Инвентаризация денежных средств в кассе

Инвентаризации денежных средств кассы ООО «Пролог» проводится в соответствии с Приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

Проведение инвентаризации может быть обязательным в следующих случаях:

• — перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• — при смене кассира;
• — если были выявлены факты хищения наличных денег;
• — если наличные деньги были частично или полностью уничтожены из-за стихийного бедствия, пожара, других чрезвычайных ситуаций.

Порядок и сроки проведения инвентаризации ООО «Рубин» определяет руководитель. Инвентаризацию проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя.

В состав комиссии, как правило, включают представителей администрации предприятия, работников бухгалтерии и других специалистов (например, старших кассиров, специалистов по контрольно-кассовым машинам и т. д.).

При проведении инвентаризации комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета.

Одновременно с проверкой фактического наличия денежных средств и денежных документов в кассе организации проводится проверка:

• — правильности оформления первичных расходных документов — наличие подписей получателей наличных денег, наличие подписи руководителя организации и главного бухгалтера на расчетно-платежных (платежных) ведомостях на выплату заработной платы и иных платежных документах, для которых наличие указанных подписей необходимо для осуществления расходования денежных средств;
• — полнота и правильность оприходования денежных средств, полученных в учреждении банка. Наличные деньги должны быть оприходованы в кассе в день их получения в банке. Проверка осуществляется посредством проведения сплошной сверки данных выписок о состоянии расчетного счета организации в кредитной организации с данными кассовой книги;
• — полнота и своевременность оприходования наличных денег, сданных по приходным кассовым ордерам;
• — соблюдение лимита остатка наличных денег в кассе в течение отчетного года.

Кроме того, при проведении инвентаризации наличных денежных средств проводится сплошная проверка состояния расчетов с материально ответственными лицами по выданным подотчетным суммам. Проверяется правомерность выдачи подотчетных сумм (лицам, с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности, а также лицам, направляемым в служебные или производственные командировки), правильность определения сумм, выдаваемых под отчет (на хозяйственные нужды — в соответствии с нормами, установленными отдельным распорядительным документом руководителя организации, на приобретение имущества — в пределах действительной потребности, при служебных командировках — в соответствии с проведенным расчетом), своевременность погашения подотчетных сумм (представления авансового отчета и сдачи неиспользованного остатка).

Также целесообразно проверить соблюдение требований Правил ведения кассовых операций в части обеспечения сохранности денежных средств при их транспортировке и хранении.

Для оформления инвентаризации применяют формы первичной учетной документации, к ним относятся:

ИНВ — 15 «Акт инвентаризации наличных денежных средств» (смотри Приложение 9);

КМ — 9 «Акт о проверке наличных денежных средств кассы» (смотри Приложение 10).

Результаты инвентаризации в ООО «Пролог» оформляется Актом инвентаризации наличных денежных средств. Эта же форма акта применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе организации.

Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй — остается у материально ответственного лица. При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй — материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий — в бухгалтерию.

Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не производятся.

В организации могут также проводиться внезапные ревизии кассы. Такая ревизия возможна:

• — по инициативе руководителя организации;
• — по требованию налоговой инспекции.

Ревизию также проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя. Если ревизию проводят по требованию налоговой инспекции, в состав комиссии включают ее сотрудника (проверяющего).

Ревизия проводятся в сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии, с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.

При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

Результаты ревизии отражаются в акте о проверке наличных денежных средств кассы (форма № КМ — 9).

Разновидностью инвентаризации кассы можно назвать ежедневную сверку данных фактического наличия денежных средств и данных учета, проводимую самим бухгалтером — кассиром. Сверку целесообразно осуществлять до выведения итогов по кассовой книге.

Отражение при инвентаризации денежных средств оформляются следующими бухгалтерскими проводками:

Дебет 50 «Касса» Кредит 91 субсчет 1 «Прочие доходы».

Обнаруженные в результате инвентаризации недостачи взыскиваются с кассиров:

Отражение недостающих денег в кассе:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 50 «Касса» — Недостача относится на кассира:

Дебет 73 субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Материально-ответственное лицо погасило в кассу недостачу:

Дебет 50 «Касса» Кредит 73 субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Удержание суммы недостачи из заработной платы кассира осуществляется следующей проводкой:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 73 субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

В том случае, если суд отказал в обоснованности иска по взысканию недостающих сумм с кассира, недостача списывается в прочие расходы:

Дебет 91субсчет 2 «Прочие расходы» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Акт инвентаризации должен хранится в архиве организации 5 лет.

Пример 1.

В июне 2010 года по результатам инвентаризации выявлен излишек денежных средств в кассе на сумму 2762 рубля. Руководителем организации было решено оприходовать обнаруженные излишки.

Бухгалтерские проводки будут следующие:

Таблица 2

Пример 2

В результате инвентаризации денежных средств в кассе организации была выявлена недостача на сумму 11 000 рублей. Руководителем организации было решено взыскать недостающую сумму из заработной платы кассира.

Бухгалтерские проводки будут следующие:

Таблица 3