Анализ существующего документооборота на предприятии ОАО «Семейкинском»

Ядром информационной системы являются хранимые данные. На предприятии данные различных отделов пересекаются. Данные, описывающие конкретную область, должны храниться в легко доступном виде. Скоросшиватель и ЭВМ обе системы обязаны доставлять информацию в определенное время, определенному лицу, в определенном месте и за определенную плату. Такая система может потребоваться любой организации.

Под документированием понимается запись информации на бумаге или другом носителе. Оно осуществляется по правилам, установленным правовыми нормативными актами, и имеет юридическую силу. В результате документирования деятельности организации создается документ, зафиксированный на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать. Все официальные документы имеют общие и специальные функции.

Общие функции официальных документов:

• 1. Информационная;
• 2. Социальная;
• 3. Коммуникативная;
• 4. Культурная.

Специальные функции документов:

• 1. Управленческая;
• 2. Правовая;
• 3. Историческая.

Документооборот — это «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения». Движение документов в организации не может быть случайным, хаотичным. Оно должно быть управляемым, регламентированным технологической схемой движения документов по установленным пунктам обработки. Быстрота перемещения между пунктами, оперативность выполнения операций с документами свидетельствуют о степени совершенства технологической схемы.

Документооборот на предприятии ОАО «Семейкинском» осуществляется, как показано на рисунке 3.1.

Рисунок 3.1 Функционирование документооборота на ОАО «Семейкинском».

Данные в базе данных называются «постоянными», подразумевая при этом данные, которые отличаются от других, более изменчивых данных, таких как промежуточные результаты, входные и выходные данные, управляющие операторы, рабочие очереди, программные управляющие блоки и вообще все транзитные данные.

Входные данные — это информация, передаваемая системе. Такая информация может стать причиной изменений в постоянных данных, но не является частью базы данных как таковой.

Выходные данные — сообщения и результаты, выдаваемые системой. И опять же эту информацию можно брать из постоянных данных, но нельзя рассматривать, как часть базы данных.

Входными данными — для базы данных «Прием заказов» является информация из следующих документов:

• — данные из отдела кадров по сотрудникам, которые занимаются определенными клиентами;
• — договоры купли-продажи;
• — договора на поставку различных видов продукции;
• — накладные.

Договор поставки — один из самых популярных форм сотрудничества. Эта популярность настолько велика, что его заключают даже в том случае, когда он совершенно не подходит. Особенно часто договор поставки путают с договором купли-продажи. Хотя эти договора разные.

Во-первых, по договору поставки поставщик обязуется передать покупателю товар, которого в момент заключения договора у него нет. Он обязуется его изготовить, а лишь только потом поставить покупателю. Значит, на момент заключения договора поставщик еще не является собственником изделий. По договору же купли продажи продавец обязуется продать только те вещи, которые он имеет в наличии и является их собственником.

Во-вторых, исполнение договора поставки может осуществляться по частям. Исполнение договора купли продажи осуществляется, как правило, разовым актом.

В-третьих, неисполнение или ненадлежащее исполнение договора поставки влечет за собой применение довольно широкой гаммы штрафных санкций. Неисполнение или ненадлежащее исполнение договора куплипродажи влечет за собой обычно его прекращение и в самом худшем случае— возмещение убытков. Штрафные санкции применяются крайне редко и только в том случае, если они предусмотрены самим договором.

В договоре необходимо четко поименовать ту продукцию, которая подлежит поставке, а также обозначить ее количество и срок поставки. Если же поставка осуществляется поэтапно в течение длительного срока, то к договору прилагается график поставки. В этом графике указывается наименование продукции, и какое количество в какой срок поставляется. Что касается способа поставки, то их существует два. Первый — доставка силами поставщика, второй — покупатель своими силами вывозит продукцию. В обоих случаях транспортные расходы ложатся на покупателя.

Договор купли-продажи. Купля-продажа — весьма распространенное явление в хозяйственной сфере. В основе любого отношения между сторонами в процессе хозяйственно-экономической деятельности лежит, собственно, отношение купли-продажи. Однако для удобства разграничения различных отношений существуют и различные виды договоров.

А выходной информацией из базы данных являются следующие отчеты:

• -неоплаченные счета;
• — продажи по клиентам;
• -продажи по сотрудникам;
• -продажи по товарам;
• -список клиентов.

Для описания предприятия данных на логическом уровне используется графический способ, основанный на графической модели: объект — свойства — отношения.

Классом объектов называется совокупность объектов обладающих одинаковым набором свойств. Связи между объектами и его свойствами бывают различными и подразделяются по нескольким принципам:

• 1. По количеству значений, которые может принимать свойство: единичные и множественные.
• 2. По способности к изменению во времени: статические и динамические.
• 3. По признаку присутствия свойства у всех объектов данного класса: свойство может быть и может не быть.
• 4. По уровню сложности: простые и сложные.
• 5. По признаку обязательности: у объекта должна иметься хоть одна связь.