Причины возникновения, структура, достоинства и недостатки PR отделов

В настоящее время практически каждая крупная компания имеет самостоятельную PR-службу или PRспециалиста, устанавливающего взаимовыгодные связи с общественностью. Целью данной части является анализ причин возникновения PR отделов в организациях, рассмотреть их структуру, достоинства и недостатки по сравнению с посторонними PR агентствами.

На основе изученного материала [1,2,8], автор выяснила причины создания PR отделов:

• 1. необходимость оперативных действий в кризисных ситуациях;
• 2. осознание руководством необходимости постоянной деятельности по связям с общественностью;
• 3. понимание того, что чем лучше PR специалист будет знать саму компанию, тем лучше будет говорить от ее имени.
• 4. сложная структура организации: работа в высококонкурентной среде, восприимчивость к текущей политике, общественному мнению;
• 5. ориентирование на конкурентов: у них есть, и нам нужно;
• 6. осознание некоторых недостатков работы с внешними консультантами: затраты средств, времени и отвлечение собственного персонала для ввода консультантов в курс дел; незнание чужой фирмой всех тонкостей компании; риск, связанный с предоставлением сведений, составляющих коммерческую тайну; отсутствие гарантий, что ответственный специалист не уволится из консультирующей фирмы и многие другие.

Кроме того, необходимо отметить, что подчас возникновению PR отдела может способствовать несколько причин одновременно. Более того, отдел может иметь ту или иную роль и структуру в зависимости от причин возникновения.

Для того, чтобы работа отдела по связям с общественностью была наиболее эффективна, необходимо, чтобы он был правильно «вписан» в организационную структуру. На основе прочитанного материала.

[1, с.219−221], рассмотрим структуру PR-агентства:

Существует три основных типа структур отдела по связям с общественностью.

Структура «полновесного» отдела по связям с общественностью.

При такой схеме отдел по связям с общественностью занимается PR-обеспечением всех других отделов компании, поэтому его значение очень высоко и начальник PR-отдела входит в число высших управленцев.

Причина возникновения такого отдела — осознание руководством необходимости постоянной деятельности по связям с общественностью.

PR отдел создается как один из системообразующих элементов, в полном объеме выполняющий все функции PR и рассматривающийся в качестве одного из механизмов по управлению деятельностью компании и продвижению ее услуг на рынке.

Упрощенная структура PR отдела.

При использовании данной организационной структуры, прямая связь с руководством остается необходимой, положение руководителя отдела связей с общественностью будет аналогично положению начальника любого другого отдела, а штат PR-отдела может включать в себя всего пять человек.

Еще более упрощенная схема PR отдела.

На данной схеме показана еще более упрощенная структура отдела по связям с общественностью. Штат при такой структуре может состоять только из 2 сотрудников — руководителя отдела и его секретаря. Функциями отдела являются работа с прессой и отношения с персоналом — т. е та работа, на которую нанимать стороннего консультанта нелогично, т.к. необходимо глубокое знание компании и сотрудников. Такая схема подходит, когда организации, прежде всего, необходимы внутренние коммуникации. Чаще всего, причиной создания такой структуры, является необходимость решения острых кризисных ситуаций, а также осознание определенных неудобств, связанных с привлечением PR специалистов со стороны или PR агентств (различные затраты как средств, так и времени; незнание чужой фирмой всех тонкостей компании; риск, связанный с предоставлением сведений, составляющих коммерческую тайну; отсутствие гарантий, и т. п.).

Итак, PR отдел может занимать различное место в компании. Но существуют определенные функциональные обязанности таких отделов [11]:

• — определение общей политики компании
• — подготовка заявлений корпораций. Написание речей и заявлений.
• — паблисити для корпорации в целом.
• — паблисити для продукции.
• — связи с государственными органами.
• — связи с местным населением.
• — связи с клиентами.
• — институциональная реклама.
• -донорская деятельность корпорации.
• — печатные органы для персонала компании.
• — прием гостей.
• — координация и интегрирование всех направлений PR работы в компании.
• — организация и выполнение учебных и специальных образовательных программ.

Все более заметным становится признание высшим руководством организации чрезвычайной роли сферы PR в достижении успеха.

Однако, PR отдел не всегда способен решить те или иные проблемы, возникающие у компании. Этот отдел, как и PR агентства, существующие в современном бизнесе, имеют свои преимущества и недостатки. Автор курсовой работы проанализировала точки зрения В.Г. Королько[11], С. Катлиппа[2,c.55−56], Э. В. Кондратьева и Р.Н. Абрамова[3,c.219].

Таблица 8.

Итак, из вышесказанного видно, что достоинства и недостатки присутствуют и в том, и в другом случае. Однако, удачно совмещая деятельность внутрифирменного отдела и сторонних специалистов, либо усиливая свой отдел, их можно минимизировать. Конечно, существуют организации, в которых наличие PR крайне необходимо, но есть и такие, где его создание будет неоправданно.

Следовательно, можно сделать вывод, что характер взаимодействия с PR-агентствами и наличие штатного PR-отдела зависит от специфики фирмы, однако в большинстве случаев необходимо иметь в наличии штатного сотрудника или небольшой PR-отдел, прибегая по необходимости к услугам специализированных агентств.