

Рассмотрим более подробно, используемые в отделе кадров ЦБС законодательные и нормативно-правовые документы.

Открывает пакет нормативно-правовых документов, регламентирующих кадровую деятельность Конституция Российской Федерации, в котором многие статьи посвящены праву на труд и отдыху, где каждому «работающему по трудовому договору гарантируется установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежегодный отпуск» [1].

Основным законодательным актом, которым постоянно руководствуется в своей работе отдел кадров ЦБС, является Трудовой кодекс РФ. В Трудовом кодексе отражены специфические вопросы документирования трудовых правоотношений.

В Трудовом кодексе РФ рассматриваются вопросы документирования приема на работу, перевода на другую работу, предоставление отпуска, направление работников в командировку, изменение анкетно-биографических данных, поощрение и награждение работников, вынесение взысканий, аттестация работников, увольнение работников, сложные и спорные случаи современного делопроизводства в отделе кадров.

Работники отдела кадров ЦБС при установлении трудовых правоотношений опираются не только на статьи самого Трудового кодекса, но и на иные федеральные законы, в которых затронуты вопросы труда, указы Президента, постановления Правительства РФ, законы и иные нормативные правовые акты субъектов федерации, на которой она находится, акты органов местного самоуправления, содержащие нормы трудового права.

Большое значение для правового обоснования профессиональной деятельности специалиста по кадрам ЦБС сегодня имеет ФЗ № 149 от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», который регулирует отношения, возникающие при поиске, получении, передаче, производстве и распространении документированной информации, вопросы ее защиты от несанкционированного доступа и особенности применения информационных технологий.

Так, при работе с кадровыми документами специалист по кадрам вуза учитывает требования данного закона, согласно которому документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы Российской Федерации, а порядок документирования устанавливается органами государственной власти, которые ответственны за организацию делопроизводства и стандартизацию документов и их массивов.

Следующим не менее важным и значимым законодательным актом, регламентирующим документационное обеспечение кадровой деятельности, является Федеральный закон от 25 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (в ред. от 2011 г.), которым специалист по кадрам ЦБС стал активно руководствоваться с переводом персональных данных на электронные формы носителей информации. Цель Закона — «обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну».

При обеспечении вопросов сохранности кадровых документов специалист по кадрам ЦБС руководствуется Федеральном законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Данный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства.

При введении трудовых книжек сотрудники отдела кадров руководствуются «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, …» и «Инструкцией по заполнению трудовых книжек». Эти нормативные документы регламентируют оформление, учёт и ведение трудовых книжек в ЦБС.

Оформление документов по личному составу, к сожалению, в библиотеке происходит не в соответствии с постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», несмотря на то, что данное постановление утверждает, унифицированные формы первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты и ведение этих форм является обязательным в кадровой работе. Не использование унифицированных форм первичной учетной документации приводит к ошибкам при документировании кадровой деятельности.

Организация делопроизводства и оформление организационно-распорядительных документов в ЦБС осуществляется согласно Инструкции делопроизводства, которая устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами.

Отдел кадров ЦБС в своей работе опирается не только на законодательно-правовые и нормативно-методические документы общегосударственного значения, но и на организационно-правовые документы, разрабатываемые в ЦБС.

Кроме Устава вопросы документационного обеспечения управления регламентируются такими организационно-правовыми документами, как должностная инструкция, положение об отделе кадров и пр. (см. табл. 1).

Таблица 1.

Организационно-правовые документы ЦБС.

Из таблицы видно, что в отделе кадров библиотеки отсутствуют такие организационно-правовые документы, регламентирующие документационное обеспечение управления кадровой службы, как Инструкция по кадровому делопроизводству ЦБС, Инструкция по работе с конфиденциальными документами, Положение о защите персональных данных и пр., что не может не сказаться на качестве и эффективности системы ДОУ деятельности отдела кадров.

В ходе подготовки документов к архивному хранению специалист по кадрам руководствуется номенклатурой дел. Номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Трудовой распорядок сотрудников ЦБС определён Правилами внутреннего трудового распорядка. Данный нормативный документ является локальным нормативным актом организации, регламентирующим порядок приёма и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации.

Как видим, документационное обеспечение кадровой службы регламентируется организационно-правовыми документами, разработанными на уровне самого учреждения, лишь комплексное использование вышеперечисленных организационных документов сегодня может обеспечить качество документирования и организации работы с документами. Постоянное обновление законодательных и нормативно-методических документов обязывает работников кадровых служб регулярно следить за происходящими изменениями в правилах делопроизводства и отражать их в разрабатываемых локальных организационно-правовых документах.