Основные методики тайм-менеджмента

Для решения проблем, связанных с рациональным использованием рабочего времени существует множество методик, имеющих общее название «тайм-менеджмент». Однако нельзя сказать, что тайм-менеджмент — это такая строгая совокупность правил, следуя которым человек сможет максимально рационализировать свой рабочий день и рабочее время своих подчиненных. Тайм-менеджмент — это совокупность общих методов и рекомендаций, и для каждого человека или организации следует подбирать их отдельно, индивидуально.

По книге Лотара Зайверта необходим самоменеджмент, т. е. последовательное и целенаправленное, использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время. Основная цель состоит в том, чтобы максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (самоопределяться) и преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так и в личной жизни.

Функции самоменеджмента по Л. Зайверту приведены в таблице 1.1.

Таблица 1.1 Функции самоменеджмента.

«Скажите, пожалуйста, куда мне отсюда идти?».

«А куда ты хочешь попасть?» — ответил Кот.

«Мне все равно…» — сказала Алиса.

«Тогда все равно, куда и идти «, — заметил Кот.

(Льюис Кэррол, «Алиса в Стране Чудес»).

Постановка цели требует выразить в виде четких намерений и в точных формулировках наши явные и скрытые потребности, интересы, желания или задачи, а также сориентировать наши действия и поступки на эти цели и их выполнение. Постановка цели означает взгляд в будущее. Ориентацию и концентрацию наших сил и активности на том, что должно быть достигнуто. Таким образом, цель описывает конечный результат. Цели являются масштабом для оценки достигнутого. Даже самый лучший метод работы ничего не стоит, если заранее четко и однозначно не определить то, чего вы хотите.

Для многих оказывается сложным просто сесть за стол и описать на бумаге идеал — свое представление о жизни или жизненную цель. Радикальное, но эффективное упражнение — написание надгробного слова для самого себя. Л. Зайвер предлагает представить, что человек присутствует на собственном погребении. Гроб опускается в могилу, и перед собравшимися людьми нужно кратко описать вашу частную и профессиональную жизнь. Вы не можете повернуть время вспять, однако являетесь автором надгробного слова для самого себя. Каким должен быть текст в частностях? Какие положительные стороны нужно назвать? Какие заслуги, успехи и этапы жизни необходимо отметить с уважением? И что ещё можно было бы сказать? Необходимо самому написать текст и подумать, кому бы хотелось доверить его произнесение. [8, c. 61].

Ситуационный анализ является одним из этапов целеполагания, и его основная задача — выявить и описать актуальную, существующую на момент постановки целей ситуацию жизнедеятельности. Разумеется, ситуационный анализ не претендует на максимально полное и целостное описание жизненной ситуации личности (или организации). Его задача несколько скромнее: зафиксировать уже имеющиеся на пути к цели достижения, а также выявить уже существующие и недостающие для достижения целей ресурсы. При этом ресурсы в ситуационном анализе понимаются в самом широком смысле, как любые средства, способствующие достижению цели. Например, в ситуационном анализе выделяются не только внешние ресурсы (финансы, сырье, технологии, информация, контакты и связи и др.), но и внутренние (личностные качества, состояния, способности, опыт и т. п.).

Лотар Зайверт рекомендует для ситуационного анализа в личной сфере использовать список контрольных вопросов:

Мой жизненный путь: каким были мои крупнейшие успехи и неудачи?

Влияние семьи: детство? юность? родители? братья и сестры? близкие?

Мои личностные параметры, черты характера и сильные стороны?

Моя гармония? В чем состоят мои конфликты с окружающим миром? Чем я их объясняю?

Дружеские связи? Вражда?

При каких обстоятельствах я чувствую себя сильным, побежденным, слабым?

Каких успехов я до сих пор не смог достичь? По каким причинам?

Какие опасности, трудности, проблемы и т. п. могут передо мной возникнуть? В каких областях?

Какие меры я хочу предпринять для их предотвращения?

Кто из окружающих стимулирует мою жизненную активность? Кто ей препятствует?

В чем могут раскрыться мои возможности? В чем не могут? Что я хочу против этого сделать?

Какие негативные для меня посторонние воздействия я хочу устранить?

Какие позитивные воздействия я хочу поддержать, использовать?

Чего хотят окружающие? Что я могу им дать?

Кому я могу принести пользу сейчас и в будущем?

Что я хочу конкретно сделать, чтобы принести пользу окружающим?

Какими денежными средствами я мог бы пожертвовать для своих друзей?

Приношу ли я максимальную пользу тем людям, которые приносят максимальную пользу мне?

Кому и какую радость я доставлю немедленно? Завтра? И т. п. [8, c. 70].

Также есть направляющие вопросы для ситуационного анализа в профессиональной сфере. На эти вопросы рекомендуется не просто отвечать кратко («Да» или «Нет»), но и давать более развернутые оценки вроде: «имеющийся ресурс», «недостающий ресурс», «ресурс, имеющийся в достаточном объеме» и т. п. Развернутые ответы на предложенные контрольные вопросы позволят более качественно провести ресурсный анализ и целеполагание в целом.

Для ситуационного анализа можно использовать не только контрольные вопросы — подойдет любой метод, облегчающий сбор информации об актуальной ситуации целеполагания. Например, для поиска и систематизации необходимой информации можно применять различные таблицы (матрицы), отчасти напоминающие аналитический инструментарий популярного в менеджменте SWOT-анализа.

Ситуационный анализ можно использовать не только на этапе целеполагания, но и на этапе достижения целей, позволяя оценить ваше «местоположение» на пути к цели, провести своеобразную ревизию актуальной жизненной ситуации, выявить имеющиеся ресурсы и ограничения для достижения целей. [7, c. 57].

При определении поэтапных целей на ближайший год доказала свою эффективность формула «МУДРО», согласно которой краткосрочные цели должны соответствовать пяти критериям:

М метко сформулирована. Цель должна быть сформулирована конкретно, однозначно и точно, иначе она останется неясным пожеланием.

У поддается учету. Цель и степень ее достижения должны поддаваться проверке («Если можно измерить — значит, можно сделать!»).

Д — сориентирована на действия. Цель должна открывать путь к позитивным изменениям, а не указывать на то, чего делать не следует.

Р — является реалистичной. Цель должна быть отдаленной, но всегда — достижимой.

О — ограничена по срокам. Цель должна быть привязана к достаточному и точному сроку исполнения. [8, c. 85].

«Кто все принимает так, как придется, тот не работает, а подчиняется работе».

Народная мудрость Планирование как составная часть задач и правил самоменеджмента означает: подготовку к реализации целей + структурирование (упорядочение) времени. Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени.

Планирование представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период. От общего планового периода (год, месяц, неделя, день) надо максимально 1% времени тратить на планирование. Для разработки плана дня требуется 5— 10 минут.

«Золотая» пропорция планирования времени 60:20:20 предложенная Лотаром Зайвертом: 60% — запланированная активность; 20% — непредвиденная активность (резервы времени и непланируемые действия); 20% — спонтанная активность (управленческая деятельность, творчество). [8, c. 94].

Перед планированием следует провести анализ видов деятельности и расхода времени. Чтобы составить хороший план расхода времени, важно всегда иметь представление о предстоящих делах. Разделив их, например, на долго-, среднеи краткосрочные задачи. Установив их приоритетность и действуя в соответствии с нею, даже если менее важные дела, даются намного легче, чем более важные.

Не стоит впадать в крайность чрезмерного планирования, необходимо планировать лишь такой объем задач, с которым реально можно справиться. Составляйте свои временные планы на формулярах своего изготовления или на специально разработанных карточках. В таком случае ничего не будет потеряно. Невыполненные задачи, которые не хочется вычеркнуть совсем, переносите в план следующего периода. Тем самым они обнаруживаются и автоматически учитываются при разработке новых планов. Фиксируйте в планах результаты или цели (конечное состояние), а не просто какие-либо действия. Задавайте точные временные нормы, предусматривайте в своем плане ровно столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует. А также устанавливайте точные сроки исполнения для всех видов деятельности. Таким образом, вы приучите себя к самодисциплине, избежите нерешительности, промедления и откладывания дел. [4, c. 147].

Пять стадий метода «Альпы»:

Предлагаемый метод относительно прост, и после некоторых упражнений потребуется в среднем не более 10 минут для составления ежедневного плана.

Составление заданий.

Запишите под соответствующими рубриками формуляра «План дня» все то, что Вы хотите или должны сделать на следующий день: задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана; невыполненное накануне; добавившиеся дела; сроки, которые надо соблюсти; периодически возникающие задачи.

Употребляйте при этом сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам в формуляре «План дня».

Оценка длительности акций.

Проставьте против каждого задания приблизительное время для его выполнения, просуммируйте и определите ориентировочно общее время.

Резервирование времени про запас.

При составлении плана дня придерживайтесь основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60% Вашего времени и приблизительно 40% должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел. Если Вы исходите из 10-часового рабочего дня, то это значит, что в Ваших интересах охватить планом не более 6 часов.

Принятие решений по приоритетам и перепоручению.

Установите однозначные приоритеты для своих дел и уточните в соответствии с ними задачи дня. Перепроверьте скалькулированную Вами потребность во времени и сократите время на все дела до совершенно необходимого; старайтесь при этом оставаться на почве реальности. Рассмотрите каждую акцию с точки зрения возможности ее перепоручения и рационализации.

Контроль (учет несделанного).

Не все задачи удается выполнить. Поэтому их приходится переносить на следующий день. Если одно и тоже дело переносится многократно, то оно становится обузой, и тогда существуют две возможности: вы наконец-то решительно за него беретесь и доводите до конца; вы отказываетесь от этого дела, так как иногда проблема разрешается сама собой. [8, c. 173].

Ежевечерние затраты сначала 20, затем 10, а потом лишь 5 минут по методу «Альпы» принесут многократный выигрыш во времени.

Принятие решений предполагает выбор первоочередных задач и дел. Принять решение — значит установить приоритетность. Установить приоритетность — означает принять решение о том, каким из задач следует придавать первостепенное, второстепенное и т. д. значение.

Принцип Парето (соотношение 80:20). Принцип, который был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето (1848—1923 гг.), неоднократно получал подтверждение на практике в самых различных сферах.

Принцип Парето применительно к рациональному использованию времени гласит: «Если все рабочие функции рассматривать с точки зрения критерия их эффективности, то окажется, что 80% конечных результатов достигается только за 20% затраченного времени, тогда как остальные 20% итога „поглощают“ 80% рабочего времени». [10, c. 158].

Применительно к повседневной работе это означает, что не следует браться сначала за самые легкие, интересные или требующие минимальных затрат времени дела. Необходимо приступать к вопросам, сообразуясь с их значением и важностью: сначала — немногие «жизненно важные» проблемы, а уже потом —многочисленные «второстепенные».

Вместо того чтобы иметь время для действительно важных вещей, мы зачастую тратим свою энергию на срочные, но менее значимые дела. Редко случается, что важную задачу надо выполнить сегодня или на этой неделе, тогда как срочную задачу, как правило, стремятся выполнить немедленно.

Предложенное американским генералом Дуайтом Эйзенхауэром правило является простым вспомогательным средством, особенно для тех случаев, когда надо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Согласно этому правилу приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела (рис. 1.2.).

Срочные/важные дела. За них следует приниматься немедленно и самому их выполнять.

Срочные/менее важные дела. Здесь существует опасность попасть под «тиранию» спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи, потому что она срочная. Если же она является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых качеств.

Менее срочные/важные задачи. Их не надо выполнять срочно, они, как правило, могут подождать. Сложности здесь рано или поздно превращаются в срочные и должны быть лично вами разрешены в кратчайшие сроки.

Менее срочные/менее важные задачи. Очень часто дела этой категории оседают на письменном столе, и без того заваленном бумагами. Если Вы вдруг начинаете заниматься этими делами, забывая о задачах первой категории, то Вам не следует жаловаться на перегрузку работой. От задач несущественных и несрочных следует воздерживаться. [8, c. 109].

Функция самоменеджмента «Реализация и организация» предполагает объединение энергии и активности и направление их на достижение поставленных целей. Организация рабочего дня означает, что вы подчиняете себе свою работу и свое время и не допускаете, чтобы было наоборот.

Важным фактором успехов в работе выступает личный рабочий стиль. Способы и методы труда определяются в первую очередь свойствами характера человека, его склонностями и привычками. Для того чтобы изменить свой стиль работы, надо, во-первых, уяснить себе сильные и слабые стороны своего метода работы, во-вторых, иметь стимул к сохранению или упрочению сильных сторон и, в-третьих, быть готовым работать над преодолением собственных недостатков.

Одной из важнейших предпосылок успешной работы является концентрация на действительно важном и существенном вместо распыления по мелочам. Можно значительно улучшить свой рабочий стиль и разгрузить себя, если все свои рабочие задачи сначала (кратко и принципиально) ставить под вопрос. Зачем вообще это делать? Почему именно я? Почему именно сейчас? Почему в этой форме?

Контроль за результатами служит улучшению, а в идеальном случае — оптимизации трудового процесса. Всякая постановка цели и планирование эффективны лишь настолько, насколько эффективны следующие за ними реализация и завершающий контроль за исполнением. [8, c. 121].

Контроль за результатами труда с точки зрения достижения конечной цели (целевой контроль) должен в любом случае производиться после выполнения задачи (конечный контроль), а при реализации крупных проектов он должен осуществляться на промежуточных стадиях на всем протяжении процесса (промежуточный контроль).

Лотар Зайверт предлагает очень простой и удобный метод ежедневного итогового ТМ-контроля (впрочем, метод можно использовать и для промежуточного контроля над выполнением отдельных задач в течение дня) — так называемый метод «пяти пальцев». Метод является элементарной мнемотехникой, в которой за каждым из пальцев руки закреплен один из контролируемых параметров качества достижения цели.

Достаточно лишь посмотреть на ладонь правой руки и по первым буквам названий пальцев вспомнить параметры, на основании которых осуществляется контроль.

М (мизинец) — мыслительный процесс: какие знания, опыт я сегодня получил?

Б (безымянный палец) — близость цели: что я сегодня сделал и чего достиг?

С (средний палец) — состояние духа: каким было сегодня мое преобладающее настроение, расположение духа?

У (указательный палец) — услуга, помощь: чем я сегодня помог другим, чем услужил, порадовал или «поспособствовал»?

Б (большой палец) — бодрость, физическая форма: каким было мое физическое состояние сегодня? Что я сделал сегодня для своего здоровья, поддержания своих физических кондиций? [8, c. 137].

Осуществляйте регулярный контроль своих годовых, месячных, недельных и дневных планов.

Функция «Информация и коммуникации» является важным связующим звеном между различными функциями самоменеджмента, поскольку человек вынужден постоянно обмениваться информацией — вступать в коммуникации. Коммуникации — это обмен информацией. Менеджеры проводят в среднем 80% своего времени за чтением, перепиской, телефонными переговорами, совещаниями и т. п. Существует множество рациональных подходов к овладению информацией. [8, c. 149].

Рациональное чтение помогает лучше справиться с потоком информации, поскольку бессистемное чтение означало бы потерю времени и пустую трату средств. Различные способы и формы рационального чтения можно сгруппировать в зависимости от того, используются ли они до, во время или после самого процесса чтения.

Среди разных видов деятельности руководителя наибольшее количество времени, причем с отрывом от остальной работы, поглощают совещания. Менеджеры в зависимости от уровня управления 50, 60, 70 и даже 80% своего времени проводят на конференциях и совещаниях.

Телефон является наиболее часто используемым и наиболее утомляющим средством коммуникации и тем самым наиболее частым источником «помех» в деловой жизни. Парадокс телефона в том, что являясь будучи одним из самых эффективных средств экономии времени, он является одним из самых распространенных «поглотителей времени».

Бесконтрольная и чрезмерная коммуникация является ключевой проблемой персонального стиля работы и самым большим «поглотителем времени».

В настоящее время в России одним из известных специалистов в области тайм-менеджмента является Глеб Архангельский. Он по праву считается основоположником российской школы тайм-менеджмента: он проводит семинары и тренинги по данной тематике, а также руководит ТМ-проектами в РАО ЕЭС, «Вимм-Билль-Данн» и в других компаниях.

Г. Архангльский советует построение личной системы управления временем таким образом:

Отдых — потратив минимум «начальных вложений времени», наладьте грамотный отдых в течение рабочего дня и в нерабочее время.

Краткие рекомендации:

• — сделайте отдых в течение дня ритмичным;
• — обеспечивайте максимальное переключение;
• — используйте «творческую лень»;
• — повысьте эффективность сна;
• — применяйте «микросон» в течение рабочего дня;
• — переживайте момент. [4, c. 54]

Мотивация — освойте методы «настройки» на выполнение сложных и неприятных задач для сокращения времени работы над ними.

Краткие рекомендации:

• — используйте «якоря» для настройки на различные задачи и отдых;
• — применяйте «метод швейцарского сыра» при раскачке;
• — ежедневно съедайте минимум одну «лягушку»;
• — дробите «слонов» на «бифштексы», приближающие к достижению «слона»;
• — поощряйте себя «промежуточными радостями»;
• — заведите таблицу ежедневных дел, со списком наград за исполнение;
• — попробуйте календарик-пинарик. [4, c. 60]

Целеполагание — сформулируйте личные ценности и поставьте долгосрочные цели для воплощения мечты в реальность.

Краткие рекомендации:

• — управляйте своей «персональной корпорацией» «проактивно»;
• — расчистите штампы и нарисуйте «ваш день через несколько лет»;
• — определите ваши ценности с помощью «мемуарника»;
• — сформулируйте личную миссию в форме эпитафии;
• — ищите ваше призвание;
• — выявите ключевых областей вашей жизни;
• — сделайте обзорный график жизненных целей по ключевым областям и будущим годам;
• — наиболее близкие и понятные цели сделайте измеримыми. [4, c. 85]

Рабочий день — настройте личную систему планирования рабочего дня с использованием «жестких» и «гибких» задач, чтобы планировать реалистично и всегда успевать выполнять главное.

Краткие рекомендации:

• — выделяйте 10 минут вечером или утром на создание полной обзорной картины задач на день;
• — при планировании в ежедневнике используйте разные цвета, закладки, стикеры;
• — заведите «стратегическую картонку» — закладку с ключевыми долгосрочными целями;
• — в плане дня разделяйте «жесткие», «гибкие» и «бюджетируемые» задачи;
• — делайте список «гибких» задач результато-ориентированным;
• — выделяйте 2−3 приоритетные задачи в списке и начинайте работу с них;
• — при планировании «жестких» встреч закладывайте резервы;
• — согласовывайте с вашими партнерами нормы пунктуальности;
• — запасайтесь избыточной информацией, поскольку все пойдет не по плану. [4, c. 98]

Планирование — организуйте контекстное планирование и среднесрочное планирование по методу «День — Неделя» и гарантируйте себе уверенность в том, что вы всегда уложитесь в срок.

Приоритеты — научитесь отсеивать лишние, навязанные дела и выделять ключевые задачи с помощью ясных критериев — таким образом, всегда находя время на главное.

Краткие рекомендации:

• — расширьте арсенал ваших «стратегий отказа»;
• — приучайте окружающих к твердому «нет»;
• — используйте «здоровый пофигизм» и «метод трех гвоздей»;
• — «покупайте» время, заменяя вашу личную работу профессиональной услугой;
• — делегируя задачи, создавайте их обзор и используйте активный контроль;
• — формулируйте и используйте критерии расстановки приоритетов;
• — передавая задачи подчиненным или коллегам, прописывайте в явном виде матрицу критериев;
• — взвешивайте ваши долгосрочные цели и концентрируйтесь на ключевых. [4, c. 189]

Информация — внедрите техники фильтрации, хранения и оперативного перемещения информации, позволяющие держать ее под контролем без слишком детального «раскладывания по полочкам».

Краткие рекомендации:

• — спланируйте ритм и методы чтения деловой и другой серьезной литературы;
• — отфильтруйте информационный мусор, получаемый из СМИ;
• — настройте автофильтрацию электронной почты;
• — используйте папки электронной почты как инструмент контроля по технике «День — Неделя»;
• — «выращивайте» порядок в документации методом ограниченного хаоса;
• — заведите творческую картотеку для материализации мыслей;
• — организуйте любое информационное пространство в соответствии со структурой внимания человека;
• — выделите на рабочем столе сигнальную область, входящий и исходящий накопители, контекстные лотки и контрольные лотки по методу «День — Неделя». [4, c. 174]

Поглотители — используйте техники выявления поглотителей, позволяющие задействовать «валяющиеся под ногами» резервы времени.

Краткие рекомендации:

• — проведите сплошной учет вашего времени в течение 2−3 недель;
• — сформируйте 2−3 количественных показателя эффективности и отслеживайте их в динамике;
• — планируйте наполнение транспортного времени и времени командировок;
• — имейте сценарии реагирования на случай технических форс-мажоров.
• — применяйте техники организации совещаний;
• — «точите топор», используя для этого любые «отходы времени». [4, c. 198]

Лотар Й. Зайверт считается ведущим экспертом по тайм-менеджменту в Германии и Европе. Если для методик Зайверта ключевым словом является «продуктивность», то для методик Глеба Архангельского это скорее «эффективная самореализация». Большое внимание уделено искусству верно определять и ставить цели, отделять первостепенное и вторичное. Есть оригинальные и очень интересные идеи, такие как «поедание лягушек», «календарик-пинарик» и система расстановки приоритетов. [15, c. 20].

Оба известных автора раскрывают две модели тайм-менеджмента: россиская и западная. «Ваше время — в Ваших руках», посвящена, в первую очередь, максимальной самоорганизации, с почти научной точностью. В «Тайм-драйв» большое внимание уделено стимулированию творческого начала, а также фактору самомотивации. Несмотря на то, что книги очень разные, обе практичны и эффективны, каждая по-своему.

Это только малая часть методов, которые предлагают рассмотренные мной ученые в области тайм-менеджмента. На самом деле их намного больше. Каждый человек сам определяет чему придерживаться в зависимости от целей, планов, уклада жизни, мировоззрений.