Инвентаризация материально-производственных запасов

В соответствии со ст. 12 Федерального закона от 21.11.96-ФЗ «О бухгалтерском учете» предприятия и организации для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда в соответствии с п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации проведение инвентаризации является обязательным:

• — при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• — перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• — при смене материально ответственных лиц;
• — при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• — в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• — при реорганизации или ликвидации организации;
• — в других случаях, предусмотренных законодательством РФ [6].

В соответствии с пунктом 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина Российской Федерации от 29 июля 1998 года № 34н перед составлением годовой бухгалтерской отчетности может не проводится инвентаризация того имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет. В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков.

Основными целями инвентаризации являются:

• — выявление фактического наличия имущества (как собственного, так и не принадлежащего организации, но числящегося в бухгалтерском учете) в целях обеспечения его сохранности, а также выявление неучтенных объектов;
• — определение фактического количества материально-производственных ресурсов, использованных в процессе производства;
• — сопоставление фактически полученных данных о наличии имущества в натуре с данными аналитического и синтетического учета (выявление излишков и недостач);
• — проверка полноты и правильности отражения в учете оценки имущества и обязательств, а также возможность оценки товарно-материальных ресурсов с учетом их рыночной стоимости и фактического физического состояния. В Федеральном законе № 129-ФЗ подчеркивается необходимость подтверждения правильности и достоверности оценки имущества и обязательств, а не возможность для руководителя организации устанавливать по результатам инвентаризации оценку учитываемого объекта, которую он считает правильной и достоверной;
• — проверка соблюдения правил и условий хранения товарно-материальных ценностей.

При проведении инвентаризации и оформлении ее результатов следует руководствоваться Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых результатов, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.95 № 49.

Назначение инвентаризации назначается приказом по организации. Для проведения инвентаризации создается инвентаризационная комиссия, персональный состав которой утверждается руководителем организации.

Инвентаризация проводится по месту хранения материальных ценностей и материально ответственным лицам.

После проведения инвентаризации материально-производственных запасов составляются сличительные ведомости по ценностям, при инвентаризации которых выявлены отклонения от учетных данных.

Выявленные расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета. Выявленные излишки приходуются и относятся на финансовые результаты организации с последующим установлением причин возникновения излишков и виновных лиц. Недостача или порча в пределах норм естественной убыли по распоряжению руководителя организации списывается на себестоимость работ. Недостача материальных ценностей и другого имущества сверх норм естественной убыли относится на виновных лиц.

Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете.

Данные инвентаризации обобщаются в ведомости результатов инвентаризации, составляемой по форме № 5 к Методическим указаниям.

Материально-производственные запасы заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

Инвентаризация материально-производственных запасов должна проводиться, как правило, в порядке расположения ценностей в данном помещении.

При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения.

После проверки ценностей вход в помещение не допускается (опечатывается) и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Комиссия в присутствии заведующего складом и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается в носить в описи данные об остатках ценностей со слов материально-ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации.

Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указываются дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии делается отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения председателя инвентаризационной комиссии в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально-ответственным лицам в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации.

В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей, находящихся в пути, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

На счетах учета товарно-материальных ценностей, не находящихся в момент инвентаризации в подотчете материально ответственных лиц (в пути, товары отгруженные и др.) могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами: по находящимся в пути — расчетными документами поставщиков или другими их заменяющими документами, по отгруженным — копиями предъявленных покупателям документов (платежных поручений, векселей и т. д.), по просроченным оплатой документам — с обязательным подтверждением учреждением банка; по находящимся на складах сторонних организаций — сохранными расписками.

Предварительно должна быть произведена сверка этих расчетов с другими корреспондирующими счетами. Например, по счету «Товары отгруженные» следует установить, не числятся ли на этом счете суммы, плата которых по чему-либо отражена на других счетах или суммы за материалы и товары, фактически оплаченные и полученные, но числящиеся в пути.

Описи составляются отдельно на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций.

В описях на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета.

В описях на товарно-материальные ценности, отгруженные и неоплаченные в срок покупателями по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование покупателя, наименование товарно-материальных ценностей, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа.

Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость, дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.

В описях на товарно-материальные ценности, переданные в переработку другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов.

Тара заносится в описи по видам и целевому назначению.

При инвентаризации товаров нужно, с одной стороны, сличить объем их запасов в натуре с данными аналитического и синтетического учета по счету 41 «Товары» и забалансовых счетов, а с другой — подтвердить правильность их оценки. Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01 рассматривает товары как часть материально-производственных запасов организации, приобретенную или полученную от других юридических или физических лиц для продажи или перепродажи без предварительной обработки. Таким образом, товары можно оценивать по общим правилам оценки материально-производственных запасов, т. е. по фактической себестоимости.

Организация может применять в течение отчетного года как элемент учетной политики один из методов оценки по каждому виду товаров. Если в течение года появляются новые товары, не предусмотренные номенклатурой на начало отчетного периода, и это существенно изменяет условия деятельности организации, нужно внести соответствующие изменения в приказ об учетной политике.

Товары, цены на которые в течение отчетного года снижались, морально устаревшие или частично потерявшие свое первоначальное качество, отражаются в бухгалтерском балансе на конец отчетного года по ценам возможной реализации, если они ниже первоначальной стоимости их приобретения, с отнесением разницы в ценах на финансовые результаты.

По итогам инвентаризации товаров на сумму разницы между ценой приобретения и новой оценкой товаров должна быть сделана запись:

Дебет счета 91 Кредит счета 41.

Для документального оформления проведения инвентаризации и отражения ее результатов в бухгалтерском учете организации применяются типовые унифицированные формы первичной учетной документации. Названные формы утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в таком порядке (согласно п. 3 ст. 12 Закона о бухгалтерском учете):

излишки приходуются, а соответствующую сумму зачисляют на финансовые результаты организации;

Недостачу имущества и его порчу в пределах норм естественной убыли относят на издержки обращения или производства, сверх норм — на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал от взыскания ущерба с них, то убытки списывают на финансовые результаты организации. При этом налогооблагаемая прибыль организации не уменьшается.

Например:

В результате инвентаризации на СХК «Филатовский», проводившейся в 2008 году в соответствии с Приказом по предприятию № 297 от 08.08.08 г. были выявлены излишки хозяйственного инвентаря на складе инструментального производства в количестве 5 шт. и выявлена недостача одного осциллографа в отделе 813. Информация о недостаче была передана в юридический отдел для выявления виновных лиц.

В бухгалтерском учете были сделаны следующие проводки:

Таблица 7. Журнал хозяйственных операций.