Законы организации второго порядка

Закон информированности — упорядоченности

Все коммуникации в организации основаны на получении, обработке, передаче и хранении данных. Данные — это сообщения, результаты мыслительной деятельности, сведения любого происхождения, вида и назначения. Управленческая информация — это данные, несущие в себе новизну и полезность для работника, принимающего решение. Информация здесь рассматривается как часть данных.

Информация представляет важнейший элемент информационной среды управления. Кроме нее информационная среда управления включает:

• — информационные технические средства управления;
• — информационные технологии;
• — профессионализм работников аппарата управления и работников сферы производства;
• — общую культуру управленческих отношений;
• — систему документооборота.

Уровни развития составляющих информационной среды управления должны взаимно соответствовать. При большом несогласовании составляющих информационной среды управления друг другу информационный процесс становится неэффективным (эффект отрицательной синергии). Основная задача информационной среды управления — доведение до конкретного работника нужной информации в нужное время.

Обычно в управлении выделяют следующие характеристики информации: объем, достоверность, ценность, насыщенность и открытость.

Объём информации — это объём относительных потребностей органов управления в информации для выработки управленческих решений. Различают три уровня объема информации:

• 1) избыточный объём информации — он в принципе не вредит делу. Не снижает возможностей аппарата управления своевременно разрабатывать оптимальные управленческие решения. Иногда избыточная информация даже необходима, так как требуется подтверждение ранее полученных сведений. Избыточный объём информации имеет недостаток — увеличиваются затраты на получение этой информации, увеличивается время, стоимость управленческого процесса.
• 2) недостаточный объём информации негативно влияет на результаты организационно-управленческой деятельности, так как в условиях дефицита информации увеличивается время разработки правильного решения, а во-вторых, в условиях дефицита информации увеличивается риск в хозяйственной деятельности организации.
• 3) минимально-нормативный уровень — тот объем, который необходим для разработки оптимального решения. Этот уровень носит субъективный характер, определяющейся качеством работников управления, их квалификацией.

Достоверность информации отражает долю реальной информации в общем объёме воспринимаемой. Различают три уровня достоверности:

• 1) абсолютный — доля равна 100%;
• 2) доверительный уровень — доля реальной информации не превышает 80%;
• 3) негативный уровень — доля ниже 80%.

Насыщенность информации — соотношение полезной и фоновой информации. Как правило, поступающая информация в организации содержит две части (фоновая и полезная). Фоновая часть информации используется для улучшения восприятия полезной информации. Эта информация непосредственно не используется в управлении хозяйственными процессами. Фоновая информация может быть представлена в массиве в виде вводной части, в которой обосновывается необходимость последующей полезности информации.

Ценность информации — основной, ведущий параметр информации. Содержание параметра выражается в том уровне затрат ресурсов всех видов (материальных, трудовых), которые возникают при использовании информации различной ценности. Как правило при использовании информации высокой ценности происходит максимальное снижение уровня затрат ресурсов и рост доходов. При минимальной ценности снижения затрат ресурсов и рост доходов не происходит. Таким образом, с увеличением ценности информации снижается уровень затрат и повышаются доходы. Выделяют 4 уровня ценности информации:

• 1) самый низкий уровень ценности — отражает информацию, которая известна (технологии уже используются);
• 2) средний уровень — при котором происходит снижение уровня затрат не менее чем в 2 раза;
• 3) высокой уровень — снижение не более чем в 2 раза;
• 4) сверхвысокий уровень-снижение затрат не менее чем в 10 раз.

Обобщающим показателем конечной информации как ресурса является эффективность ее использования. Она оценивается по следующему соотношению:

Каждый уровень характеристики информации имеет стоимостный эквивалент, поэтому расчет эффективности может производиться сравнением вариантов используемых уровней характеристик информации.

Информатизация управления вносит коррективы в существующие формы управленческого труда и расширяет их состав. Она способствует усилению позитивного действия законов и принципов управления, в первую очередь законов, свойственных управлению в целом. К таким законам относятся: закон единства систем управления, закон соотносительности управляющей и управляемой систем, закон пропорциональности производства и управления, закон экономии времени, закон экономии интеллектуальной энергии, закон перехода от административных к организационным методам управления.

Информационная среда, ввиду ее важности, является объектом управления, наряду с персоналом, финансами и т. п.

Информационная среда управления подчиняется закону информированности-упорядоченности. Под упорядоченностью понимается гармоничное развитие всех элементов организации: системы управления, персонала, подразделений, экономики и т. д., а также наличие между элементами установленного взаимодействия (взаимовлияния) — коэффициентов пропорциональности.

Формулировка закона информированности-упорядоченности: чем большей информацией располагает организация о внутренней и внешней среде, тем она имеет большую вероятность устойчивого функционирования.

Закон может действовать в трех вариантах:

• 1) руководитель и подчиненные ничего не знают о законе информированности-упорядоченности. Результат стихийного действия закона: персонал будет стараться собирать как можно больше информации о конкурентах, рынках сбыта и др., не задумываясь о ее упорядоченности и объеме. На этот процесс может уйти много финансовых ресурсов, кроме того, компании могут подбросить ложную информацию, которая, несомненно, будет принята. В результате компания может понести серьезные убытки.
• 2) руководитель знает о законе, а его подчиненные нет. Результат действия закона: персонал будет стараться принести руководителю как можно больше информации о конкурентах, рынках сбыта и др. Роль руководителя будет заключаться в просмотре всей информации и отборе существенной. Это весьма, трудная работа, и руководитель может что-то важное пропустить. Если эта пропущенная информация приведет к отрицательным результатам, то персонал во всех грехах обвинит руководителя. Таким образом, этот вариант самый тяжелый для руководителя. Лучше не знать всем, чем знать одному.
• 3) руководитель и подчиненные знают о законе информированности-упорядоченности. Результат действия закона будет самым благоприятным: все работники в рамках своих полномочий и ответственности собирают, обрабатывают информацию, делают выводы и сообщают об этом заинтересованному специалисту компании. При этом варианте пустая информация с большой вероятностью будет опущена для дальнейшей аналитической работы.

Наличие устойчивого канала информации увеличивает вероятность поступления нужной для работника информации и при этом неопределенность ее уменьшается.

Для успешной реализации закона руководители должны:

• — формировать для конкретного задания оптимальный набор требуемых характеристик информации;
• — находить или создавать свои источники с требуемыми характеристиками информации;
• — повышать квалификацию своих сотрудников;
• — внедрять передовые информационные технологии.

Следствия из закона информированности и упорядоченности:

Следствие 1. «Достижение максимальных значений всех характеристик информации приводит к дезинформации».

Следствие 2. «Информированность работника после достижения ею верхнего критического уровня переходит в компетентность работника». Поэтому, руководитель должен создать работникам условия для получения информации.

Самым важным приложением закона информированности-упорядоченности является рекламная деятельность. Реклама — это информация о потребительских свойствах товаров и услуг с целью их реализации и создания спроса на них. Таким образом, следует отметить, что в современных условиях НТП повышается ценность информационного ресурса и значимость грамотного использования информации, а следовательно возрастает и эффективность данного закона.

Поэтому важным умением любого руководителя помимо всего прочего является умение грамотно и рационально распоряжаться имеющейся у него информацией, а также уметь отбирать только нужную её для анализа и использования в процессе принятия управленческого решения. Также важно, чтобы знанием этих основных принципов обладал не какой-то один субъект управления, а желательно, чтобы все субъекты (объекты) управления грамотно строили свою работу с информацией. Ведь, тот, кто обладает информацией, владеет миром.