Информационное обеспечение — как основа управления дошкольным учреждением. 
Виды информации, методы сбора их, способы использования и хранения информации

Управление дошкольным учреждением осуществляется на информационной основе. Руководители ДОУ должны иметь обязательный объем информации о состоянии и развитии тех процессов, за которые они отвечают и на которые призваны оказывать управленческие воздействия.

Анализ состояния информационного обеспечения управления дошкольными учреждениями показал, что в них накапливается банк информации, но накопление носит элемент случайности, хаотичности, неорганизованности.

В этой несистематизированной массе различных сведений трудно вычленить главное звено — ту информацию, которая необходима для принятия эффективного управленческого решения.

Информация сообщает об изменении состояния системы. Информацию часто называют «хлебом» управления.

Термин «информация» трактуется по-разному (от лат. Informatio разъяснение, изложение).

Информация — это сторона отражения в живой природе, обществе, технике, момент движения.

Информация — это сведения об окружающем мире и о состоянии учреждения, которые управляющая система использует для осуществления управленческого процесса; сведения, знания, сообщения, которые содержат элементы новизны для их получателя и используются в процессе принятия решений.

Вся информация подразделяется на внешнюю и внутреннюю. Чтобы учреждение развивалось и отвечало требованиям времени, руководитель должен постоянно быть информирован о новых исследованиях в педагогике, психологии, методиках, о новых программах и технологиях в системе дошкольного образования. Он должен своевременно получать информацию о всех новых нормативно-директивных документах, регулирующих деятельность дошкольного учреждения. Немаловажной является информация о передовом педагогическом опыте по всем направлениям работы учреждения. Следовательно, внешняя информация включает директивные и нормативные документы, научно-педагогическую информацию и информацию о передовом педагогическом опыте.

К внутренней информации относятся сведения о состоянии и результатах деятельности в конкретном учреждении. Это сведения о состоянии здоровья и результатах воспитания и обучения дошкольников, сведения о педагогических кадрах и их деятельности; данные о материально-технической базе; об организации питания и медицинском обслуживании; сведения о внешних связях с другими организациями. Очень важно предъявлять к информации высокие требования, она должна быть максимально полной и предельно краткой. Объем и содержание информации зависят от целей ДОУ, его вида, уровня квалификации руководителя. Всю информацию можно разделить на оперативную и стратегическую (тематическую и итоговую). Оперативная информация имеет своей целью выявить едва наметившиеся отклонения в управлении, например, в воспитательно-образовательном процессе. Это те данные, которые нужны руководителю, чтобы оценить работу учреждения за день, неделю, месяц, полугодие.

Стратегическая информация — это данные об итогах учебного года, аттестации педагогических кадров, аттестации и аккредитации всего дошкольного учреждения, о выполнении программы развития, приказов, инструкций и др.

Рассматривая процесс управления дошкольным учреждением с позиции содержания, можно представить его как целенаправленную деятельность по регулированию педагогического процесса в целях перевода его на более высокий уровень. По форме это будет процесс анализа информации. Технология состоит из трех этапов: сбор информации, ее анализ и принятие решений.

Анализ состояния информационного обеспечения управления, проведенный в ряде дошкольных учреждений показал, что в них накапливается банк информации, но накопление носит элемент случайности, хаотичности, неорганизованности. В этой несистематизированной массе различных сведений трудно вычленить главное — ту информацию, которая необходима для принятия эффективного управленческого решения.

Свойства информации:

Полезность информации — понятие относительное, т.к. нет абсолютно полезной или бесполезной информации. Любая информация может быть полезной и бесполезной для разных потребителей, или даже для одного и того же в разные временные промежутки (пример с книгой).

Достоверность информации — в своей деятельности руководителю необходимо не только отличать заведомую правду от лжи, но и оценивать степень достоверности любой информации, не принимая заманчивую идею за очевидный факт и не сомневаясь там, где теория давно проверена и подтверждена на практике.

Полнота информации — это отношение найденной в результате запроса информации к полной информации по данному вопросу. Оптимальная полнота — это совсем не максимальная, полнота никогда не может быть 100%-й. Достаточно хорошей степенью полноты считается 0,7, но эта высота для большинства предприятий практически недостижима из-за плохой организации хранения и поиска. Чтобы информация дошла до того, кому предназначена, ее повторяют — этим создается избыточность, т. е. гарантированная полнота восприятия. Избежать избыточности информации помогает свойство — конкретность.

Следует отметить, что одна информация необходима для ежедневного потребления, необходимость в другой возникает гораздо реже: раз в месяц, квартал или год. Это качество информации называется нагрузкой.

По времени сбора информации различают оперативную, тактическую (годичную) и стратегическую (многолетнюю) информацию. Так, например, оперативная информация включает в себя осмотр пищеблока (завоз продуктов, своевременное оформление меню; соблюдение правил внутреннего трудового распорядка; состояние учебно-воспитательного процесса в группах). В соответствии с анализом информации принимается управленческое решение в отношении то или иного подразделения. Информация тактического характера собирается на протяжении года, проводится анализ итогов проделанной работы, % реализации годовых задач. Информация стратегическая включает в себя сведения по всем направлениям работы за 3−5лет. Анализируется динамика (эволюция или инволюция) педагогических явлений, процессов; результаты достижения стратегических целей.

Чтобы собрать достаточно полную и достоверную информацию, требуется время, а информация стареет. После своего рождения информация на некоторое время остается актуальной, а затем постепенно «стареет», т. е. теряет свою актуальность (пример нормативно-правовые документы.) Другое дело архивы.

В банке данных дошкольного учреждения может быть собрана информация по разным темам. Очень важно, чтобы заведующий умел отбирать своевременную, достоверную, полную по объему, конкретную информацию.

Информация является также значительным средством воздействия или взаимодействия с людьми. Методы сбора информации: наблюдение; беседа; анкетирование; изучение документации; тестирование; диагностика и др.