Анализ организационной структуры ООО «ВекаСтрой»

Для эффективного управления организацией была сформирована структура, которая соответствует целям и задачам деятельности предприятия и максимально к ним приспособлена. Организационная структура управления компанией отражает специфику компании как предприятия с обширной системой сбыта, включающей в себя оптовое направление и региональные розничные подразделения.

Общее руководство компанией возложено на Генерального директора ООО «ВекаСтрой», который осуществляет руководство финансовой и хозяйственной деятельностью организации в соответствии с действующим законодательством, осуществляет стратегическое планирование деятельности, организует эффективное взаимодействие работы всех структурных подразделений компании. Организационная структура управления ООО «ВекаСтрой». (Приложение 6).

Директор по IT ООО «ВекаСтрой» Баранов Д. Ю выполняет следующие должностные обязанности:

Взаимодействует с контрагентами по вопросам заключения, исполнения договоров, с организациями по поставкам оборудования, ПО, услуг, комплектующих и расходных материалов.

Обеспечивает прием оборудования, комплектующих и материалов по количеству и качеству.

Ведет материальный учет оборудования и материалов.

Участвует в планировании бюджета, осуществляет контроль за расходами по статьям бюджета IT-отдела.

Ведет документооборот по направлению деятельности IT.

Ведет контроль по подготовке автоматизированных рабочих мест.

Проводит контроль оперативного устранения сбоев и неисправностей в работе оборудования и программного обеспечения, установленного на рабочих местах.

Определяет информацию, подлежащую обработке на ЭВМ, ее объемы, структуру, макеты и схемы ввода, обработки, хранения и выдачи информации, методы ее контроля.

Разрабатывает инструкции по работе с программами, оформляет необходимую техническую документацию.

Осуществляет сопровождение внедренных программ и программных средств.

Анализирует и курирует оперативную работу всего IT-отдела.

Системный администратор Маклаков Р. В в подчинении у IT Директора ООО «ВекаСтрой» :

Устанавливает на серверы и рабочие станции операционные системы и необходимое для работы программное обеспечение.

Осуществляет конфигурацию программного обеспечения на серверах и рабочих станциях.

Поддерживает в работоспособном состоянии программное обеспечение серверов и рабочих станций.

Обеспечивает своевременное копирование, архивирование и резервирование данных.

Принимает меры по восстановлению работоспособности локальной сети при сбоях или выходе из строя сетевого оборудования.

Выявляет ошибки пользователей и программного обеспечения и принимает меры по их исправлению.

Проводит мониторинг сети, разрабатывает предложения по развитию инфраструктуры сети.

Обеспечивает сетевую безопасность (защиту от несанкционированного доступа к информации, просмотра или изменения системных файлов и данных), безопасность межсетевого взаимодействия.

Финансовый директор ООО «ВекаСтрой» Фёдоров Д. А.:

Организует управление движением финансовых ресурсов предприятия и регулирование финансовых отношений в целях наиболее эффективного использования всех видов ресурсов в процессе производства и реализации продукции (товаров, работ, услуг) и получения максимальной прибыли.

Определяет источники финансирования производственно-хозяйственной деятельности предприятия (бюджетное финансирование, краткосрочное и долгосрочное кредитование, выпуск и приобретение ценных бумаг, лизинговое финансирование, привлечение заемных и использование собственных средств).

В целях определения внешнего источника финансирования организует деятельность работников финансового подразделения по следующим направлениям: поиск источников, оценка стоимости источников, оценка финансового риска, соотношение собственных и привлекаемых источников финансирования.

Непосредственно ведет переговоры с коммерческими банками, иными кредитными учреждениями и другими внешними организациями.

Координирует работы по проведению анализа финансово-экономического состояния предприятия (анализа бухгалтерской отчетности, горизонтального и вертикального анализа, трендового анализа, расчета финансовых коэффициентов).

Осуществляет управление активами предприятия (финансирование текущей производственной деятельности; инвестиции, направляемые предприятием на техническое развитие (реконструкцию, обновление и ремонт оборудования, выпуск новых видов продукции, строительство зданий и сооружений, пр.); финансовые инвестиции (приобретение ценных бумаг, управление портфелем ценных бумаг, создание дочерних предприятий, пр.); маневрирование временно свободными денежными средствами; реорганизация, ликвидация, реализация отдельных объектов имущественного комплекса предприятия).

Организует исследование и анализ затрат на закупку сырья и материалов, потребление электроэнергии, транспортных издержек, торгово-комиссионных и иных расходов, затрат на амортизационные отчисления, процентов за кредит, арендной платы, затрат на содержание аппарата управления, на текущий ремонт оборудования и других издержек с целью определения политики управления издержками.

Организует работы по разработке разделов бизнес-плана (раздела основных показателей финансово-экономического состояния предприятия; раздела оценки финансового и производственного рисков и способов их страхования; раздела прогноза прибыли и убытков, прогноза движения (потока) наличных средств; пр.).

По результатам финансового анализа обеспечивает разработку предложений, направленных на обеспечение платежеспособности, предупреждение образования и ликвидацию неиспользуемых товарно-материальных ценностей, повышение рентабельности производства, увеличение прибыли, снижение издержек на производство и реализацию продукции, укрепление финансовой дисциплины.

Определяет инвестиционную политику предприятия с учетом: состояния рынка продукции, объемов ее реализации; финансово-экономического положения предприятия; технического уровня производства; сочетания собственных и заемных ресурсов; пр.

Обеспечивает своевременное поступление доходов, оформление в установленные сроки финансово-расчетных и банковских операций, оплату счетов поставщиков и подрядчиков, погашение займов, выплату процентов, заработной платы рабочим и служащим, перечисление платежей в банковские учреждения.

Обеспечивает перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, в государственные внебюджетные социальные фонды в установленном законодательством порядке.

Обеспечивает ведение учета движения финансовых средств и составления отчетности о результатах финансовой деятельности в соответствии со стандартами финансового учета и отчетности, достоверность финансовой информации; контролирует правильность составления и оформления отчетной документации.

Координирует работы по составлению пояснительных записок (ежемесячных, ежеквартальных, ежегодных) по формам финансового учета и отчетности с расчетными показателями, с подробным анализом отклонений (от плановых, среднеотраслевых показателей, показателей предыдущего года, предприятий-конкурентов, пр.).

Несет ответственность по финансовым вопросам наравне с руководителем предприятия и имеет право второй подписи.

Главный бухгалтер ООО «ВекаСтрой» Ворохова Д. С., находящийся в подчинении у финансового директора ООО «ВекаСтрой» :

Руководит работниками бухгалтерии организации.

Согласовывает назначение, увольнение и перемещение материально ответственных лиц организации.

Возглавляет работу по подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, разработке форм документов внутренней бухгалтерской финансовой отчетности организации.

Согласовывает с директором направления расходования средств с рублевых и валютных счетов организации.

Осуществляет экономический анализ хозяйственно-финансовой деятельности организации по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, предупреждения потерь и непроизводительных расходов.

Участвует в подготовке мероприятий системы внутреннего контроля, предупреждающих образование недостач и незаконное расходование денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушения финансового и хозяйственного законодательства.

Подписывает совместно с руководителем организации или уполномоченными на то лицами документы, служащие основанием для приемки и выдачи денежных средств и товарно-материальных ценностей, а также кредитные и расчетные обязательства.

Контролирует соблюдение порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств организации.

Контролирует соблюдение установленных правил и сроков проведения инвентаризации денежных средств, товарно-материальных ценностей, основных фондов, расчетов и платежных обязательств.

Разрабатывает и осуществляет мероприятия, направленные на укрепление финансовой дисциплины в организации.

Директор по управлению человеческими ресурсами ООО «ВекаСтрой» Тимофеев С. Н. выполняет следующую работу:

Создает эффективную систему управления кадрами и социальными процессами на предприятии, обеспечивающую условия для инициативной и творческой деятельности работников с учетом их индивидуальных особенностей и профессиональных навыков, эффективного построения взаимоотношений в коллективе.

Определяет потребность предприятия в персонале; разрабатывает систему замещения должностей и рабочих мест; изучает рынок труда с целью определения возможных источников обеспечения необходимыми кадрами; организует поиск кандидатов с использованием различных источников (средств массовой информации, Интернета, кадровых агентств и центров по трудоустройству и пр.).

Проводит отбор из числа кандидатов, отвечающих требованиям разработанных программ или наиболее приемлемых с точки зрения руководства предприятия; проводит собеседования с нанимающимися на работу; изучает деловые и профессиональные качества работников при отборе, расстановке и планировании их деятельности и профессионального роста; обеспечивает укомплектование предприятия кадрами.

Принимает участие в разработке организационной структуры предприятия (составление штатных расписаний, положений о структурных подразделениях, должностных инструкций, проектов трудовых договоров (контрактов), пр.).

Подготавливает трудовые договоры (контракты), заключаемые с руководителями и специалистами высшего уровня; обеспечивает выполнение условий договоров.

Планирует потребность в переподготовке и повышении квалификации персонала; организует обучение, стажировку, повышение квалификации персонала посредством направления работников в учебные заведения, привлечения высокопрофессиональных специалистов по подготовке кадров на предприятия для проведения обучения, тренингов и пр.

Разрабатывает и внедряет системы мотивации работников предприятия (разработка систем материального и морального стимулирования работников, способствующих достижению высоких экономических, технических и социальных показателей работы предприятия; разработка программ социального обеспечения работников; выработка предложений по предоставлению материальных и моральных преимуществ отдельным специалистам и др.).

Составляет отчеты по зарплатам, премированию работников, показателям численности персонала, структуре и текучести кадров, конъюнктуре на рынке труда за отчетный период.

Менеджер по персоналу ООО «ВекаСтрой» Лоскутова Л. В., подчиняющаяся Директору по управлению человеческими ресурсами ООО «ВекаСтрой» :

Организует работу с персоналом в соответствии с общими целями развития предприятия и конкретными направлениями кадровой политики для достижения эффективного использования и профессионального совершенствования работников.

Обеспечивает укомплектование предприятия работниками необходимых профессий, специальностей и квалификации.

Определяет потребность в персонале, изучает рынок труда с целью определения возможных источников обеспечения необходимыми кадрами.

Осуществляет подбор кадров, проводит собеседования с нанимающимися на работу, в том числе с выпускниками учебных заведений, с целью комплектации штата работников.

Организует обучение персонала, координирует работу по повышению квалификации сотрудников и развитию их деловой карьеры.

Доводит информацию по кадровым вопросам и важнейшим кадровым решениям до всех работников.

Организует проведение оценки результатов трудовой деятельности работников, аттестаций, конкурсов на замещение вакантных должностей.

Совместно с руководителями структурных подразделений участвует в принятии решений по вопросам найма, перевода, продвижения по службе, понижение в должности, наложения административных взысканий, а также увольнения работников.

Разрабатывает систему оценки деловых качеств работников, мотивации их должностного роста.

Консультирует руководителей разных уровней по вопросам организации управления персоналом.

Принимает участие в планировании социального развития коллектива, разрешении трудовых споров и конфликтов.

Составляет и оформляет трудовые договоры (контракты) ведет личные дела работников и другую кадровую документацию.

Осуществляет руководство подчиненными ему работниками.

Директор по развитию ООО «ВекаСтрой» Багаев В. А.:

Определяет общую концепцию и цели развития предприятия.

Разрабатывает эффективную стратегию развития и основные разделы плана развития предприятия.

Разрабатывает программы развития и реструктуризации предприятия, анализирует возможность финансового обеспечения программ.

Готовит предложения по освоению новых направлений бизнеса, новых рынков; разрабатывает проекты технической и административной модернизации предприятия.

Представляет проекты развития предприятия высшему руководству и собственникам, защищает и обосновывает их.

Доводит утвержденные графики проведения работ по реализации проектов до руководителей структурных подразделений предприятия.

Назначает работников, ответственных за реализацию проектов, дает общие указания, осуществляет непосредственное руководство ими и координацию их деятельности.

Организует взаимодействие всех структур предприятия по реализации проектов развития предприятия.

Анализирует экономические и финансовые показатели на каждом этапе реализации проектов развития.

Разрабатывает методики по оперативному реагированию на кризисные и нестандартные ситуации, которые могут привести к срыву плана развития предприятия, иным неблагоприятным для предприятия последствиям.

Начальник отдела развития ООО «ВекаСтрой» Черепанов Н. А., находящийся в подчинении у Директора по развитию ООО «ВекаСтрой» :

Осуществляет разработку маркетинговой политики на агрегатном производстве на основе анализа потребительских свойств производимой продукции и прогнозирования потребительского спроса на продукцию агрегатного производства, технических и иных потребительских качеств конкурирующей продукции.

Обеспечивает участие отдела в составлении перспективных и текущих планов производства и реализации продукции, определении новых рынков сбыта и новых потребителей продукции.

Способствует созданию банка данных по маркетингу продукции агрегатного производства (заявки на поставку, договоры на производство, наличие запасов и т. п.).

Организует изучение мнения потребителей о выпускаемой агрегатным производством продукции, его влияния на сбыт продукции и подготовку предложений по повышению ее конкурентоспособности и качества.

Осуществляет контроль за своевременным устранением недостатков, указанных в поступающих от потребителей рекламациях и претензиях, мотивацией определенного отношения потребителей к продукции предприятия.

Осуществляет надзор за правильностью хранения, транспортировки и использования продукции.

Руководит работниками отдела.

Коммерческий директор ООО «ВекаСтрой» Панбина С. А.:

Осуществляет руководство финансово-хозяйственной деятельностью предприятия в области материально — технического обеспечения, сбыта продукции (продажи товаров, оказания услуг).

Координирует разработку и составление перспективных и текущих планов материально-технического обеспечения и сбыта продукции (продажи товаров, оказания услуг), финансовых планов.

Организует руководство материально-техническим снабжением предприятия, деятельностью по хранению, транспортировке и сбыту продукции (продаже товаров, оказанию услуг).

Координирует разработку нормативов и стандартов материально-технического обеспечения (запасов материально-технических ресурсов), стандартов качества продукции (товаров, услуг), хранения готовой продукции (товаров), нормативов запасов готовой продукции (товаров).

Руководит разработкой мер по ресурсосбережению, совершенствованию нормирования запасов, улучшению экономических показателей, повышению эффективности деятельности предприятия, укреплению финансовой дисциплины.

Осуществляет координацию разработки маркетинговой стратегии.

Дает рекомендации и консультации менеджерам и специалистам по финансовому планированию, сбыту, продаже; контролирует их работу.

Обеспечивает своевременное составление сметно-финансовых и других документов, расчетов, отчетов о выполнении планов материально-технического снабжения, по сбыту готовой продукции (продаже товаров), финансовой деятельности.

Организует систему учета всех финансовых операций, подготовку финансовой отчетной документации.

Дает заключение по возможности финансирования и реализации проектов, предложенных подразделениями предприятия и одобренных финансовым подразделением.

Осуществляет контроль над финансовыми и экономическими показателями деятельности предприятия, расходованием финансовых средств.

Обеспечивает своевременную выплату заработной платы работникам предприятия.

Менеджер по продажам ООО «ВекаСтрой» Хачатрян Г. Р. находится в подчинении у Коммерческого Директора ООО «ВекаСтрой» и выполняет следующее:

Разрабатывает схемы, формы, методы и технологии продаж товаров, продвижения товаров на рынок.

Разрабатывает и организует проведение предпродажных мероприятий по созданию условий для планомерной продажи товаров, удовлетворения спроса покупателей на товары.

Осуществляет контроль за разработкой и реализацией бизнес-планов и коммерческих условий заключаемых соглашений, договоров и контрактов, оценивает степень возможного риска.

Изучает рынок товаров (анализирует спрос и потребление, их мотивацию и колебания, формы деятельности конкурентов) и тенденции его развития, анализирует рыночные возможности.

Организует сбор информации о спросе на товары, причинах его изменения (повышения, понижения), анализирует потребности покупателей.

Выявляет наиболее эффективные секторы рынка продаж товаров, разрабатывает комплекс мероприятий по использованию возможностей рынка товаров.

Разрабатывает и обеспечивает реализацию мероприятий по организации и созданию сети сбыта товаров (разработка и построение каналов движения товаров к потребителям; построение отношений с оптовыми и розничными торговыми предприятиями, иными посредниками; развитие дилерских отношений).

Контролирует оплату покупателями товаров по заключенным договорам.

Организует сбор информации от покупателей о требованиях к качественным характеристикам товаров (сроке службы, правилах пользования, упаковке, др.), а также о требованиях к послепродажному обслуживанию.

Анализирует причины направления покупателями претензий, рекламаций по заключенным договорам.

Поддерживает контакт с постоянными клиентами, перезаключает договоры с ними.

Анализирует объемы продаж и подготавливает отчеты по результатам анализа для представления вышестоящему должностному лицу.

Организует и руководит проведением мероприятий по формированию потребительского спроса на товары, стимулированию продаж, координирует проведение отдельных видов рекламных кампаний, обеспечивает участие предприятия в презентациях товаров, в проводимых ярмарках, выставках.

Принимает участие в решении вопросов формирования и изменения направлений развития товарного ассортимента.

Осуществляет подбор и обучение персонала по продажам (торговых представителей, консультантов по продажам, мерчандайзеров, торговых агентов, иных работников), определяет задачи подчиненным работникам и контролирует их выполнение.

Директор по производству ООО «ВекаСтрой» Лавров В. Н. выполняет следующую работу:

Полный контроль над производственной деятельностью предприятия, а также руководство над подведомственными структурами в предприятии.

Создание всех условий для качественного, своевременного и непрерывного выполнения всех необходимых производственных действий на предприятии согласно Уставу и трудовому распорядку предприятия и нормативно-правовых актов законодательства Российской Федерации.

Активное участие в разработке всех планов предприятия, включая бизнес-планы, проекты рационализации производства на предприятии, а также выработке стратегии развития предприятия.

Обеспечение технической подготовки производства для работы, постоянного увеличения объема выработки, а также повышения эффективности за счет улучшения качества и снижения издержек производства. Обеспечение производства оборудованием, а также слежение за качественной работой оборудования, долговечностью инвентаря и инструмента на предприятии.

Внедрение в производственный процесс новых видов техники, а также новейших технологий с учетом требований и бюджета предприятия.

Контроль над выполнением норм охраны труда, производственной гигиены и санитарии, пожарной безопасности и техники безопасности на производстве, трудовой дисциплины на предприятии.

Обеспечение и руководящее сопровождение всех решений руководства, а также личных решений и приказов, а также обеспечение подготовки производства к запуску, технической эксплуатации всего оборудования и модернизации трудовых средств.

Отслеживание рынка, предложение и разработка новых позиций ассортимента, контроль качества выпускаемой продукции, поиски способов улучшения и расширения ассортимента, а также новых путей по созданию востребованных на рынке продуктов.

Внедрение средств механизации и автоматизации производственных линий, а также технологических процессов проектирования, производства и эксплуатации, испытания и проверка результатов работы нового оборудования.

Обеспечение механико-энергетического обслуживания производства, рационализации размещения рабочих мест, а также их комплектации.

Активное изучение производственной деятельности для выявления потенциальных мощностей производства, резервных мощностей, а также для устранения издержек производства.

Участие в разработке и самостоятельная разработка производственной и технологической документации.

Защита всех внутренних документов предприятия.

Обучение и поощрение кадрового состава предприятия в целях улучшения их квалификации, а также своевременного награждения отличившихся бонусами и поощрениями.

Рассмотрение предложений от подчиненных, касающихся улучшению производства, а также устранения недостатков производства, обобщение их и представление для утверждения и рассмотрения руководству.

Предоставление руководству необходимых консультаций, касающихся производственной деятельности предприятия.

Консультирование подчиненных для улучшения их производительности, а также обеспечения ими своевременного и качественного выполнения должностных обязанностей.

Предоставлять руководству необходимую документацию, а также предоставлять ее подведомственным сотрудникам и отделам по запросу, если они касаются их рода деятельности.

Замещение руководителей при их отсутствии.

Заместитель директора по производству ООО «ВекаСтрой» Короленко А. Л. обязан осуществлять следующие функции:

Возглавляет производственную работу в Обществе и уверенно руководить ее деятельностью.

Создает оптимальные условия для своевременного и качественного выполнения производственными подразделениями возлагаемых на них повседневных задач в строгом соответствии с утвержденным порядком (регламентом) работы, технологией производства продукции, выпускаемой Компанией.

Руководит работой по формированию производственной политики и стратегии развития производства, определению ее основных направлений в соответствии со стратегией развития Компании и мер по ее реализации.

Принимает участие в разработке бизнес-планов Компании в части обеспечения текущих и перспективных потребностей в производстве продукции определенного качества, количества, ассортимента и номенклатуры.

Обеспечивает необходимый уровень технической подготовки производства и его постоянный рост, повышение эффективности производства, сокращение издержек (материальных, финансовых, трудовых), рациональное использование производственных ресурсов, высокое качество и конкурентоспособность производимой продукции, ее соответствие действующим государственным стандартам, техническим условиям и требованиям технической эстетики, а также ее надежность и долговечность.

Обеспечивать составление оперативных сводок о результатах выполнения производственного задания, статистической отчетности, а также представление их в установленном порядке в соответствующие органы.

Руководит планированием и отчетностью по вопросам производственной работы.

Для выполнения возложенных на него функций Директор по маркетингу ООО «ВекаСтрой» Михайлов И. Н. осуществляет:

Руководство разработкой стратегических и детальных маркетинговых планов компании по всем направлениям маркетинговой деятельности.

Разработку раздела «Маркетинг» при подготовке бизнес — плана компании.

Руководство рекламными кампаниями и программами продвижения товаров и услуг, проводимыми фирмой.

Оперативный контроль за ежедневной работой отдела маркетинга и рекламы;

Контроль за соблюдением сотрудниками отдела маркетинга и рекламы трудовой дисциплины и Правил и внутреннего распорядка.

Подготовку и заключение договоров со сторонними организациями;

Специалист отдела по маркетингу ООО «ВекаСтрой» Макаров Ю. В., подчиняющийся Директору по маркетингу ООО «ВекаСтрой» :

Осуществляет разработку мер по производству продукции (товара) и оказанию услуг, которые находят наибольший спрос и рынок сбыта.

Прогнозирует объем продажи и формирует потребительский спрос на товары и услуги, выявляет наиболее эффективные рынки сбыта, а также требования к качественным характеристикам товара (способ его производства, срок службы, правила пользования, упаковку) или оказываемой услуги.

Разрабатывает программы по формированию спроса и стимулированию сбыта, рекомендации по выбору рынка в соответствии с имеющимися ресурсами.

Ведет контроль за сбытом, проводит сопоставление запланированных данных с полученными результатами по объему, выручке, времени сбыта (оказании услуг) и территории их распространения, выявляет отклонения и изменения конъюнктуры рынка.

Принимает участие в подготовке, переподготовке и повышении квалификации управленческих кадров с учетом требований рыночной экономики.

Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Выводы. Структура управления организации ООО «ВекаСтрой» построена таким образом, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно.

В компании используется линейно-функциональная структура. Преимуществами такой структуры являются расширение возможности принятия компетентных решений, сокращение времени на решение управленческих и технологических вопросов.