IT-технологии в управлении персоналом

Жизнь кадровых агентств и менеджеров по персоналу все больше облегчают различные программные средства.

Но здесь кадровика поджидают новые трудности: кроме того, что нужно пробиться сквозь стену непонимания (а зачастую банальной скупости) руководства и согласовать вопрос покупки кадровой программы, нужно еще и определиться с тем, что именно необходимо. Сейчас на рынке присутствует огромное количество различных систем, и даже опытному человеку трудно не растеряться и не запутаться в этом разнообразии.

Все существующие программы по их функциональным возможностям можно разделить на 4 группы:

• 1. программы для отдела кадров: учет зарплаты, рабочего времени и личных дел;
• 2. программы для оценки и управления обучением персонала, подбора кадров по навыкам и личным качествам;
• 3. программы для кадровых агентств: хранение резюме, вакансий, работодателей, поиск и публикация в интернет;
• 4. комплексные программные системы (полностью покрывают функционал групп 1 и 2, и частично, 3-й группы).

Программы кадрового учета нужны, прежде всего, специалистам по кадровому делопроизводству. Такие системы служат для решения двух задач: автоматизации оформления документов и расчета заработной платы.

Личное дело — совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу и содержит:

• · личный листок по учету кадров;
• · автобиографию;
• · копии документов об образовании;
• · копию документа об утверждении в должности;
• · характеристики или рекомендательные письма;
• · заявление о приеме на работу или трудовой договор;
• · копию приказа о приеме на работу;
• · список научных трудов и изобретений.

Кроме того, многие системы также позволяют сохранять информацию о семейном положении сотрудника и воинском учете.

Информация о сотруднике будет неполной, если не хранить данные об истории его работы, о переводах на новые должности, поощрений и взысканий. Обычно возможность хранения подобных сведений называют возможностью отслеживания движения сотрудников, хранения организационной структуры и штатного расписания.

Учет рабочего времени сотрудников позволяет регистрировать действия сотрудника, автоматически выставляет нарушения, считает фактически отработанное время, составляет личные табели, отражает оперативную информацию. Также разработчики часто добавляют возможность регистрации в системе командировок, больничных и отпусков.

После того, как в систему занесены все вышеперечисленные данные, осталось ввести тарифные ставки и информацию о налогах, чтобы было достаточно сведений для автоматизации расчета заработной платы.

Ну и, конечно, намного полезнее будет система, которая умеет выводить все хранящуюся в ней информацию в виде стандартных форм, сформированных по правилам современного делопроизводства.

Если системы кадрового учета более всего нужны сотруднику отдела кадров и бухгалтеру, то системы оценки персонала очень полезны также и менеджерам. Для наиболее разумного и эффективного использования сотрудников необходимо правильно оценить его. Различные системы, методы и методики оценки персонала позволяют выявить и раскрыть потенциал каждого сотрудника, и направить этот потенциал на реализацию стратегических целей компании Оценка всегда подразумевает наличие критериев оценки (шкалы, компетенции, KPI) и идеального «портрета» сотрудника, описанного в терминах критериев. С точки зрения построения системы можно выделить четыре объекта оценки (то, что оцениваем) и четыре группы методик оценки, от которых зависит организация процесса оценки: Объекты оценки:

• · психологические характеристики личности;
• · знания, умения и навыки сотрудника;
• · поведение (ценности, отношения, мнения);
• · эффективность труда.

Группы методик оценки:

• · аттестация;
• · тестирование и измерение, тренажеры;
• · интервьюирование, опросы;
• · деловые игры.

Объекты оценки часто называют компетенциями. С технической точки зрения оценка всех компетенций осуществляется одинаково, поэтому главное при выборе программы — реализация тех или иных методик. «Аттестация» — определение уровня соответствия. Аттестация является одной из наиболее распространенных форм оценки работы персонала, а точнее определения уровня соответствия работника занимаемой должности и (или) месту на которое он претендует. Системы тестирования обычно включают систему хранения результатов тестирования, средства проведения тестирования, набор готовых тестов и конструктор новых. Интервьюирование и опросы обычно дают более полное представление о сотруднике, но их результаты труднее формально оценить и сохранить в структурированном виде для последующего поиска. Вернемся к основной цели оценки — подбору кадров и расстановке их на соответствующие должности. Решение этой задачи проще всего начинать с поиска сотрудников, обладающих определенными компетенциями и последующего анализа их личных качеств и реального опыта работы. Так как подобные системы находят свое место на компьютерах руководства, то необходимыми функциями являются: хранение истории обучения сотрудника, планирование потребностей в новых сотрудниках, контроль над адаптацией недавно принятых работников в коллективе. Кадровое агентство Системы для кадровых агентств чаще всего совершенно отдельные программные продукты. Но, всё же, у них есть ряд функций, сближающих их с другими кадровыми системами: хранение личной информации о работниках и, зачастую, их компетенций. В то же время, есть ряд специфических функций: хранение информации о работодателях, вакансиях, резюме в свободной и структурированной форме, расширенные возможности поиска. Для повышения эффективности работы важны функции работы с интернетом: поиск и размещение вакансий, импорт резюме из различных систем. Некоторые системы для создания более полной картины позволяют сохранять информацию о сотрудниках после трудоустройства, записывать отзывы от работодателей и использовать эти сведения при повторном обращении этих людей.

Мы обобщили информацию о программах управления персоналом с точки зрения приведенных выше функций в таблице.

управление персонал менеджмент информационный Основные программы управления персоналом.