Преимущества и недостатки корпоративных систем управления документами

электронный корпоративный документооборот Электронный документооборот давно стал неотъемлемой частью ИТ-инфраструктуры большинства программных комплексов управления предприятием. Однако автоматизация документооборота, ставшая стандартом де-факто, имеет, кроме несомненных достоинств, и некоторые недостатки. Поэтому перед внедрением такой системы необходимо взвесить все плюсы и минусы электронного документооборота. Многие руководители вопросам автоматизации бизнес-процессов в целом и документооборота в частности не уделяют достаточно внимания — просто в силу незнания достоинств этого метода.

Основные преимущества электронного документооборота состоят в том, что в результате его внедрения все структуры компании смогут работать в едином информационном пространстве, позволяющем существенно увеличить скорость обработки всех типов документов.

Другой фактор, ставящий автоматизированный документооборот выше обычного — это безопасность и сохранность документов. Так, шифрование данных позволяет пресечь попытки несанкционированного использования информации. Еще одно преимущество заключается в повышении производительности сотрудников, существенном снижении количества ошибок при обработке документов. Использование системы электронного документооборота позволяет достичь значительного экономического эффекта, но количественная оценка усложняется необходимостью учета множества факторов.

Следует отметить, что электронный документооборот имеет и недостатки. При первичном внедрении неизбежны большие расходы на приобретение и внедрение этого ПО, не удастся избежать и стрессов со стороны сотрудников, привыкших к ручному труду. Резкое возрастание объема документооборота — еще один минус (на первых порах). Впрочем, все эти недостатки — явление временное.