Документация по личному составу

Трудовые правоотношения предприятия с работником регулируются Кодексом законов о труде (КЗоТ) РФ. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу).

В состав документации, оформляемой кадровой службой, входят первичные учетные, распорядительные, личные, по социальному обеспечению и другие документы.

Самой значительной по объему и важности является документация, связанная с процессом движения кадров в организации.

Это прием, перевод, увольнение сотрудников.

В состав этой документации входят также документы по оформлению трудовых отпусков, командированию, оценке деятельности кадров и некоторые другие.

ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

К таким документам относятся:

• 1. трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;
• 2. приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);
• 3. трудовые книжки;
• 4. личные карточки формы Т-2;
• 5. личные дела;
• 6. лицевые счета по заработной плате.

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан закон относит к категории конфиденциальной информации.

Согласно ст. 9 Федерального закона № 129 — ФЗ первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

В альбом форм документов по учету кадров, утвержденный постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, как обязательные для предприятия вошли следующие формы:

Т-1 — приказ (распоряжение) о приеме работника на работу;

Т-1а — работников;

Т-2 — личная карточка работника;

Т-2ГС (МС) — личная карточка государственного (муниципального) служащего;

Т-3 — штатное расписание;

Т-4 — учетная карточка научного, научно-педагогического работника;

Т-5 — приказ (распоряжение) о переводе работника;

Т-5а — работников;

Т-6 — приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;

Т-6а — работникам;

Т-7 — график отпусков;

Т-8 — приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);

Т-8а — с работниками;

Т-9 Приказ о направлении в командировку работника;

Т-9аработников;

Т-10 — командировочное удостоверение;

Т-10а — служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;

Т-11 — приказ о поощрении работника;

Т-11а — работников.

При применении не обязательно их полное копирование.